© Dunod, 2016

ISBN : 978-2-10-075610-0

Visuel de couverture : © Julien Eichinger – Fotolia.com
Graphisme de couverture : Hokus Pokus
Conception et mise en page : Nord Compo

11 rue Paul Bert, 92240 Malakoff
www.dunod.com

Tous nos chaleureux remerciements à :

– nos clients qui ont fait confiance pour accompagner le déploiement de cette démarche dans leur entreprise ;

– nos stagiaires qui nous ont amenées, par leurs questions, à répondre au mieux aux interrogations des managers pour assumer leur rôle ;

– Jacques Vélex et Fabienne Liquet, nos relecteurs pertinents et exigeants ;

– Valérie Briotet, notre éditrice, pour ses qualités humaines et professionnelles.

Introduction

Comment aborder l’entretien professionnel avec sérénité et efficacité, tel est l’objectif de ce livre !

L’entretien professionnel n’est pas nouveau. En revanche, il est devenu obligatoire avec la loi sur « la formation professionnelle, l’emploi et la démocratie sociale » du 5 mars 2014.

Cette législation a pour objectif « d’affronter l’urgence en se dotant au plus vite, des outils les mieux adaptés dans la bataille pour l’emploi et le développement des compétences ». Elle prend tout son sens au regard de l’évolution du monde du travail et des priorités des partenaires sociaux et du gouvernement en matière d’emploi et de qualification.

Elle change en profondeur la relation et les obligations des entreprises et des managers en matière de responsabilité sociale quant à l’adaptation au poste de travail, au maintien de « l’employabilité » dans la durée, au développement des compétences et qualifications et enfin à l’optimisation des évolutions professionnelles des collaborateurs. Ces derniers auront à s’interroger davantage sur leur capital compétences et leurs besoins à venir.

Un objectif majeur de la loi est d’amener toute personne engagée dans la vie active à être « acteur » de son évolution professionnelle. C’est pourquoi cet entretien, par son aspect obligatoire, doit amener chacun à réfléchir, à anticiper, à se remettre en question afin de maintenir, développer ou optimiser sa valeur sur le marché du travail. C’est donc une opportunité pour le salarié de réfléchir à son capital compétences et de construire son parcours professionnel. Ce dernier prend en compte les perspectives d’évolution de son métier ainsi que ses souhaits et ses aptitudes.

Le manager est amené à renforcer son rôle sur deux aspects, l’actualisation et le développement des compétences des collaborateurs de son équipe d’une part, et la prise en compte de leurs possibilités et souhaits d’évolution d’autre part.

De plus, l’entretien professionnel n’est pas seulement un temps d’échange régulier entre un manager et ses collaborateurs. Il a de nombreuses ramifications dans différents domaines de la gestion des ressources humaines et du droit du travail.

Cette loi réforme en profondeur la formation professionnelle. Elle formalise l’évolution amorcée depuis quelques années, nous passons ainsi d’une obligation de dépenser à une obligation de former. Comprendre le fonctionnement global des différents dispositifs de formation notamment le compte personnel de formation et les obligations de l’entreprise quant à son plan de formation permettra au manager de dialoguer efficacement avec les ressources humaines, d’accompagner les collaborateurs et d’imaginer des solutions pour la performance de son équipe.

Notre objectif est d’apporter aux managers, quel que soit leur niveau hiérarchique, les informations et les outils leur permettant, non seulement de remplir le rôle qui leur est assigné, mais également d’apporter à leurs collaborateurs un espace d’échange et de réflexion.

Il sera important de différencier l’entretien professionnel de l’entretien annuel (dit d’évaluation, de progrès ou autres dénominations) mis en place dans bon nombre d’entreprises. Le contenu et la posture managériale sont fondamentalement différents.

Mais que signifie obligatoire ? L’employeur doit réaliser avec chaque salarié, tous les deux ans, un entretien professionnel. Lors de son embauche, chaque salarié doit être informé de ce droit. Et, comme pour toute obligation de cette nature, elle est assortie de sanctions. Nous envisageons les principales questions pratiques qui peuvent se poser, comme : que dois-je faire si un collaborateur refuse de participer à l’entretien ? Quelles sont les pénalités prévues, comment s’appliquent-elles ? Quelle formalisation de l’entretien ?...

Le compte rendu de l’entretien est un support qui pourra être produit en justice en cas de litige. Il sera donc important que les managers restent strictement dans le cadre de la législation à savoir que le but n’est pas de porter des évaluations mais de préparer l’avenir de son entité et du collaborateur.

Cet ouvrage est conçu comme un parcours de formation sur les différents aspects qu’il convient de maîtriser pour mener valablement ce type d’entretien et lui donner tout son sens. Il vous apportera les informations, les compétences, des illustrations, les réponses aux questions les plus fréquentes que nous avons rencontrées et enfin un repérage des erreurs à ne pas commettre.

Nous avons souhaité qu’il soit utile tant pour les managers des grands groupes que pour les managers ou dirigeants de TPE/PME. C’est pourquoi nous utilisons le terme fonction RH, celle-ci pouvant être assurée par une Direction des Ressources Humaines, par une personne dans une moyenne entreprise voire par le dirigeant lui-même. En effet, le rôle reste le même, seule l’ampleur des moyens humains et matériels diffèrent.

Ce livre n’est en aucune façon un guide juridique. La nouvelle législation avec ses textes de lois et nombreux décrets, qui se rajoutent à ce qui existait déjà, forme un ensemble extrêmement complexe et il faut être très pointu sur le sujet pour en maîtriser tous les tenants et aboutissants. Nous aborderons sur ce plan uniquement les aspects utiles aux managers pour donner du sens à l’entretien professionnel et disposer des informations essentielles pour son déploiement dans leur entité.

Beaucoup de managers peuvent être tentés de « bâcler cette formalité ». Certes, c’est du temps ! Alors n’en faisons pas du temps perdu mais un investissement pour développer la motivation et les compétences de nos équipes. Il serait dommage de passer à côté des possibilités offertes par cet espace d’échange : conforter le rôle et l’image du manager auprès des collaborateurs, créer les conditions de la motivation, fidéliser, anticiper la performance.

Nous espérons que ce guide vous aidera à transformer une contrainte en opportunité et à conforter votre posture managériale.

Chapitre 1

Qu’est-ce que l’entretien professionnel ?

Executive summary

►► L’entretien professionnel est une rencontre obligatoire et régulière entre un représentant de l’employeur et chacun de ses salariés pour faire le point sur leurs perspectives d’évolution en termes de qualification et d’emploi et préparer leur avenir professionnel.

►► Nous aborderons dans ce chapitre :

– le contexte socio-économique ainsi que la volonté du gouvernement et des partenaires sociaux qui sous-tendent cette toute récente législation ;

– le rôle et les enjeux de l’entretien professionnel pour les trois parties prenantes : le salarié, le manager et l’entreprise ;

– les obligations de l’entreprise ;

– est-ce le rôle du manager de mener cet entretien ?

– les différences avec l’entretien annuel d’évaluation.

La loi no 2014-288 du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l’emploi et à la démocratie sociale, introduit l’entretien professionnel comme une obligation pour tout employeur, quel que soit le nombre de salariés.

Au-delà de cette obligation, l’entretien professionnel est un cadre idéal, pour amener :

• Les salariés à être acteurs de leur vie professionnelle et à sécuriser leur parcours professionnel. Il doit leur permettre d’identifier le capital compétences qu’ils ont acquis, de veiller au maintien de leur niveau de compétences en adéquation avec les évolutions de leurs métiers et enfin envisager les évolutions professionnelles possibles ou souhaitées.

• Les managers à anticiper les évolutions de leur entité, à être vigilants quant à l’actualisation des compétences de leurs collaborateurs en fonction des évolutions de leurs métiers et à prendre en compte leurs souhaits de changement ou d’évolution.

• L’entreprise à prendre davantage en compte son obligation de maintenir l’employabilité de ses collaborateurs, à anticiper les évolutions à venir et s’y préparer, à optimiser l’investissement formation et développer les trajectoires professionnelles de ses salariés. En bref, mettre en œuvre une GPEC1.

Figure 1.1 Le cadre de l’entretien professionnel

Le contexte socio-économique

Face à la problématique du chômage, à un nombre important de demandeurs d’emploi peu ou pas qualifiés voire en situation d’illettrisme, à l’allongement des périodes de transition entre deux emplois, aux problèmes de l’emploi des séniors et des jeunes sortis sans qualification du système scolaire, à l’évolution rapide des métiers et du monde du travail, le gouvernement a pris et continue de prendre un ensemble de mesures.

Elles portent sur la formation professionnelle mais également sur d’autres domaines : insertion et réinsertion, dialogue social, contrats de travail, GPEC, indemnisation du chômage…

La volonté du gouvernement et des partenaires sociaux

La réforme élaborée par le gouvernement et les partenaires sociaux a pour fondement de faire de la formation un véritable levier d’accès, de maintien et de retour à l’emploi. Elle s’articule autour de cinq axes :

• Réduire le nombre de demandeurs d’emploi en qualifiant les chômeurs non qualifiés. Il s’agit donc en premier lieu de développer leurs compétences et de leur permettre d’accéder à des formations sanctionnées par des certifications professionnelles. En 2014, le taux de chômage le plus important est celui des ouvriers non qualifiés 19,5 %, contre 11,4 % pour les ouvriers qualifiés, 10,1 % pour les employés, 5,6 % pour les professions intermédiaires, 4,4 % pour les cadres2.

• Développer la formation professionnelle tout au long de la vie. Depuis 20043, l’objectif est de permettre à toute personne engagée dans la vie active d’actualiser ses compétences au fil des évolutions de son métier, d’élever son niveau de qualification et d’évoluer pour ceux qui le souhaitent. Ceci afin de sécuriser son parcours professionnel à savoir optimiser l’adaptation à son poste et maintenir son employabilité.

• Réduire les disparités dans l’accès à la formation professionnelle. Les principales sont liées à la taille de l’entreprise car les salariés des grandes entreprises ont davantage accès à la formation que ceux des PME et TPE ; aux catégories socio-professionnelles car les ingénieurs et les cadres sont plus formés que les employés et les ouvriers ; au sexe car les hommes font plus de formations qualifiantes que les femmes et enfin au statut des actifs qui sont davantage formés que les chômeurs4.

• Responsabiliser les salariés vis-à-vis de leur parcours professionnel. Le but est de faire évoluer les mentalités afin que les personnes engagées dans la vie active prennent davantage conscience que leur avenir professionnel dépend d’elles, qu’elles anticipent, se forment, se remettent en question pour construire leur vie professionnelle. Aujourd’hui, il est acquis qu’un salarié ne fait plus sa carrière dans une seule entreprise, demain il sera acquis qu’un salarié ne fera plus le même métier durant toute sa vie professionnelle.

• Amener les entreprises à anticiper les évolutions en besoins de compétences. Un certain nombre d’évolutions actuelles n’ont pas été suffisamment anticipées, ce qui amène des personnes à être au chômage sans qualification professionnelle, alors qu’elles peuvent avoir 20 ans d’expérience professionnelle. L’accélération de la transformation digitale avec de nouveaux métiers naissant, les évolutions des marchés, la démographie ont un impact fort sur les besoins en compétences pour demain.

POUR ALLER PLUS LOIN

Rapport France

Stratégie, publié par la DARES

« les métiers en 2022 »

– Rapport du groupe

Prospective des métiers et qualifications.

Le rôle et les enjeux de l’entretien professionnel

L’entretien professionnel est un espace de recul, de réflexion et d’échanges pour préparer l’avenir à tous les niveaux. Nous reprendrons la phrase de A. de Saint Exupéry : « Pour ce qui est de l’avenir, il ne s’agit pas de le prévoir mais de le rendre possible. »

L’avenir du salarié

Nous sommes issus d’un monde du travail plutôt stable, l’emploi n’était pas un souci important, l’ascenseur social fonctionnait plutôt bien. Ce contexte a changé, tout le monde en est conscient et nombreux sont ceux qui en ont souffert et en souffrent encore. Toutefois, nous n’avons pas forcément intégré en profondeur ces changements, et d’autres se profilent encore. Plus que jamais, notre avenir professionnel dépend de nous. Plus rien n’est acquis et en même temps le champ des possibles est plus vaste. Nous pouvons changer de métier, nous pouvons acquérir beaucoup plus facilement des diplômes et qualifications de tous ordres tout au long de notre vie professionnelle. Le prix à payer est l’inconfort.

L’entretien professionnel est l’outil idéal pour amener tous les salariés à construire leur vie professionnelle. Nous vous proposons de ne pas le vivre comme une formalité mais comme une opportunité pour disposer d’un cadre qui nous oblige à réfléchir et à interpeller nos motivations, nos besoins, nos manques. Nous pouvons ainsi réfléchir à comment mieux nous épanouir dans notre vie professionnelle et mieux conjuguer contraintes et aspirations. L’enjeu fort est de rester qualifié tout au long de sa vie professionnelle, donc d’anticiper les évolutions au travers d’une démarche de formation plus ou moins formelle.

« Je m’intéresse à l’avenir parce que c’est là

que j’ai décidé de passer le reste de mes jours. »

W. Allen

L’entretien professionnel permettra à tous les salariés de structurer et finaliser ces interrogations, prendre davantage en main leur avenir professionnel et trouver leurs propres réponses aux questions clés :

• Quel est mon capital compétences ?

• Y a-t-il des formations qui permettraient un maintien ou une mise à niveau de mes connaissances ou compétences ?

• Ai-je envie de changement ou d’évolution ? Si oui, quels sont mes souhaits ?

• Vais-je devoir, dans mon métier, faire face à des changements importants ?

• Que faut-il que je fasse pour maintenir mon « employabilité » ?

• Y a-t-il des diplômes ou qualifications qui mettraient en cohérence mon expérience et mon niveau d’études ?

L’avenir de l’entité pilotée par le manager

L’entreprise a la responsabilité à l’égard de chacun des salariés, d’assurer l’adaptation au poste de travail ainsi que de veiller au maintien de la capacité à occuper un emploi. En tant que représentant de l’employeur, les managers sont donc porteurs d’une partie de cette responsabilité.

Du point de vue du manager, l’entretien a plusieurs fonctions. Tout d’abord, l’amener à préparer l’évolution de son entité. Ensuite, d’être en appui de ses collaborateurs quant à la réflexion sur leur poste actuel et ses évolutions prévisibles.

L’enjeu pour le manager est donc de maintenir dans le temps une équipe compétente. De plus, le développement des compétences est, pour la plupart des personnes, une source de motivation au travail.

Il pourra se poser quelques questions essentielles pour remplir valablement ce rôle, aussi bien à un niveau individuel que collectif :

• Quelles sont les compétences présentes aujourd’hui dans l’équipe ?

• Des changements technologiques, organisationnels… sont-ils prévisibles ?

• Quelles vont être les conséquences sur les activités des collaborateurs ?

• Quelles sont les compétences dont l’entité aura besoin demain ?

• Chacun des collaborateurs a-t-il des déficits de compétences par rapport à sa fonction et/ou son métier ?

• Quel est le potentiel d’évolution de chacun ?

• Comment chaque personne de l’équipe doit-elle évoluer ?

L’avenir de l’entreprise

L’entreprise doit quant à elle anticiper (autant que faire se peut !) les évolutions des marchés, de son organisation et des technologies afin de se préparer et de préparer les collaborateurs à ces changements. Elle a à faire face à des transformations rapides et profondes : transformation digitale, nouvelles façons de travailler, robotisation…

L’entreprise a donc à créer les conditions pour optimiser les trajectoires professionnelles de ses membres : évolutions des fonctions, promotion… L’entretien professionnel permet de croiser les besoins de l’entreprise et les aspirations des salariés. Il s’agit d’une Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC – Cf. annexe 4) dont l’ampleur dépend des caractéristiques de l’entreprise.

L’enjeu fort pour l’entreprise est sa capacité à s’adapter rapidement aux exigences nouvelles des marchés. Cela se fera avec des collaborateurs compétents vis-à-vis des besoins de demain.

L’objectif, au-delà de répondre à une obligation légale, est de rester performante dans le temps.

En synthèse

RÔLE DE L’ENTRETIEN

ENJEUX

Salarié

Amener à réfléchir et se projeter ; s’approprier son parcours.

Préparer son avenir professionnel ; rester qualifié tout au long de sa carrière.

Manager

Préparer l’avenir de son entité ; être le relais des obligations de l’employeur.

Avoir une équipe compétente aujourd’hui et demain ; conserver des collaborateurs motivés.

Entreprise

Répondre à ses obligations légales ; mettre en place une logique de GPEC.

Développer la compétence des collaborateurs sur le long terme et ainsi développer sa performance ; s’adapter aux nouvelles exigences des marchés.

Les obligations de l’entreprise

L’article L6315.15 fixe le cadre des obligations de l’entreprise pour les entretiens professionnels. Des accords de branche peuvent apporter des compléments, il sera utile de s’informer d’éventuelles spécificités mises en place par la branche professionnelle dont relève l’entreprise.

Exemple

La branche des entreprises de travail temporaire prévoit précisément les points devant être obligatoirement abordés et ceux qui peuvent l’être de manière facultative. Parmi les points devant être abordés : l’évolution envisageable de l’emploi occupé par le salarié à 2 ans ou de sa qualification ; l’évolution envisageable du salarié à 2 ans ; les moyens d’accès à la formation ; les souhaits d’utilisation du CPF (Compte Personnel de Formation6) et les propositions éventuelles de l’entreprise.

Réaliser et formaliser les entretiens professionnels

Toutes les entreprises ont l’obligation de mettre en place et de garantir la réalisation et la formalisation des entretiens professionnels. Cette obligation prend effet dès la parution de la loi, c’est-à-dire le 5/03/2014. Les entretiens doivent avoir lieu tous les deux ans. Les premiers entretiens auront normalement eu lieu avant le 5/03/2016. Cette obligation s’applique quel que soit le nombre de salariés. Elle s’applique pareillement quel que soit le type de contrat. Ainsi, un salarié sous contrat à durée déterminée qui reste plus de 2 ans dans l’entreprise doit avoir un entretien professionnel. Seuls sont exclus les stagiaires, les personnes mises à disposition, les intérimaires et les sous-traitants.

L’entreprise doit également assurer la traçabilité des entretiens, car elle devra pouvoir justifier de leur mise en œuvre. Un modèle de support vous est proposé chapitre 5.

Il remplace le bilan d’étape professionnel (rarement mis en œuvre) et l’entretien de seconde partie de carrière.

Il doit être proposé à tout salarié qui reprend son activité après une période d’interruption : congés maternité, parental d’éducation total ou partiel, d’adoption, de soutien familial, sabbatique, arrêt longue maladie, période de mobilité volontaire sécurisée en dehors de l’entreprise et mandat syndical.

La périodicité de 2 ans pose la question pour chaque entreprise de l’organisation des entretiens : deux possibilités, les réaliser pour chaque salarié à date, ou décider d’une périodicité identique pour tous les salariés. Toutefois, les entretiens suite à reprise d’activité viendront modifier le rythme.

Établir un état récapitulatif tous les 6 ans

Cet état récapitulatif a pour objectif de faire un état des lieux du parcours professionnel de chaque salarié. Il est réalisé tous les six ans pour chaque salarié, à date soit de la mise en œuvre de son premier entretien, soit de son embauche. Il permettra de prouver que trois entretiens professionnels ont effectivement eu lieu pour chaque salarié dans cette période. Il comporte les dates des entretiens professionnels réalisés, les formations suivies, les progressions salariales ou professionnelles, les éléments de certification acquis par la formation ou la VAE. Il prouvera également l’obligation développée ci-dessous. Cet état doit être remis aux salariés lors de l’entretien professionnel à l’issue de chaque période de six ans. Un modèle vous est proposé au chapitre 5.

Mettre en œuvre au moins deux des trois mesures suivantes

Sur une période de six ans dans une même entreprise, chaque salarié doit avoir bénéficié de deux des trois mesures suivantes :

• Avoir suivi au moins une action de formation. Aucune condition spécifique n’est exigée aujourd’hui par la loi pour cette mesure. Toutefois, il est probable qu’en cas de litige, ne seront acceptées ici que les formations répondant à la définition légale d’une formation.

Pour être reconnue en tant que formation professionnelle continue, une action de formation doit être réalisée conformément à un programme. Celui-ci est préétabli en fonction d’objectifs déterminés. Il précise le niveau de connaissances préalables requis pour suivre la formation, les moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement mis en œuvre dans la formation et les moyens permettant d’en suivre l’exécution (convocation et feuille de présence) et d’en apprécier les résultats.

• Acquisition d’un élément de certification professionnelle par la formation ou la VAE. Il s’agit ici d’acquérir tout ou partie d’une certification professionnelle, soit en suivant une formation, soit en réalisant une VAE7. Le terme de certification recouvre ici les diplômes, titres ou CQP8.

• Une progression salariale ou professionnelle. La loi ne donne aucune précision sur ce qu’elle entend par ces termes, mais certains accords de branche ont précisé la notion de progression salariale.

La gestion de ces trois mesures est complexe et nécessite un suivi précis et une traçabilité organisée de la part de la fonction RH dans l’entreprise9.

La deuxième mesure (élément de certification) dépend d’une démarche volontaire de la part du salarié. En effet, soit il s’engage dans une formation certifiante reconnue et passe les examens, soit il s’engage dans une démarche VAE. Il est peu probable que nombre de salariés obtiennent très régulièrement dans leur vie professionnelle des éléments de certification. Ces deux éléments nous amènent à constater que l’entreprise devra, pour la grande majorité des collaborateurs, organiser au moins une formation tous les six ans, et leur permettre de bénéficier dans la même période d’une progression salariale ou professionnelle.

Informer

La loi prévoit que chaque salarié soit informé lors de son embauche de l’existence et du processus de l’entretien professionnel. A fortiori, les entreprises doivent donc informer leurs collaborateurs de la mise en œuvre de ces entretiens. Cela implique de définir le processus, l’animer et élaborer un support d’entretien. Des modèles vous sont présentés au chapitre 5.

Les entreprises doivent informer les salariés de la possibilité de faire appel à un Conseiller en Évolution Professionnelle (CEP)10.

Les pénalités

Toutes les entreprises de 50 salariés et plus qui n’auront pas rempli les obligations faisant l’objet du bilan sexennal (soit avoir fait trois entretiens professionnels et appliqué au salarié deux des trois mesures précitées) devront abonder le CPF du salarié concerné. L’abondement est de 100 heures pour un collaborateur à temps plein et 130 heures pour un temps partiel. Le coût, à ce jour, est de 30,00 €/heure soit 3 000,00 € pour un salarié à temps plein (ou 3 900,00 € pour un temps partiel).

Il y aura donc autant de pénalités que de salariés concernés et l’entreprise devra adresser chaque année à son OPCA11 la liste des salariés bénéficiaires de l’abondement correctif. Le règlement est adressé à l’OPCA avant le 1er mars de chaque année. À défaut de règlement, l’entreprise verse au trésor public le montant non réglé majoré de 100 %.

Les entreprises de moins de 50 salariés ont les mêmes obligations mais les pénalités ne sont pas, à ce jour, applicables.

Ces dispositions peuvent faire l’objet d’un contrôle par l’inspecteur du travail ou les services de la formation professionnelle.

Les institutions représentatives du personnel ont accès à ce qui est fait par l’entreprise à ce niveau, notamment le Comité d’entreprise.

Enfin, les juges peuvent sanctionner l’employeur qui n’aura pas maintenu l’employabilité du salarié par l’attribution de dommages et intérêts à la personne concernée.

Est-ce le rôle du manager de mener l’entretien professionnel ?

La question se pose de déterminer qui mène les entretiens professionnels. Il y a trois réponses possibles à cette question : le manager, la fonction Ressources Humaines ou un consultant extérieur.

Dès l’Accord National Interprofessionnel du 5 décembre 2003 relatif à l’accès des salariés à la formation tout au long de la vie professionnelle12, les partenaires sociaux affirmaient leur point de vue : c’est au manager de réaliser l’entretien professionnel et l’entreprise doit lui permettre de jouer ce rôle.

En effet, il souligne la « mission essentielle que doit jouer le personnel d’encadrement dans l’information, l’accompagnement et la formation de tous les salariés de l’entreprise et dans l’élaboration du projet professionnel des salariés ».

Nous pourrions résumer ainsi les propositions d’accompagnement de cet ANI :

Figure 1.2 Les rôles de l’entreprise et des managers

Nous pouvons citer plusieurs intérêts pour le manager à réaliser lui-même cet entretien avec ses collaborateurs :

• Le tout premier est d’anticiper le besoin en compétences de son équipe en vue d’une performance maintenue dans le temps.

• Ensuite, cela permet à chacun de gérer les compétences de son équipe et à s’inscrire dans un développement de chaque collaborateur.

• Enfin, l’entretien est l’opportunité pour connaître les souhaits d’évolution de chacun et donc leur motivation actuelle et future par rapport à leur métier. C’est le moment de repérer les personnes qui ont besoin de changement !

Pour des raisons d’organisation, il arrive que ce soient les Ressources Humaines que les entreprises chargent de réaliser cet entretien. Cela risque d’amener trois difficultés :

• En terme de moyens : cela représente beaucoup d’entretiens à réaliser pour un responsable RH.

• Les RH, s’ils sont compétents à échanger avec le collaborateur sur son évolution professionnelle, un changement de métier, un parcours de formation, risquent toutefois de rencontrer une limite sur l’aspect technique du métier.

• Les managers risquent de se sentir beaucoup moins impliqués. Or, la démarche ne peut atteindre ses objectifs sans leur participation active car étant sur le terrain, ils sont moteurs dans sa mise en application.

L’entretien professionnel mené par le manager sera plus en prise avec les aspects opérationnels. En tout état de cause, les personnes en charge des ressources humaines dans l’entreprise sont en appui des managers pour leur apporter aide et conseil.

« La personne qui a le plus d’influence sur moi n’est pas celle qui fait de grandes choses, mais celle qui me rend capable de faire de grandes choses. »

Mary Parker Follet

Les différences avec les entretiens annuels d’évaluation

Des entretiens annuels ont été mis en place par bon nombre d’entreprises sous différentes appellations : entretiens d’évaluation, d’appréciation, d’activité, de progrès… Ces entretiens ne sont pas obligatoires (à l’exception de quelques branches professionnelles), ils relèvent de la politique ressources humaines de l’entreprise.

• Ils ont pour objectifs :

– d’amener managers et collaborateurs à évaluer la façon dont ces derniers assument leur fonction,

– de cibler les axes de progrès,

– de fixer des objectifs de résultats, d’activité et de performance et les besoins en formation opérationnelle.

La plupart des supports comportait une rubrique souhaits d’évolution.

Les principales différences portent sur quatre aspects principaux :

– L’entretien annuel comporte des évaluations portées sur les compétences du collaborateur et les axes de progrès pour assumer au mieux sa fonction actuelle. L’entretien professionnel n’a pas pour rôle d’évaluer mais de réfléchir à l’avenir du collaborateur.

– L’entretien annuel acte les objectifs opérationnels du collaborateur pour l’année à venir. L’entretien professionnel fait le point sur les besoins de l’entreprise et les souhaits du collaborateur dans la construction de son parcours professionnel.

– Les besoins en formation peuvent être présents dans les deux entretiens. Les entreprises vont donc devoir coordonner les deux démarches pour l’élaboration du plan de formation.

– Les souhaits d’évolution relèvent tout naturellement de l’entretien professionnel.

Tableau 1.1 Les spécificités de chacun des entretiens

ENTRETIEN ANNUEL

ENTRETIEN PROFESSIONNEL

Période traitée

Année passée/Année à venir

Avenir à court, moyen ou long terme

Objectifs

Bilan de la collaboration

Évaluation du travail réalisé

Fixations d’objectifs opérationnels

Évaluation de leur atteinte

Anticiper les évolutions des emplois

Établir un projet professionnel

Contexte

Opérationnel

La fonction et sa réalisation

Évolutions de l’emploi

Gestion des compétences

Mot-clé

Performance

Anticipation

Posture managériale

Évaluation

Décisionnaire

Aide à la réflexion

Information

La loi prévoit que les deux entretiens soient distincts l’un de l’autre. Dans la pratique, l’entretien professionnel peut être mené isolément voire sur une autre période de l’année ou couplé à l’entretien annuel. Si cette dernière hypothèse est retenue, il faudra différencier les deux espaces temps et utiliser deux supports distincts et tenir compte de la différence de posture du manager dans chacun de ces entretiens.

Ces dispositions sont à jour à la date de rédaction du présent chapitre, elles peuvent être modifiées ou complétées par de nouveaux textes réglementaires. Notre objectif n’est pas ici de développer tous les détails des obligations, nous vous conseillons donc de vous adresser à votre service RH pour les cas particuliers.

EXACT

INEXACT

1

L’entretien professionnel permet d’évaluer les compétences des collaborateurs.

2

L’entretien professionnel doit avoir lieu tous les 2 ans.

3

Un récapitulatif sur les entretiens réalisés, les formations suivies, les certifications acquises par l’ensemble des salariés de l’entreprise doit être réalisé tous les deux ans.

4

Les entretiens professionnels doivent être assortis d’un compte rendu pour en assurer la traçabilité.

5

L’un des objectifs de l’entretien professionnel est de rendre tout salarié acteur de son parcours professionnel.

6

Le collaborateur peut refuser l’entretien professionnel biennal.

7

L’entretien professionnel comporte l’identification des besoins en formation du salarié.

8

Le non-respect des obligations de l’entreprise entraîne des pénalités.

9

Le manager peut opérer une sélection sur les souhaits exprimés par le collaborateur.

10

L’entretien professionnel remplace l’entretien annuel.

11

Le contenu de l’entretien professionnel est défini par loi.

12

Entretien professionnel et entretien annuel d’évaluation peuvent être couplés dans une même rencontre.

13

Les salariés à temps partiel bénéficient de l’entretien professionnel.

14

L’état récapitulatif tous les 6 ans est à compléter par le manager.

15

L’entretien professionnel est en lien avec la GPEC de l’entreprise.

16

Chaque salarié doit avoir suivi au moins une formation ou avoir obtenu un élément de certification tous les 6 ans.

17

L’entreprise et le collaborateur sont co-responsables de l’employabilité de ce dernier.

18

Les salariés qui n’ont pas eu les 3 entretiens professionnels sur 6 ans voient leur CPF abondé de 3 000 euros.

19

Un accord de branche peut définir le contenu de l’entretien.

20

L’entretien professionnel est une occasion d’échanger avec un collaborateur sur sa rémunération.

Vous trouverez les corrections en annexe 1.

L’essentiel

►► L’entretien professionnel tous les deux ans est obligatoire pour toutes les entreprises.

►► Il doit être formalisé par un compte rendu.

►► Il a pour objectifs de permettre :

– au salarié d’être acteur de son parcours professionnel,

– au manager de développer les compétences, de son équipe et préparer les évolutions de son entité,

– à l’entreprise d’optimiser les trajectoires professionnelles, de ses salariés et anticiper les évolutions auxquelles elle va devoir faire face.

►► Un état récapitulatif par salarié doit être établi tous les six ans afin d’acter les actions qui ont été mises en œuvre au regard des obligations de l’employeur.

►► En cas de manquement à ses obligations l’entreprise (de 50 salariés et plus) devra s’acquitter de pénalités en abondant le CPF de chaque collaborateur concerné.

1. Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences.

2. Source INSEE « Taux de chômage selon la catégorie socioprofessionnelle » mis à jour le 10/02/2016.

3. Loi sur la formation professionnelle tout au long de la vie du 4 mai 2004.

4. Source : dossier de presse du Ministère du travail du 6 mars 2014.

5. Cf. annexe 6.

6. Cf. chapitre 3.

7. Validation des Acquis de l’Expérience – Cf. chapitre 3.

8. Certificat de Qualification Professionnelle – Cf. Glossaire en annexe 3.

9. Cf. Le rôle de la fonction RH chapitre 8.

10. Cf. Glossaire en annexe 3.

11. Organisme Paritaire Collecteur Agréé – Cf. annexe 5.

12. Cf. annexe 6.