Office 2016

3e ÉDITION

Wallace Wang

Office 2016 pour les Nuls

Titre de l’édition originale : Microsoft Office 2016 For Dummies

Pour les Nuls est une marque déposée de Wiley Publishing, Inc.

For Dummies est une marque déposée de Wiley Publishing, Inc.

Collection dirigée par Jean-Pierre Cano

Traduction : Olivier Engler

Mise en page : Marie Housseau

Edition française publiée en accord avec Wiley Publishing, Inc.

© Éditions First, un département d’Édi8, 2017

Éditions First, un département d’Édi8

12 avenue d’Italie

75013 Paris

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E-mail : firstinfo@efirst.com

Web : www.editionsfirst.fr

ISBN : 978-2-412-2894-0

ISBN numérique : 9782412032947

Dépôt légal : 3e trimestre 2017

Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, du contenu, de la couverture ou des icônes, par quelque procédé que ce soit (électronique, photocopie, bande magnétique ou autre) est interdite sans autorisation par écrit de Wiley Publishing, Inc.

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Ce livre numérique a été converti initialement au format EPUB par Isako www.isako.com à partir de l'édition papier du même ouvrage.

Introduction

Bienvenue dans la plus populaire suite bureautique au monde. Si vous avez antérieurement travaillé avec Microsoft Office 2010 ou Office 2013, vous prendrez rapidement en main cette nouvelle version. Quelques nouvelles fonctionnalités ne pourront pas, en revanche, être pleinement exploitées sans la lecture de ce livre. Si vous passez de 2003 (ou antérieure) à 2016, vous allez faire un véritable bond dans une dimension qui sans être la quatrième n’est pas loin de s’en rapprocher.

Comme souvent avec un programme, le plus compliqué est de localiser les commandes dont nous avons besoin au moment où nous en avons besoin. Bien que ce livre ne fera pas de vous un gourou d’Office, il vous épargnera bien des journées de stress et des nuits sans sommeil en vous communiquant les informations essentielles à l’utilisation conviviale et productive des différents logiciels de cette suite.

Dans ce livre, vous apprendrez à maîtrise le Ruban qui longe la partie supérieure de l’interface. Vous découvrirez les dizaines de nouvelles fonctions du programme ainsi que des raccourcis clavier et des astuces. Que vous utilisiez prioritairement Word, Excel, PowerPoint, Access ou Outlook, vous apprendrez l’essentiel pour maîtriser les bases d’Office.

À qui est destiné ce livre ?

Ce livre cible deux types d’utilisateurs. Tout d’abord les personnes qui connaissent Microsoft Office et qui, de facto, cherchent à appréhender les nouveautés de la version 2016 ou 2013. Ce livre leur servira d’outil de référence pour localiser et exécuter les dernières fonctionnalités d’une suite bureautique sans équivalent.

Le second regroupe des débutants qui découvrent Office après en avoir tant entendu parler. Pour eux, ce livre est un guide d’utilisation du logiciel de traitement de texte Microsoft Word, du tableur Microsoft Excel, de l’application de création de présentation Microsoft PowerPoint, du gestionnaire de bases de données Microsoft Access, et de l’assistant personnel et de gestion des e-mails Microsoft Outlook.

Quel que soit votre niveau de connaissance d’Office, ce livre présente et étudie les fonctions les plus fréquemment utilisées, point de départ d’un apprentissage qui renforcera votre productivité bureautique.

Que vous soyez sous Windows 8 ou êtes déjà passé à Windows 10, Microsoft Office 2016 conserve le même aspect sur un ordinateur de bureau. La version mobile comporte des allégements visuels de l’interface mais les fonctions restent identiques. Les illustrations de ce livre sont issues de Windows 8.1.

Organisation de ce livre

Pour trouver au mieux l’aide qu’il vous faut, ce livre est divisé en partie traitant des différentes applications de la suite Microsoft Office.

Première partie : Découvrir Microsoft Office

De prime abord, Microsoft Office peut sembler assez déconcertant. Cependant, dès que vous en aurez compris la logique et le fonctionnement, vous trouverez cette suite bien plus facile à utiliser que ses aînées. Cette partie vous fait découvrir l’étonnant et incroyable onglet Fichier qui révolutionne l’utilisation des programmes de la suite. Globalement, l’attention de l’utilisateur est orientée vers le Ruban de l’interface.

Deuxième partie : Travailler avec Word

Word est probablement le logiciel de la suite Microsoft Office le plus utilisé. Cette partie en explique les grands principes. Vous apprendrez à créer, à enregistrer et à modifier du texte. Ces modifications concernent le changement de couleur des caractères, l’application d’une police particulière, l’ajout d’en-têtes et de pieds de page, la vérification de l’orthographe et de la grammaire, et l’impression de vos travaux pour une présentation sur papier des plus parfaites.

Troisième partie : Jouer avec les chiffres grâce à Excel

La manipulation de données numériques est le royaume du programme Excel. Vous découvrirez ici les trois domaines principaux dans une feuille de calcul : la mise en forme des données, la création de formules et la représentation graphique de vos données chiffrées. Vous allez acquérir les fondamentaux de l’utilisation d’un tableur en apprenant à créer, à mettre en forme et à afficher des feuilles de calcul.

Quatrième partie : Bien présenter avec PowerPoint

Fini les transparents, les paperboards, les tableaux blancs, les marqueurs et j’en passe ! Si vous devez faire une présentation devant un large auditoire, employez PowerPoint. Il permet de délivrer des diaporamas dynamiques, pleins de couleurs, et dont l’aspect visuel capte l’attention grâce à du texte, des images, des sons, des vidéos, et des animations. La maîtrise de PowerPoint vous permettra de créer des présentations exceptionnelles qui captiveront votre public et qui souligneront tous les points essentiels de votre démonstration.

Cinquième partie : Soyez organisé avec Outlook

Qui n’a pas quotidiennement ce sentiment de mal organiser son temps ? Oui, vous aussi êtes envahi par cette sensation désagréable de ne pas disposer d’un emploi du temps optimisé. Sachez que les choses peuvent considérablement s’améliorer avec Outlook. Ce programme permet de lire, de trier et d’écrire des courriels (e-mails), d’assurer le suivi de vos rendez-vous, de gérer votre carnet d’adresses et de planifier vos tâches quotidiennes. Grâce à Outlook, vous transformez votre ordinateur en un véritable assistant personnel qui améliorera votre productivité.

Sixième partie : Stocker des données avec Access

Si vous devez stocker de grands volumes de données, comme pour le suivi d’un inventaire, la gestion des commandes de vos clients ou celui des prospections commerciales, Microsoft Access est votre solution. Cette partie explique comment utiliser Access pour stocker, rechercher, trier et imprimer vos données de différentes manières. Avec Access, vous maîtrisez toutes vos informations, et analysez précisément vos données pour mieux comprendre l’évolution de vos affaires et le fonctionnement de votre entreprise.

Septième partie : Les dix commandements

Les programmes informatiques permettent d’accomplir une même tâche de plusieurs manières. Office ne fait pas exception à la règle. Dès que vous serez un peu plus familiarisé avec Office, jetez un œil sur cette partie qui distille de savantes astuces pour travailler plus vite, notamment avec des raccourcis clavier. Toutes les explications que vous découvrirez ici servent à faciliter l’utilisation des applications Office.

Comment utiliser ce livre ?

Bien que vous puissiez feuilleter ce livre pour localiser les fonctionnalités dont vous avez uniquement besoin, je vous conseille de bien lire la première partie pour vous rafraîchir la mémoire sur cette interface utilisateur moderne basée sur un Ruban composé d’onglets. De la compréhension de la nouvelle philosophie d’utilisation des programmes de cette suite bureautique dépend votre productivité sous Office.

Les conventions

Pour tirer le meilleur parti de ce livre, vous devez comprendre un certain nombre de conventions :

» Le pointeur de la souris prend la plupart du temps l’aspect d’une flèche. Il a deux rôles : sélectionner le ou les éléments à modifier (texte, chiffres, messages électroniques, etc.) et indiquer au programme quelle commande utiliser pour réaliser ces modifications. Enfin, l’aspect du pointeur peut révéler la disponibilité d’options dans un contexte précis d’utilisation des programmes Office.

» Le terme cliquer signifie que vous amenez le pointeur de la souris sur un élément affiché sur votre écran (comme une commande ou un bouton) et que vous appuyez une fois sur le bouton gauche de la souris.

» Double-cliquer signifie que vous placez le pointeur de la souris sur un élément sans cliquer, c’est-à-dire que vous le pointez, et que vous cliquez deux fois dessus du bouton gauche de la souris.

» Glisser indique que vous maintenez enfoncé le bouton gauche de la souris sur un élément, et que vous déplacez la souris avant de relâcher à la nouvelle position. Cette action sert principalement à changer un élément d’endroit, comme un mot dans une phrase ou un paragraphe.

» Le clic droit consiste à placer le pointeur de la souris sur un élément et à appuyer une fois sur le bouton droit de ladite souris. Cette action ouvre un menu contextuel proposant des commandes et des options particulières à l’élément ciblé par ce clic droit.

En plus de celles réalisées avec la souris, vous devez savoir que certaines actions peuvent être réalisées par exécution d’un raccourci clavier. Lorsque vous lisez une instruction telle que « appuyez sur Ctrl + P », cela signifie que vous devez maintenir enfoncée la touche Ctrl du clavier et appuyer sur la touche P. Donc, les deux touches sont enfoncées simultanément, provoquant l’exécution d’une commande. (En l’occurrence, Ctrl + P ouvre la boîte de dialogue Imprimer.)

Enfin, la plupart des souris disposent d’une molette ou bouton roulette. On peut la faire tourner vers le haut, le bas, et même la presser. Dans Office, l’utilisation de cette molette est optimisée. Elle permet de parcourir rapidement un document, mais aussi de réaliser beaucoup d’autres choses dans les différentes fenêtres des programmes de la suite bureautique.

Signification des pictogrammes

Tout au long de ce livre, vous rencontrerez quatre pictogrammes différents dans la marge de certains paragraphes :

Cette icône met en évidence des informations qui font gagner un temps précieux ou qui facilitent l’exécution de certaines tâches.

Ce pictogramme rappelle des informations utiles, mais non cruciales pour utiliser Office.

Aïe ! Aïe ! Aïe ! Lisez le contenu de ce paragraphe sous peine de vous exposer à bien des désagréments !

Cette icône souligne un point technique particulièrement intéressant, qu’il n’est toutefois pas vital de connaître.

Prêt ? Partez !

Le meilleur moyen de maîtriser quelque chose est de s’y lancer à corps perdu. Si vous craignez de faire des bêtises, faites-vous les dents sur un document sans importance. Ainsi, vous n’aurez pas peur d’expérimenter telle ou telle commande, vos erreurs étant sans tragique conséquence.

J’en profite pour vous donner un premier petit truc. Quelle que soit l’application Office que vous utilisez, dès que vous faites une erreur, annulez-la en appuyant sur Ctrl + Z (maintenez la touche Ctrl enfoncée, et appuyez sur la touche Z). Cette puissante commande va vous sortir de bien des embarras. Ctrl + Z annule l’action que vous venez d’exécuter. Si vous la répétez plusieurs fois de suite, vous remontez dans la hiérarchie de vos actions en annulant successivement vos opérations.

Si vous ne deviez retenir qu’une seule chose de ce livre, c’est le raccourci clavier Ctrl + Z. Je vous avais bien dit que Microsoft Office était une suite bureautique très facile à maîtriser.

Quoi de neuf dans Office 2016 ?

La version précédente, la 2013, avait atteint un niveau de maturité certain. Office 2016 n’apporte que peu de nouveautés fonctionnelles, et elles concernent essentiellement Excel. En revanche, la suite profite de plusieurs nouveaux mécanismes pour simplifier encore la vie des utilisateurs.

Les nouveautés, quand elles correspondent à un niveau d’utilisateur débutant ou intermédiaire, ont été ajoutées directement dans les chapitres appropriés du livre.

Nouveautés globales

Ces améliorations concernent toutes les applications de la suite Office.

Au niveau de la gestion des documents (lecture et enregistrement), la fonction de stockage réseau OneDrive (l’ancien nom était SkyDrive) a été optimisée. La sélection d’un emplacement de stockage est devenue plus simple et les risques d’ambiguïté entre plusieurs disques réseau ont été éliminés.

Une nouvelle fonction d’assistance (Tell Me) a été ajoutée au Ruban. L’utilisateur peut dorénavant indiquer ce qu’il veut faire pour obtenir une liste de commandes directement sélectionnable.

En cours d’édition d’un document, vous pouvez exploiter la fonction de recherche intelligente InSight qui crée une liste d’adresses web en rapport avec le contexte trouvé dans le document dans les parages de la position courante.

Nouveautés Excel 2016

Excel s’est considérablement renforcé, mais la plupart des nouveautés sont des fonctions de haut vol : requêtes complexes Power Query, fonctions d’analyse de données, etc.

Pour le commun des mortels, Excel apporte :

» plusieurs nouveaux types de graphiques (cascade, histogramme, zone et valeurs, compartiments et rayons de soleil) ;

» de nouvelles fonctions de prévision de la famille PREVISION (PREVISION. ETS(), PREVISION. ETS. SAISONNIERE(), PREVISION. LINEAIRE(), PREVISION. ETS. INTERVALLE. CONFIANCE() et PREVISION. ETS. STAT().

Nouveautés Outlook 2016

Lorsque vous cherchez à joindre un fichier à un message, les plus récents fichiers utilisés sont proposés en premier, ce qui correspond souvent à votre besoin.

Vous pouvez dorénavant installer un fichier de données sur un disque réseau dans le nuage et vos destinataires pourront tous y accéder soit totalement, soit seulement en lecture, selon vos choix.

Outlook possède dorénavant une fonction de nettoyage des messages entrants (Clutter) qui apprend à détecter et stocker à part de mieux en mieux les messages à faible priorité en analysant vos actions quotidiennes.

Quand vous cherchez des courriels, Outlook détecte les noms des personnes et trouve tous les messages que la personne vous a adressés.

Enfin, le service de communication hébergé Lync change de nom et devient Skype Entreprise Online.

IDécouvrir Microsoft Office 2016

DANS CETTE PARTIE…

Démarrer un programme Office 2016.

Utiliser les onglets de la barre d’outils.

Modifier des images.

Découvrir la fenêtre Aide.

Chapitre 1 Découvrir l‘interface d‘Office 2016

DANS CE CHAPITRE :

» Démarrer un programme Office 2016.

» Découvrir le Ruban.

» Personnaliser un programme Office 2016.

» Quitter Office 2016.

Microsoft Office 2016 est une suite bureautique de cinq logiciels : Word, Excel, PowerPoint, Access et Outlook. Chacun de ces programmes manipule des données spécifiques. Ainsi, Word manipule du texte, des phrases et des paragraphes ; Excel manipule des chiffres ; PowerPoint regroupe du texte et des images pour créer des diaporamas ; Access manipule des tables de données, telles que des listes de produits ; et Outlook gère des informations personnelles comme des adresses de courrier électronique (courriels), des tâches et un agenda.

La grande variété des données manipulées ne doit pas masquer une chose fondamentale : tous les programmes de la suite fonctionnent de la même manière. Vous commencez par entrer vos données dans un programme Office 2016 soit en les tapant au clavier, soit en les important d’un fichier externe. Ensuite, vous indiquez au programme comment modifier ces données (les mettre en forme, les recalculer, etc.) et comment en effacer certaines. Enfin, vous enregistrez vos données sous la forme d’un fichier.

Pour vous aider à maîtriser cette procédure en trois étapes, c’est-à-dire saisie (entrée), modification (édition) et enregistrement des données, Office 2016 fournit des commandes similaires dans chacun des programmes. C’est pourquoi vous pouvez très facilement passer de Word à PowerPoint et de PowerPoint à Excel, sans être obligé de réapprendre les bases du fonctionnement général de chaque application. Mieux : Office 2016 dispose les commandes génériques exactement au même endroit dans les diverses interfaces des applications en question. Quel que soit le programme Office que vous utilisez, vous êtes toujours en terrain connu.

Si vous êtes familiarisé avec l’informatique et les précédentes versions de Microsoft Office, parcourez malgré tout ce chapitre pour savoir comment Office 2016 organise les commandes partagées par tous ses programmes. Si vous débutez en informatique et/ou en bureautique, vous devez impérativement lire ce chapitre avant tout.

Démarrer un programme Office 2016

Pour démarrer un programme de la suite Office 2016 sous Windows 10, suivez cette procédure :

1. Accédez aux vignettes de l’écran d’accueil en appuyant sur la touche Windows de votre clavier.

Une autre technique consiste à placer le pointeur de la souris dans la partie inférieure gauche de votre écran, puis de cliquer sur la vignette Accueil qui apparaît.

FIGURE 1.1 : Les vignettes des applications de la suite Microsoft Office 2016.

2. Utilisez la flèche tout en bas à gauche pour accéder à la liste de tous les programmes installés puis faites défiler le contenu de cet écran vers la gauche pour accéder au groupe de vignettes de la suite Office 2016 ou le groupe Bureau, comme à la Figure 1.1.

3. Cliquez sur une vignette du programme de la suite Office dans lequel vous souhaitez travailler.

Une autre méthode consiste à afficher l’écran d’accueil puis à taper directement les premières lettres du programme à utiliser. Par exemple, pour démarrer Word, tapez simplement word. Dès que vous saisissez le premier caractère, Windows 10 affiche l’écran Applications qui liste tous les programmes contenant les premières lettres saisies. Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur Word. Facile non ?

Le Ruban d’Office 2016

Dans les anciennes versions de Microsoft Office, comme 2003, l’interface du programme était constituée de menus déroulants localisés dans la partie supérieure de l’application. Pour exécuter une commande, il fallait ouvrir un menu. Pour améliorer la productivité des utilisateurs, les dernières versions d’Office ont remplacé les menus par un Ruban.

Le Ruban propose les commandes les plus souvent utilisées pour travailler dans les diverses applications de la suite Office 2016. Ces commandes sont classées par catégories qui elles-mêmes sont réparties dans des onglets.

Chaque programme d’Office ayant ses spécificités, les onglets seront parfois différents d’un logiciel à l’autre. Cependant, les onglets Fichier, Accueil et Insertion se retrouvent systématiquement dans les programmes de cette suite.

L’onglet Fichier permet d’ouvrir, d’enregistrer, et d’imprimer vos documents. Il permet aussi de quitter le programme et de le personnaliser, comme le montre la Figure 1.2.

L’onglet Fichier masque la fenêtre principale pour montrer une sorte d’arrière-boutique où vous gérez votre stock de données. De là, le nom anglais de cette page : backstage (coulisses, stock). Vous revenez d’un geste à la fenêtre normale par la touche Echap.

L’onglet Accueil affiche des icônes qui identifient les commandes les plus souvent utilisées, comme celles permettant de mettre en forme du texte ou des cellules (Figure 1.3).

FIGURE 1.2 : Les commandes de l’onglet Fichier, catégorie Ouvrir.

FIGURE 1.3 : Les commandes usuelles de l’onglet Accueil.

L’onglet Insertion contient des icônes de commandes qui permettent d’ajouter des éléments dans un document, comme des images et des tableaux (Figure 1.4).

FIGURE 1.4 : L’onglet Insertion contient les commandes d’ajouts d’éléments divers dans un document.

L’onglet Fichier

L’onglet Fichier propose les commandes suivantes :

» Informations : Protège vos fichiers contre les modifications, identifie les problèmes de compatibilité avec d’anciens programmes, et gère différentes versions d’un même document. Cette commande affiche également les détails de votre fichier comme sa taille et sa date de création à l’instar de ce que vous montre la Figure 1.5.

» Nouveau : Pour créer un nouveau document.

» Ouvrir : Pour charger un fichier antérieurement créé.

» Enregistrer : Pour sauvegarder votre fichier. Si vous ne l’avez pas encore enregistré donc renommé, la boîte de dialogue Enregistrer sous apparaît.

» Enregistrer sous : Permet de sauvegarder le fichier en cours de modification sous un autre nom ou sous un autre format de document.

» Imprimer : Pour imprimer le fichier ouvert dans l’application.

» Partager : Permet d’envoyer votre fichier par e-mail ou de le publier en ligne.

FIGURE 1.5 : Les détails des fichiers s’affichent.

» Exporter : Enregistre le fichier dans un autre format.

» Fermer : Ferme le fichier ouvert sans quitter le programme de la suite 2016 dans lequel vous travaillez.

» Compte : Affiche les informations de votre compte OneDrive.

OneDrive est le Cloud de Microsoft qui permet de stocker vos fichiers en ligne afin d’y accéder à partir de divers périphériques et quel que soit l’endroit où vous vous trouvez, dès l’instant qu’une connexion à Internet est disponible.

» Options : Affiche différentes options pour personnaliser le comportement des programmes d’Office 2016.

Dans Word, un fichier est appelé un document. Dans Excel, c’est un classeur. Dans PowerPoint, une présentation. Dans Access, une base de données.

Créer un nouveau fichier

Chaque fois que vous souhaitez créer un nouveau fichier, vos programmes affichent un certain nombre de modèles de documents. Ils couvrent la quasi-totalité de vos besoins spécifiques comme créer un calendrier, une lettre d’information, un rapport de ventes, ou un diaporama institutionnel, comme à la Figure 1.6.

FIGURE 1.6 : La commande Nouveau donne accès à de nombreux modèles de documents.

Voici comment créer un nouveau fichier :

1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

2. Choisissez Nouveau.

Des modèles apparaissent dans le volet central, comme le montre la Figure 1.6.

3. Double-cliquez sur le modèle à utiliser.

Office 2016 crée un nouveau fichier en se basant sur le modèle choisi. Certains modèles ne se chargent que si vous êtes connecté à Internet. Le programme va les chercher sur le site de Microsoft.

Ouvrir un fichier existant

Lorsque vous démarrez un programme de la suite Office, c’est probablement pour y modifier un fichier que vous avez préalablement créé. Pour cela, vous devez indiquer à Office le dossier de stockage du fichier et le nom de ce fichier.

Voici les quatre emplacements de stockage possibles :

» Récent : Liste les fichiers que vous avez récemment ouverts dans votre application.

» OneDrive <utilisateur> : Affiche une liste de fichiers stockés sur votre compte OneDrive ou celui d’une autre personne. (L’utilisation des fichiers localisés sur ce type de compte nécessite une autorisation.)

» Ce PC : Permet de naviguer parmi les lecteurs (disques durs par exemple) et les dossiers de votre ordinateur.

» Ajouter un emplacement : Permet de définir un emplacement de stockage sur le Cloud, comme le système Microsoft OneDrive.

» Parcourir : Permet d’accéder à la boîte de dialogue classique des anciennes versions dans laquelle vous pouvez naviguer parmi les dossiers et désigner un nom de fichier.

Voici comment ouvrir un fichier avec une application de la suite Office 2016 :

1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

2. Choisissez Ouvrir.

Le panneau Ouvrir apparaît, comme à la Figure 1.7.

FIGURE 1.7 : Le panneau Ouvrir permet de sélectionner le disque dur et le dossier contenant le fichier à ouvrir.

3. Choisissez une option comme Documents récents ou Ordinateur.

4. Si le disque dur ou le dossier contenant le fichier à ouvrir est absent du panneau, cliquez sur Parcourir.

5. Dans la boîte de dialogue Ouvrir qui apparaît, localisez éventuellement le dossier du fichier, puis sélectionnez ce fichier et cliquez sur le bouton Ouvrir.

Le fichier apparaît dans le programme, prêt à subir toutes les modifications nécessaires.

Si vous supprimez ou déplacez un fichier, Office 2016 continuera malgré tout à l’afficher dans la liste des documents récents. En revanche, il sera incapable de le localiser, puisque ce fichier n’est plus stocké au même emplacement.

Enregistrer des fichiers

L’enregistrement d’un fichier stocke toutes ses données sur votre disque dur ou sur un périphérique de stockage externe (comme une clé USB ou un disque dur externe). Le premier enregistrement d’un fichier impose de spécifier :

» le disque dur (le lecteur) et le dossier de stockage de votre fichier ;

» le nom du fichier ;

» le format d’enregistrement de ce fichier.

Le lecteur et le dossier de stockage du fichier sont arbitraires. Il peut s’agir d’un disque dur interne, externe, d’une clé USB, ou bien encore d’un espace de stockage en ligne comme le Cloud (OneDrive). Tout dépend de l’organisation de vos données sur vos différents disques durs ou supports amovibles. Toutefois, il est judicieux de bien sérialiser vos dossiers, et de leur assigner un nom significatif du type de fichiers qu’ils contiennent tel que Lettres d’extorsion à ma grand-mère, Dissimulations fiscales, etc. Par défaut, Office 2016 enregistre vos fichiers dans le dossier Documents.

Le nom du fichier aussi est arbitraire. Cependant, un nom descriptif permet d’identifier rapidement le contenu d’un fichier. Par exemple, un fichier dont le nom est Rapport 2010 sur les OGM est très évocateur.

Le format d’un fichier définit la manière dont Office 2016 stocke ses données. Par défaut, ce format est propre à Office 2016, 2010, ou 2007. Cela signifie que seules les personnes disposant d’une de ces suites bureautiques pourront pleinement profiter de certains effets de mise en page et de fonctions particulières à cette version du logiciel.

Pour enregistrer rapidement un document, cliquez sur l’icône de la disquette située dans la barre d’outils Accès rapide localisée en haut à gauche de l’interface. Une technique encore plus immédiate consiste à exécuter le raccourci clavier Ctrl + S.

Enregistrer un fichier pour d’anciennes versions de Microsoft Office

Si vous devez partager des fichiers avec des utilisateurs d’anciennes versions de Microsoft Office, vous êtes obligé de choisir un format compatible comme

97-2003.

Ce format particulier enregistre des fichiers Office 2016 qui seront lisibles et modifiables dans les suites Microsoft Office 97/2000/XP/2003.

Quand vous enregistrez des fichiers au format 97-2003, Microsoft Office 2016 enregistre vos fichiers en leur ajoutant les trois lettres d’extension traditionnelles comme .doc ou .xls (respectivement pour Word et Excel). L’enregistrement des fichiers au format Office 2016 ajoute une extension de quatre ou cinq lettres, comme .docx (Word) ou .pptx (PowerPoint), comme l’indique le Tableau 1.1.

Tableau 1.1 : Les extensions de fichier utilisées par les différentes versions de Microsoft Office.

Programme
Extensions de fichier Office 2016
Extensions de fichier Office 97-2003

Microsoft Word

.docx

.doc

Microsoft Excel

.xlsx

.xls

Microsoft PowerPoint

.pptx

.ppt

Microsoft Access

.accdb

.mdb

Voici comment enregistrer vos fichiers Office 2016 au format 97-2003 :

1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

2. Cliquez sur Exporter.

Le panneau central affiche différentes options.

3. Cliquez sur Modifier le type de fichier.

Une liste de formats apparaît, comme à la Figure 1.8.

4. Parmi les formats proposés, choisissez Document Word 97-2003 ou Classeur Excel 97-2003 (en fonction de l’application dans laquelle vous travaillez).

5. Cliquez sur Enregistrer sous.

6. La boîte de dialogue éponyme apparaît.

Pour partager votre fichier avec différents types de programmes, vous devez choisir un format de fichier différent comme Rich Text Format (RTF) ou Texte (TXT).

7. (Facultatif) Cliquez dans le champ Nom de fichier, et assignez à votre document un nom significatif de son contenu.

8. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

FIGURE 1.8 : Le panneau Exporter permet de choisir un format de fichier.

Fermer un fichier

Quand vous avez fini de travailler sur un fichier, vous devez le fermer. Cette fermeture fait disparaître le document de votre écran, donc de l’interface du programme. Vous en déduisez que fermer un document ne ferme pas l’application dans laquelle vous l’avez créé et modifié. Si, au moment de cette fermeture, vous n’avez pas enregistré vos dernières modifications, le programme affiche un message qui vous invite à y procéder.

Pour fermer un fichier :

1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

2. Choisissez Fermer.

Si le fichier n’a jamais été enregistré ou si vous n’avez pas enregistré vos dernières modifications, un message vous invite à le faire.

Pour fermer rapidement un fichier, appuyez sur Ctrl + F4.

3. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le fichier et/ou ses modifications. Si vous cliquez sur Ne pas enregistrer, le document s’enregistre sans prise en compte des dernières modifications apportées.

Si vous cliquez sur Enregistrer ou Ne pas enregistrer, Office 2016 ferme votre fichier.

Utiliser le Ruban

Le Ruban fut la grande nouveauté d’Office 2007. Vous le retrouvez dans 2016. Il regroupe les commandes dans des catégories réparties sous des onglets. Par exemple, l’onglet Mise en page contient des groupes de commandes entièrement dévolus à la structure des pages et à leur aspect. L’onglet Insertion contient des commandes relatives à l’ajout d’éléments dans les documents, comme des sauts de page ou des images.

La procédure d’utilisation du Ruban se fait en deux étapes. La première consiste à cliquer sur le nom de l’onglet contenant les commandes qui vous intéressent ; la seconde à déclencher une commande par clic sur le bouton ou l’icône qui l’identifie.

Les onglets sont assimilables aux anciens menus d’Office. La grande différence est que les groupes de commandes sont immédiatement accessibles. Vous n’avez pas à les chercher dans des menus et des sous-menus.

Identifier les boutons du Ruban

Chaque onglet du Ruban contient des boutons ou des icônes organisés en groupes. Les quatre types de boutons-icônes sont les suivants :

» Boutons-icônes directs (à un clic) : Ces boutons exécutent une action suite à un simple clic de souris.

» Boutons-icônes de menus : Quand vous cliquez dessus, vous ouvrez un menu local contenant des options.

» Boutons-icônes combo (direct et à menu) : Ces boutons combinent une action directe et l’ouverture d’un menu grâce au triangle noir pointant vers le bas. Quand vous cliquez dessus, vous accédez au menu du bouton.

» Listes déroulantes : Ces listes permettent de choisir une valeur prédéfinie ou de taper la vôtre. Il suffit de cliquer sur la petite flèche (ou triangle) du bord droit pour dérouler une liste d’options.

Utiliser les boutons-icônes directs

Les boutons-icônes directs affichent une image ou du texte. Pour les utiliser, commencez par sélectionner la donnée que vous souhaitez manipuler, comme un paragraphe ou une image. Ensuite, cliquez sur l’icône en question. La Figure 1.9 montre les boutons-icônes directs pour couper et pour copier le texte sélectionné.

FIGURE 1.9 : Quelques boutons-icônes directs.

Les commandes directes les plus utilisées sont Couper et Copier. Vous les trouvez sous l’onglet Accueil des programmes Office 2016.

Utiliser les boutons de menus

Sur le Ruban, vous trouverez aussi des boutons-icônes donnant accès à un menu, comme celui de la Figure 1.10.

FIGURE 1.10 : Exemple de bouton de menu.

La sélection d’une option d’un menu déroulant permet de modifier instantanément vos données sélectionnées.

Utiliser les boutons des menus combo (à deux parties)

Ces boutons proposent deux choix :

» Si vous cliquez sur la partie située en haut ou à gauche, vous sélectionnez une valeur par défaut. Par exemple, l’icône des couleurs de police permet de sélectionner une des couleurs prédéfinies.

» Si vous cliquez sur le triangle situé dans la partie inférieure ou à droite, un menu déroulant apparaît. Il donne accès à d’autres options, comme à la Figure 1.11.

FIGURE 1.11 : Un bouton-menu combo.

Les boutons Coller et Couleur de police se situent dans l’onglet Accueil de Word, Excel, et PowerPoint. Ils représentent des menus typiques à deux parties.

Utiliser des listes déroulantes

Une liste déroulante s’utilise de deux manières :

» En cliquant directement dans la zone d’affichage pour saisir la nouvelle valeur.

» En cliquant sur le triangle de liste pour afficher la série des valeurs prédéfinies, comme à la Figure 1.12.