Laurence Bourgeois

S’organiser

au travail

et alléger sa charge mentale

S’organiser au travail et alléger sa charge mentale pour les Nuls

© Éditions First, un département d’Édi8, 2020.

Publié en accord avec John Wiley & Sons, Inc.

« Pour les Nuls » est une marque déposée de John Wiley & Sons, Inc.

« For Dummies » est une marque déposée de John Wiley & Sons, Inc.

ISBN : 978-2-412-05938-8

ISBN numérique : 9782412062890

Dépôt légal : août 2020

Correction : Anne-Lise Martin

Index : Céline Dutt

Mise en page et couverture : KN Conception

Schémas : Fabrice Del Rio Ruiz

Dessins d’ouvertures de chapitres : Stéphane Martinez

Éditions First, un département d’Édi8

92, avenue de France

75013 Paris – France

Tél. : 01 44 16 09 00

Fax : 01 44 16 09 01

E-mail : firstinfo@efirst.com

Site Internet : www.pourlesnuls.fr

Cette œuvre est protégée par le droit d’auteur et strictement réservée à l’usage privé du client. Toute reproduction ou diffusion au profit de tiers, à titre gratuit ou onéreux, de tout ou partie de cette œuvre est strictement interdite et constitue une contrefaçon prévue par les articles L 335-2 et suivants du Code de la propriété intellectuelle. L’éditeur se réserve le droit de poursuivre toute atteinte à ses droits de propriété intellectuelle devant les juridictions civiles ou pénales.

Ce livre numérique a été converti initialement au format EPUB par Isako www.isako.com à partir de l'édition papier du même ouvrage.

Dédicace

Ce livre est dédié :

À toutes celles et ceux pour qui chaque jour semble relever de l’exploit, tant ils ont l’impression d’accomplir l’impossible et de travailler sur une multitude de dossiers à la fois ;

À toutes celles et ceux qui crient haut et fort leur ras-le-bol sans oser demander le support de quiconque pour sortir la tête de l’eau (cela pourrait être perçu comme un aveu de faiblesse…) ;

À toutes celles et ceux qui rêvent de mettre la pédale douce, mais continuent d’appuyer sur l’accélérateur (leur évaluation de fin d’année en dépend…) ;

À toutes celles et ceux qui tirent chaque jour sur la corde, mais refusent de tirer la sonnette d’alarme (cela ferait mauvais genre…) ;

À toutes celles et ceux dont l’esprit menace de devenir vide à force d’être plein ;

À toutes celles et ceux qui ne parviennent pas à dégager de temps pour la personne la plus importante sur Terre, au travail comme dans la vie de tous les jours : eux-mêmes !

Ce livre s’adresse donc à toutes celles et ceux qui ont l’impression d’être débordés.

Remerciements

Un grand merci à Rosita, l’héroïne de mon premier livre sur la charge mentale, sans qui je n’aurais sans doute pas pu confronter mon expérience avec celle de toutes les personnes auprès desquelles je suis intervenue lors de conférences autour de mon ouvrage. Je remercie toutes ces personnes pour les échanges constructifs lors d’ateliers et de débats sur le sujet. Grâce à elles, j’ai mesuré toute l’importance d’explorer les thèmes de l’organisation et de la charge mentale au travail.

Il n’y avait plus à hésiter, il fallait faire profiter le plus grand nombre de tous les petits conseils, astuces et méthodes permettant, une bonne fois pour toutes, de se simplifier le quotidien.

C’est comme cela qu’est né, très naturellement et avec l’aide précieuse de Marion Bolingue, le livre que vous tenez entre les mains…

À propos de l’auteur

Depuis une vingtaine d’années, Laurence Bourgeois travaille au sein de directions des ressources humaines de différentes entreprises. Ses fonctions la placent au cœur des évolutions et des problématiques qui touchent les organisations. Elle intervient notamment sur des projets liés à l’engagement et au bien-être au travail.

Depuis 2019, elle anime également des conférences et ateliers en entreprise et dans les salons de reconversion professionnelle, sur des thématiques en lien direct avec le plaisir et la performance. Une conviction l’anime : plus encore que la reconnaissance conférée aux hommes et aux femmes qui constituent le cœur de l’organisation, la performance durable est indissociable du plaisir qu’ils tirent de leur activité professionnelle. Sa conviction ? C’est le plaisir qui génère la performance durable… et non l’inverse !

Elle proposera prochainement une offre complémentaire de coaching individuel ou collectif, afin d’accompagner les collaborateurs dans leur souhait de développement.

Introduction

Même les plus créatifs d’entre nous ne sauraient se complaire dans le chaos. Même les plus agiles, les plus actifs, ne pourraient constamment vivre à cent à l’heure. Même les plus organisés admettent qu’ils se laissent parfois déborder.

La petite dose de ce quelque chose indispensable à tous, sans laquelle ni l’efficacité ni la sérénité ne sont au rendez-vous ? L’organisation !

Là où le bât blesse, c’est que l’organisation n’est pas une matière que l’on apprend à l’école. Selon notre profil de personnalité, nos schémas parentaux ou encore l’enseignement que nous avons reçu, nous arrivons à être, par « nature », plus ou moins organisés. Finalement, nous nous retrouvons sur le marché du travail, puis plus tard dans notre carrière professionnelle, avec des bases souvent défaillantes quand il s’agit de prioriser, de planifier ou d’utiliser des astuces pour gagner du temps, pour sortir (enfin) la tête de l’eau et pour penser (aussi) à soi.

Dans les différentes fonctions ressources humaines que j’ai occupées, qu’ils ont été nombreux les collaborateurs que j’ai côtoyés à porter sur leurs épaules un sac à dos rempli à craquer ! Ce qu’on trouve généralement dans ce sac ? Impossible de le définir avec exactitude. En réalité, il s’agit d’un magma de problématiques à la fois d’ordre professionnel et personnel. Avec un tel poids sur le dos, comment gravir des montagnes d’objectifs toujours plus difficiles à atteindre ? Comment retrouver un certain équilibre ? À ces managers, à ces collaborateurs, je fais part de ma conviction selon laquelle toute optimisation ne passe certainement pas par des efforts de plus en plus intenses à fournir pour pouvoir continuer d’avancer avec leur sac sur les épaules, mais bien par la réduction et l’organisation des affaires dans leur baluchon.

Savoir s’organiser, souffler et se recentrer, tel est le trio gagnant pour continuer d’aller sereinement de l’avant et alléger la charge mentale, ce mal du XXIe siècle qui touche de plein fouet les hommes et (surtout) les femmes, aussi bien dans leur vie personnelle que professionnelle.

Ce triptyque gagnant repose lui-même sur trois piliers clés indispensables à intégrer et à travailler au quotidien, sous peine de voir vos efforts tomber à l’eau :

• Tout d’abord, qui dit organisation dit direction. En effet, chercher à s’organiser au travail sans avoir au préalable défini son ambition et ses objectifs de long terme ne sert à rien. Loin d’être une fin en soi, l’organisation constitue un moyen de répondre à ses aspirations profondes. Quelles sont les vôtres ?

• Ensuite, qui dit organisation dit responsabilisation. Quand on décide de s’organiser pour réussir à sortir la tête de l’eau et pouvoir (enfin) consacrer davantage de temps à ce qui nous tient à cœur, on décide de facto de reprendre la main. Sur nous-mêmes, mais aussi sur notre environnement. N’avez-vous pas l’impression que, trop souvent, d’autres tirent les ficelles à votre place ?

• Enfin, qui dit organisation dit énergie. Quand on est sous la vague, impossible de reprendre le dessus sans une bonne dose d’énergie et de détermination au quotidien. Aujourd’hui, quel est le niveau de vos batteries ? Sont-elles suffisamment rechargées pour vous atteler à la tâche ?

À propos de ce livre

S’organiser au travail pour les Nuls n’est pas une collection d’outils qui fera de vous une machine de guerre, un monstre froid de l’organisation, un roi (ou une reine) de la planification, un individu dont la vie finira par être parfaitement orchestrée, réglée au dixième de millimètre près. Une vie hermétique à toute fantaisie, à toute sortie de route. Non, cela serait bien trop triste.

L’ouvrage que vous tenez entre les mains vous permettra, je l’espère, ceci :

• Faire le point sur votre charge mentale au travail : êtes-vous sous la vague ?

• Trouver les formes d’organisation qui vous correspondent : à chacun sa méthode, le tout étant de parvenir à une situation convenable et confortable pour vous-même et pour ceux qui vous entourent.

• Améliorer votre concentration et votre efficacité, grâce à des principes très simples.

• Réduire votre niveau de stress et accroître votre bien-être au travail.

• Vous orienter vers une performance sereine.

• Cultiver de nouvelles (et de meilleures) habitudes.

Comment ce livre est organisé

À travers les pages qui vont suivre, mon objectif consiste donc avant tout à vous aider à vous replacer, en tant qu’individu, au cœur de vos priorités. Ce repositionnement commence d’abord par une prise de conscience : reconnaître vos besoins propres, en tant qu’acteur évoluant au sein d’une organisation. Besoins qui sont tout aussi importants et légitimes que ceux de votre chef, de vos clients, de vos collègues… Après la phase de prise de conscience arrivera (du moins, je le souhaite !) celle de l’action : une action résolument tournée vers davantage d’organisation au quotidien, afin de vous rendre à nouveau disponible pour vous-même, et pour ce qui continue de nourrir vos passions.

Première partie : S’organiser pour « décharger son mental » au travail

Elle est consacrée à la manière d’alléger au mieux la charge mentale, grâce à quelques clés en matière d’organisation. Que recouvre exactement la notion de charge mentale dont on parle tant ? Comment la détecter en milieu professionnel ? Quelles armes utiliser pour la neutraliser ? Et, aussi, par quels moyens parvenir à canaliser et évacuer la masse d’informations qui nous assaille au quotidien ?

Deuxième partie : Viser l’efficacité et la productivité (mais pas la production !)

Cette deuxième partie est centrée sur l’efficacité professionnelle. Comment, avec une petite mise de départ en termes d’énergie et d’effort, parvenir à générer des résultats à la hauteur, voire meilleurs que les objectifs que vous vous êtes fixés ? Doit-on absolument sortir de sa zone de confort pour progresser ? Quelles sont les clés d’une bonne décision ? Enfin, comment gérer au mieux vos interactions au travail, en adoptant un mode de communication basé sur l’efficacité relationnelle ?

Troisième partie : Faire rimer organisation avec anticipation et planification

Cette partie est consacrée à l’anticipation et à la planification, maîtres mots d’une vie au travail bien organisée. Sans anticipation, comment réussir à mettre un peu d’ordre dans le désordre ? Et si, pour faire face aux imprévus et retomber sur nos pattes en période de changement, nous adoptions le réflexe « plan B » ? Et si nous reprenions le contrôle sur notre entourage et notre environnement ? Comment réussir à planifier au mieux, même dans les périodes les plus incertaines ? Enfin, comment stopper ce fléau mobilisateur d’énergie qu’est la procrastination ?

Quatrième partie : Simplifier son quotidien : une question d’état d’esprit… et de management

Dans cette partie, nous aborderons des éléments davantage orientés vers les techniques de développement personnel, car une journée bien organisée, un cocon professionnel où règnent bienveillance et bien-être, une énergie durable au travail, c’est avant tout une question… d’état d’esprit. Dans cette partie, plusieurs chapitres sont consacrés aux managers, partant du principe que lorsque l’on occupe des responsabilités managériales, charge mentale bien régulée (ou journée de travail bien organisée) commence déjà… par soi-même !

Cinquième partie : La partie des Dix

Cette partie, célèbre dans la collection, n’est plus à commenter. Je vous laisserai la découvrir à la fin de l’ouvrage.

Les icônes utilisées dans ce livre

La lutte contre le surmenage au travail n’est pas un combat facile à gagner. Afin de vous aider à amorcer le changement, je vous propose quelques repères. Ainsi, tout au long de votre lecture, vous aller rencontrer plusieurs symboles qui jalonnent les chapitres et contribuent à éclairer votre parcours. Retenez-les !

Ce point d’interrogation signale un point méconnu ou original qui mérite un détour.

Suivez cet index, qui vous signale les points à retenir absolument.

À la vue de ce dessin, vous saurez ce qui vous attend : répondre aux questions posées, en prenant un crayon pour noter ce qui vous vient à l’esprit !

Cette icône vous annoncera des recettes, trucs, astuces en tous genres pour vous simplifier la vie au quotidien.

Ce dessin vous indique un exercice à faire, histoire de vous mettre en jambes !

À côté de ce pictogramme, vous trouverez des exemples, pour vous permettre d’appréhender de façon concrète les concepts développés dans cet ouvrage.

Excellente lecture !

Partie 1 S’organiser pour « décharger son mental » au travail

Dans cette partie…

Nous aborderons un phénomène qui, loin d’être nouveau, revient toutefois en force sur le devant de la scène : la charge mentale. Que recouvre cette notion dont on entend aujourd’hui tant parler ? Quels en sont les symptômes ? Nous verrons que pour guérir du syndrome de la charge mentale, le principe de réduction est essentiel. Comment ne plus s’encombrer des détails du quotidien au travail ? Comment réussir à prioriser et à simplifier ? Un chapitre sera notamment consacré à la fixation des objectifs, ceux que vous vous fixez, mais aussi ceux qui vous sont imposés : comment rester maître du jeu en toutes circonstances ? Pour finir, nous nous attarderons sur un fléau du XXIe siècle : « l’infobésité », c’est-à-dire le trop-plein d’informations. Par quels moyens réguler la surcharge de sollicitations qui nous assaille tous les jours ? Vaste projet, auquel nous allons nous atteler sans plus attendre !

DANS CE CHAPITRE

Comprendre la charge mentale

•

Apprendre à poser le bon diagnostic

•

Anticiper le burn-out

Chapitre 1 Alléger son mental, une question vitale

Lors de mes ateliers ou conférences, une fois introduite la notion de charge mentale et d’organisation au travail, tous les participants s’expriment à l’unisson quand il s’agit de décrire les manifestations des situations de surmenage qu’ils vivent dans leur environnement professionnel. Puis arrive inévitablement le moment des objections : les fameux « oui, mais… ». « Oui, mais tout est prioritaire, on ne peut pas y arriver », « Oui, mais on nous demande tout et son contraire dans la même journée », « Oui, mais on ne peut pas dire non », « Oui, mais on n’a pas le temps de s’organiser ! » Etc.

Ces personnes pourraient sans doute regarder les choses différemment, en se disant qu’elles ont, elles aussi, leur part de responsabilité dans l’affaire. Et si elles reconnaissaient que la meilleure arme anti-surmenage, c’était elles ?

La charge mentale, ça vous parle ?

Tour à tour appelée « surmenage », « charge cognitive » ou encore « surchauffe cérébrale », la notion ne date pas d’aujourd’hui.

La charge mentale en quatre points

• Introduit dans les années 19801 auprès du grand public, le concept de charge mentale fait référence à la charge psychique que représente la gestion du foyer cumulée aux autres activités quotidiennes.

• En 1990, la sociologue Danièle Kergoat l’analyse à travers le cas des infirmières et leur combat pour faire reconnaître leur activité professionnelle.

• Plus récemment, la charge mentale a été reprise par la dessinatrice Emma, dans la bande dessinée Fallait demander2.

• Elle a fait l’objet de plusieurs ouvrages ces dernières années.

De façon très concrète, la charge mentale, c’est :

• la coexistence de plusieurs univers qui empiètent l’un sur l’autre : travailler sur un sujet tout en ayant autre chose en tête, par exemple ;

• le sentiment de devoir penser à tout, tout le temps, et pour tout le monde ;

• la sensation d’être sur tous les fronts, sans jamais réussir à débrancher ;

• l’impression d’ouvrir une multitude de dossiers sans pouvoir les refermer correctement ;

• la sensation d’avoir le cerveau en perpétuelle ébullition, de se noyer dans l’action, tout en ayant le sentiment de ne pas y arriver.

Alors, la charge mentale, cela vous parle ?

Sous la vague ?

La charge mentale est un phénomène insidieux qui n’apparaît pas du jour au lendemain. Il mûrit depuis des mois, parfois des années, jusqu’à atteindre un beau jour le sommet de la vague, que je vous propose d’appeler point de too much.

Le point de too much correspond à une rupture. Représenté par une étoile sur la courbe ci-dessous, ce point est atteint quand « trop, c’est trop ».

Figure 1-1 Point de too much

Arrivé au point de too much, vous êtes clairement sur le point de basculer vers la pente descendante.

Savez-vous à quel stade vous vous situez actuellement ?

Stade 1 : Vous êtes tranquillement en train de surfer sur les flots, le sourire aux lèvres. Rien ne semble vous atteindre, vous maîtrisez toutes les situations.

» Si oui, qu’est-ce qui vous incite à le penser ?

» Si non, sautez (au moins) un stade.

Stade 2 : Vous glissez déjà dans le rouleau, avec au ventre la désagréable impression d’être sur le fil du rasoir, si bien que tout peut basculer d’un moment à l’autre (vers la pente descendante). Vous vous énervez pour un rien et chaque tâche supplémentaire vous semble relever de l’impossible.

• Si oui, il n’est pas encore trop tard pour agir, mais il s’agit de vous prendre en main très rapidement !

• Si non, c’est sans doute que vous êtes déjà au stade 3.

Stade 3 : Vous avez atteint le point de non-retour et avez déjà commencé à couler.

• Un arrêt sur image, une prise de conscience, du repos et de bons soutiens vont vous aider à ressortir la tête de l’eau.

Nombreuses sont aujourd’hui les entreprises à mettre les bouchées doubles pour instaurer des mesures favorisant le bien-être au travail.

Les accords sur la qualité de vie au travail (QVT), devenus obligatoires (sous peine d’engendrer des sanctions pénales pour l’employeur), les chartes sur le télétravail ou le droit à la déconnexion pullulent.

Sans compter les tables de ping-pong, les baby-foot, les formations à la méditation et à la gestion des priorités, les espaces détente, et j’en passe…

Si les employeurs sont aujourd’hui si soucieux de mettre en œuvre des mesures permettant d’accroître le bien-être de leurs collaborateurs, c’est surtout parce qu’ils dressent un constat sans équivoque : des salariés qui se sentent bien travaillent bien. Avait-on un doute sur le sujet ?

Charge de travail ou charge mentale ?

Quand la charge de travail augmente, la charge mentale menace de s’installer ou de s’accentuer. Pour autant, il ne faut pas confondre charge de travail et charge mentale. Ce sont deux choses différentes. Établir un lien direct et immédiat entre les deux notions serait profondément réducteur. En effet, ce n’est pas parce que nous avons beaucoup de choses à faire que nous sommes forcément surmenés. Selon le psychologue du travail Tony Crabbe : « Vous êtes débordé parce que vous n’avez pas su faire de choix cornéliens et affirmer votre volonté3. » Il est vrai que l’absence de décision constitue une des raisons du débordement, sur laquelle nous reviendrons dans le chapitre 18.