Toutes les marques citées dans cet ouvrage sont des
marques déposées par leurs propriétaires respectifs.

Direction artistique : Élisabeth Hébert
Conception graphique : Élizabeth Riba

Mise en pages réalisée par Belle Page

© Dunod, 2020

11 rue Paul Bert, 92240 Malakoff
ISBN 978-2-10-081501-2

Avant-propos

Il n’est plus question aujourd’hui d’animer une réunion sans faire appel à des outils de communication modernes et PowerPoint, qui existe depuis déjà de nombreuses années, a su évoluer et devenir un élément incontournable de la suite de bureautique Microsoft Office. Vous allez apprendre dans cet ouvrage comment construire très rapidement une présentation et maîtriser les fonctions de base de PowerPoint, mais aussi découvrir tous les trucs et astuces pour exploiter au maximum les possibilités de cet outil, et surtout, puisque cela fait partie des nouveautés de la version 2019, comment introduire la 3D et exploiter les nouveaux effets visuels.

Tout au long de cet ouvrage nous supposons :

• qu’une version de PowerPoint est installée sur votre ordinateur (les captures d’écran ont été réalisées avec la version 2019) ;

• que vous maîtrisez toutes les techniques de base de clic, double-clic, copier-coller en informatique ;

• que vous avez téléchargé et installé les fichiers sources des exercices employés dans ce livre, accessibles depuis le site Dunod (www.dunod.com).

Illustration Vous trouverez sur la page de présentation de l’ouvrage sur le site Dunod (www.dunod.com) huit TP complémentaires qui vous guideront pour : afficher un filigrane, supprimer l’arrière-plan d’une photo, reproduire une animation sur plusieurs formes ou images, le Morphing, faire suivre une trajectoire à un objet, animer une phrase lettre par lettre, insérer une animation Flash et zoomer sur une image.

Présentation des exercices

L’interface de PowerPoint

Depuis Office 2007, l’interface utilisateur a pris la forme d’un Ruban. Les fonctions qui permettent d’agir sur les éléments d’un document sont rassemblées dans des onglets, tandis que les fonctions de gestion générale du document se trouvent en un emplacement unique situé à l’extrémité gauche du ruban : le bouton Office pour Office 2007 ou l’onglet Fichier pour Office 2010-2019. Lorsque vous cliquez sur le bouton Office ou sur l’onglet Fichier, PowerPoint passe en mode Backstage. Ce mode rassemble toutes les fonctions générales de gestion d’un document ou classeur Excel, dont l’ouverture, l’enregistrement ou l’impression d’un document. Les captures d’écran présentées dans ce livre ont été réalisées à l’aide de PowerPoint 2019. Si vous travaillez avec PowerPoint 2007, cliquez sur le bouton Office chaque fois que nous demanderons de cliquer sur l’onglet Fichier. Il est possible aussi que le nom des onglets dans votre version soit différent. L’onglet Création par exemple s’est transformé en onglet Conception.

1. Menu de la barre d’outils Accès rapide

2. Menu déroulant

3. Lanceur de boîte de dialogue

4. Groupe

5. Aide

6. Options d’affichage du ruban

7. Barre de contrôle de la fenêtre

8. Utilisateur Microsoft connecté

9. Afficher/masquer les commentaires

10. Bouton de partage de la présentation

11. Options d’affichage de la diapositive (Zoom)

12. Lancement du diaporama à partir de la diapositive active

13. Modes d’affichage

14. Afficher/masquer les notes du présentateur

15. Numéro de la diapositive active

16. Volet de navigation

17. Onglet

Création et mise en forme de la présentation

Les TP de cette première partie sont consacrés à toutes les opérations de démarrage et de mise en forme générale de la présentation : le choix du thème (polices et couleurs), le plan et le masque des diapositives. L’intérêt d’un outil tel que PowerPoint, c’est qu’aucune de ces opérations n’est irréversible et que vous pourrez y revenir à tout moment pendant le développement de la présentation.

Attention, au moment de choisir le thème, vous devez tenir compte de trois éléments essentiels :

•  les goûts et couleurs : une présentation est destinée à transmettre des informations. Les couleurs sont là pour soutenir votre effort et contribuer à faire ressortir les points les plus importants. Cependant, si elles sont trop agressives ou perçues comme de mauvais goût, elles vont détourner l’attention de votre auditoire plutôt que de la focaliser. Si vous choisissez l’originalité dans ce domaine, montrez la présentation à plusieurs personnes afin de vérifier que les couleurs choisies ont bien un impact positif ;

•  le contexte de la présentation : examinez les caractéristiques de la salle dans laquelle la présentation va se dérouler. Si elle est sombre, il faudra choisir un thème avec des couleurs claires. Si elle est claire, il faudra au contraire choisir des couleurs plus foncées et choisir un thème avec du contraste ;

•  les couleurs affichées sur votre écran d’ordinateur ne sont pas celles qui seront projetées : le vidéoprojecteur n’a pas les mêmes capacités graphiques qu’un écran, il altère les couleurs, et si vous projetez la présentation directement sur un mur, celui-ci peut aussi influencer l’aspect des couleurs, surtout s’il n’est pas blanc.

TP1 – Créer rapidement toutes les diapositives de la présentation

Vous avez appris qu’avant de se lancer dans la rédaction d’un document, il fallait en écrire le plan. C’est d’autant plus important avec PowerPoint que le plan dans cette application va automatiquement générer l’ensemble des diapositives de la présentation. Cela signifie qu’une fois que vous aurez écrit les différents sujets ou domaines à aborder sous la forme d’une simple suite de titres et sous-titres, le jeu de diapositives initial sera prêt. Il ne restera plus qu’à développer le contenu de chaque diapositive, mais pas trop, car elles sont uniquement destinées à structurer votre propos, pas à fournir un résumé d’informations.

Prérequis : néant

Fichier employé : néant

Temps de réalisation : 15 minutes

1

Lancez PowerPoint et choisissez Fichier, Nouveau, Nouvelle présentation pour démarrer une présentation complètement « vierge ». Vous pouvez aussi cliquer sur l’icône Nouveau de la barre d’outils Accès rapide. Si cette icône n’est pas visible, ouvrez le menu de cette barre (voir présentation de l’interface) et cliquez sur Nouveau.

2

Dans PowerPoint 2007-2010, le volet de navigation à gauche héberge les deux onglets Diapositives et Plan. Cliquez sur l’onglet Plan pour l’afficher. Dans les versions ultérieures, cet onglet fait partie de l’affichage Mode plan que vous sélectionnez sur l’onglet Affichage. Cet onglet propose aussi l’affichage Normal dans lequel le volet de navigation affiche une miniature des diapositives. Le chiffre 1 suivi d’une icône carrée représente la première diapositive.