Maquette de couverture : © Misteratomic

© Dunod, Paris, 2014, 2017

11, rue Paul Bert, 92240 Malakoff

www.dunod.com

ISBN : 978-2-10-076865-3

Ce document numérique a été réalisé par PCA

Du même auteur

– Pierre Mongin, Fabienne de Broeck, Enseigner autrement avec le mind mapping (Dunod, 2016).

– Pierre Mongin, Franck Tognini, et Cathy Kilian, Petit Manuel d’intelligence économique au quotidien : comment collecter, analyser, diffuser et protéger son information (Dunod, 2e éd., 2015).

– Jean-Luc Deladrière, Frédéric Le Bihan, Pierre Mongin et Denis Rebaud, Organisez vos idées avec le mind mapping (Dunod, 3e éd., 2014). Traduit en japonais, coréen, espagnol, vietnamien, et chinois.

– Xavier Delengaigne et Pierre Mongin, Organisez votre vie avec le mind mapping. Côté tête et côté cœur (InterEditions, 3e éd., 2016).

– Pierre Mongin, Mieux s’organiser, la stratégie du post-it et du kanban personnel (InterEditions, 2013).

Préface

En tant que fondateur du MOOC Gestion de projet1 de Centrale Lille (145 000 inscrits en 9 sessions), c’est avec plaisir que je préface Organisez vos projets avec le Mind Mapping. Il apporte un support papier complémentaire à la formation numérique offerte par le MOOC.

Si la gestion de projet se distingue de la gestion quotidienne d’une activité ou d’un service, un projet répond toujours à une commande, un nouveau besoin ou un besoin insatisfait. Il est ponctuel et limité dans le temps. Il implique des compétences transversales.

Auparavant les outils traditionnels de la gestion de projet (étude de faisabilité, contrat d’objectifs, analyse d’impact, diagrammes de Gantt) étaient surtout axés sur la planification, la coordination et la maîtrise des risques, il faut désormais leur ajouter plus de créativité.

Un projet était souvent défini comme un processus linéaire où il fallait mener à son terme un objectif préétabli. La dimension créative du projet, la phase où le besoin initial était interprété sous la forme d’un objectif original, était souvent réduite à un simple brainstorming.

Le Mind Mapping et le concept mapping apportés dans le MOOC Gestion de projet de Centrale Lille trouvent dans Organisez vos projets avec Mind Mapping, une forme complémentaire à la formation à distance. Le module de spécialisation « Management visuel de projet » est animé par Pierre Mongin.

La créativité s’appuie sur une alternance de pensées divergentes et de pensées convergentes. La pensée divergente fait primer la quantité sur la qualité, ne censure pas, ne juge pas, n’évalue pas non plus. La pensée convergente ordonne, organise et sélectionne. C’est là que le Mind Mapping apporte sa plus-value par rapport à la gestion de projet classique et taylorienne.

Le Mind Mapping ou carte mentale permet d’imaginer et de représenter graphiquement les idées, les valeurs du projet puis d’imaginer des associations d’idées pour construire une arborescence qui reflète la logique de raisonnement et de décision des éléments du projet. Le concept mapping va encore plus loin en représentant les idées en réseau sous forme de cartes panoramiques permettant de représenter les processus en grande largeur. C’est une dimension qui vous permettra de dépasser la taille de vos écrans et qui sera un outil de coopération précieux pour engager toutes les parties prenantes du projet.

Ces nouveaux outils apportent de la créativité, des boucles de rétroaction, avec leurs capacités de divergence et de convergence, selon l’avancée du projet. Le brainwriting apporte aussi des moments de réflexion individuelle et silencieuse qui précèdent les brainstormings classiques, collectifs et auditifs. La souplesse des Post-it® utilisés par le management visuel des idées et des actions du projet aident grandement à garder le cap. Vous découvrirez aussi de nombreuses astuces pour réussir les petits ou grands projets qui ponctuent votre quotidien. Ce livre révèle bien le passage d’un monde linéaire à un monde en réseaux.

Rémi Bachelet

Fondateur et animateur du MOOC Gestion de projet de Centrale Lille, primé dans les catégories « MOOC le plus populaire » et « MOOC le plus international » au MOOC of the Year 2017

1. Animé par une équipe de 25 bénévoles, c’est l’un des premiers MOOCs français : https://mooc.gestiondeprojet.pm.

LES + EN LIGNES

• En complément du livre, un chapitre sur le management visuel des objectifs de votre projet. Pour en savoir plus, rendez-vous sur la page de l’ouvrage sur le site www.dunod.fr.

• Le MOOC Gestion de projets : https://mooc.gestiondeprojet.pm, sur lequel vous pourrez accéder au module de spécialisation de « Management visuel de projet » de Pierre Mongin.

• Accès à la formation à distance « Gérez vos projets avec le Mind Mapping » dont Pierre Mongin est le formateur, sur www.spocenstock.eu ; accès à des micro-cours sur téléphone portable sur www.mindmanagement.org (une page est dédiée à la 3e édition de ce livre).

Introduction

En affaires, les succès se jouent souvent sur la capacité à manager le changement à l’aide de projets. Certains y parviendront plus rapidement que d’autres avec le mind mapping, les cartes conceptuelles et panoramiques. Les gains de productivité régulièrement observés dépassent les 4 à 5 heures hebdomadaires. Waouh ! Vous êtes partants ?

Manager un projet, c’est jongler au quotidien avec des objectifs, un planning, des hommes, un budget, une estimation des alternatives, des idées, des risques, et un système d’informations (comptes rendus de réunion, documents de fournisseurs, études de marché, spécifications, Table des charges, sécurité…).

Ce qui implique de communiquer avec des publics différents de manière simple en répondant à plusieurs questions :

– Vers quoi et pourquoi ? La vision du projet représentée sous forme de cartes panoramiques (story mapping) répondra à cette question.

– Que faire pour l’atteindre ? Le mind mapping donnera une cartographie des processus.

– Qui fera quoi et quand ? Le diagramme de Gantt et les cibles d’objectifs y veilleront.

– Comment ? Les procédures seront visualisées avec des cartes conceptuelles (concept mapping).

Nous sommes tous connectés à une jungle de lianes électroniques nous reliant vers des sites, des réseaux sociaux, des forums, des messageries. Avec toutes ces informations à portée de mains, on peut se poser la question : « Sommes-nous plus intelligents ou complètement ligotés ? »

Cette surcharge de données est inexploitable si vous ne savez pas vous y prendre. Elle crée de nouvelles contraintes aux projets.

Qui n’a pas vu des rapports de trois pages là où un simple dessin ou un schéma aurait suffi ? Qui n’a pas participé à des réunions de trois heures où chacun essaye de comprendre verbalement le problème, jusqu’à ce que quelqu’un dessine un vague schéma et que tous les participants comprennent aussitôt la solution proposée ?

Une explication visuelle dissipe la confusion en décrivant une information complexe à expliquer verbalement. Elle la rend encore plus claire, concise et concrète. Cela permet de prendre plus vite des décisions éclairées.

Nous vous proposons dans ce livre de nouvelles formes d’organisation et de communication de projets. Il faut élargir, en effet, la représentation du projet en ajoutant à l’écrit et aux diagrammes classiques, les éléments novateurs de la cartographie de l’information basés sur l’utilisation d’images dessinées.

Un dessin, même esquissé, peut être d’un apport extraordinaire en complément des mots pour analyser, comprendre, partager vos idées sur un projet. Sa richesse, avec un simple crayon et un papier provoque à la fois plaisir et convivialité dans des réunions ternes et grises. Tout le monde peut participer et s’engager alors dans la résolution d’un projet. Il stimule l’attention à un moment où les participants en profitent parfois pour lire leurs mails ou envoyer des textos, voire répondre au téléphone, sans être disponibles pour du partage collectif.

Si vous êtes capable de dessiner manuellement votre projet, alors vous le réaliserez. C’est cette facilité de mise en œuvre que le mind mapping, les cartes conceptuelles, panoramiques et les cibles d’objectifs vont vous procurer. Si vous utilisez les logiciels, vous pourrez créer de fantastiques dossiers électroniques regroupant toutes sortes de fichiers numériques.

Une image peut connecter stratégie et tactique d’une manière remarquable. Elle peut articuler le « qui fait quoi ? » avec « qui et quand ? » Sa valeur est alors clairement supérieure à mille mots et même mille fichiers (qui y seront rattachés) si vous travaillez avec les logiciels de mind mapping !

Découvrons comment vous allez pouvoir utiliser toute la force du graphisme visuel, de l’intelligence visuelle, de la cartographie de l’information pour optimiser la communication (et donc la performance) de vos projets.

Nous sommes des êtres visuels depuis l’aube des temps. Lascaux est un bon exemple. Mais pour une raison obscure, nous oublions cette simple vérité dès que nous entrons dans le monde des affaires.

Nous communiquons souvent par des documents et dossiers basés sur l’écrit classique, règlements, rapports, notes de service, bilans. C’est-à-dire sous forme linéaire, noir sur blanc, en utilisant les points, les lignes, les tableaux, les diagrammes, les tableaux de bord.

Or, précisément, comment diversifier les formes de message, comment utiliser la cartographie, utiliser les arborescences, les dessins, les images, la couleur, les flux, les lignes de temps dans notre communication en général et au service de nos projets en particulier ?

Dans les deux grandes parties de ce livre :

– vous découvrirez pourquoi la cartographie des idées, des processus et des procédures, les cartes panoramiques peuvent vous aider à communiquer et à réussir vos projets ;

– quels outils visuels utiliser pour obtenir l’impact maximal à chaque phase d’un projet. sur tous supports : papier, écrans d’ordinateurs, murs ?

La première partie explique pourquoi communiquer avec le mapping lors du projet.

La seconde partie montre comment. Elle s’appuie sur trois outils utilisés pour communiquer clairement, rapidement, en retenant l’attention, en augmentant la motivation des coproducteurs du projet et surtout en créant un espace de construction de la connaissance : le mind mapping, les cartes conceptuelles et panoramiques.

Six exemples issus de pratiques de terrain complètent ce livre :

– la création et la gestion d’un événement ;

– le management d’un projet d’entreprise ;

– le changement de modèle de distribution d’un grand discounter ;

– la concertation avec des habitants ;

– la prévention de la délinquance dans un quartier ;

– les plans communaux de sauvegarde.

Les objectifs du livre

« Près de la moitié de l’économie mondiale est liée à des activités conduites en mode projet, contre 5 % à 10 % seulement, il y a trente an », explique Christophe Brédillet, directeur du département management de projets à SKEMA-Lille.

Le mapping est devenu bien plus qu’un outil de créativité ou d’organisation des idées dans les entreprises : il est le cœur de leur gestion de projets, de veille partagée, des réunions.

Avec des organisations qui doivent toujours faire plus avec moins, vos projets peuvent s’appuyer sur des méthodes visuelles dépassant les diagrammes. Vous trouverez dans ce livre comment :

– donner du sens et de la cohérence à vos projets ;

– représenter et organiser le système d’informations d’un projet : vision, processus, procédures ;

– fournir avec des cartes, une image plus parlante pour l’esprit quand le langage écrit ou parlé atteint ses limites ;

– faciliter l’apprentissage et l’appropriation de concepts différents par les acteurs du projet ;

– travailler en groupe et communiquer en public ;

– travailler avec plus de plaisir en utilisant des dessins, des couleurs, des affiches, etc. que vous pourrez réaliser même si vous ne savez pas dessiner !

Enfin, il permettra aux chefs de projets de maîtriser un nouveau langage au-delà de l’oral, l’écrit et le corporel : le langage visuel.

Maîtriser la communication sous toutes ses formes, sans tomber sous la dictature de l’écrit est plus que jamais nécessaire. La « pensée visuelle » apporte de nouveaux outils, une complémentarité avec l’écrit et les graphiques, une accessibilité par le dessin, même ébauché, qui donne une liberté extraordinaire.

Les bénéfices du livre

Vos projets auront plus de chances de réussir grâce à une meilleure communication entre les participants. Plusieurs études montrent, en effet, que près de 75 % des projets n’aboutissent pas dans les délais prévus et près de 50 % avortent.

Vous pourrez communiquer plus facilement en dessinant soit à la main soit avec des logiciels simples à utiliser.

Vous accomplirez un excellent travail de groupe et obtiendrez de meilleurs résultats en créant des modèles visuels de vos projets. Ils expriment à la fois les changements quantitatifs mais aussi qualitatifs du projet en créant à partir de la méthodologie et des exemples fournis vos propres affiches de suivi de projet.

Vous travaillerez en équipe à construire des cartes stratégiques et développer un langage visuel commun. Cela clarifiera le sens des mots employés.

Vous penserez plus vite et plus clairement grâce aux quatre outils visuels proposés : le mind mapping, les cartes conceptuelles, les cartes panoramiques et les cibles Goalscape (cf. chapitre en ligne ; voir page 6 de ce livre pour y accéder).

Vous présenterez vos rapports en allant à l’essentiel visuellement en une page par carte. Vous trouverez des exemples détaillés étape par étape pour vous permettre de voir les avantages apportés par la visualisation pour résoudre un problème.

Chaque chapitre apportera des solutions visuelles et des idées simples pour résoudre vos soucis quotidiens de communication, de créativité et de compétitivité. Ce qui est un formidable avantage pour vous.

Utilisées dans les plus grandes comme dans de petites organisations, nous les enseignons dans plusieurs écoles comme HEC, NEOMA Reims, centre de formation de la Banque de France, CNFPT, URFIST/école des Chartes, IRA, ESJ, universités de Lille, de Provence, de Bogota, mais également au CNRS, pour Leroy-Merlin, Decathlon…

Les cartes sont des outils pour nous aider à reconnaître où nous sommes, où nous voulons aller et nous dire quand nous sommes arrivés à destination. La pensée visuelle parcourt tout ce livre, comme c’est le cas à tout instant dans les organisations.

« Regardez prudemment vos pensées pour qu’elles dominent vos mots. Gérez et observer vos mots pour qu’ils deviennent vos actions. Considérez et jugez vos actions pour qu’ils deviennent vos habitudes. Apprenez et regardez vos habitudes pour qu’elles deviennent vos Valeurs. Comprenez et embrassez vos Valeurs pour qu’elles deviennent votre Destinée » (Mahatma Gandhi).

Partie 1

Pourquoi le Mind Mapping est-il efficace ?

Chapitre 1

La visualisation de l’information

Les objectifs de la visualisation de l’information

Notre capacité à visualiser de l’information joue un rôle majeur dans nos processus cognitifs. Pour représenter le monde qui nous entoure, les méthodes graphiques permettent d’appréhender des données abstraites. Mais les techniques informatiques avec leurs énormes capacités de recueil et de génération de données provoquent souvent un volume et un éparpillement contre-productif.

Tout au long d’un projet, il existe un besoin de rassembler simplement des données. La visualisation simple de l’information peut nous aider à y répondre.

Cette information peut comprendre des données, des processus, des relations, des concepts. Sa représentation nécessite de manipuler des formes graphiques : points, lignes, formes, images, texte, surface et leurs attributs : couleur, intensité, taille, position, forme, mouvement.

Les objectifs de la visualisation de l’information sont de :

– comprendre quantitativement et qualitativement le contenu de l’information ;

– permettre à l’utilisateur de faire des relations spatiales entre les idées, de proposer des explications ou de prendre des décisions ;

– d’utiliser pour cela des bouts de dessins, des arborescences, des nuages, des tendances, des émergences, tant sur des cartes globales que sur des éléments isolés ;

– communiquer des informations d’un projet via des cartes de « géographie cognitive » ou de simples dessins crayonnés ;

– faciliter la découverte d’itinéraires pour atteindre des objectifs à l’aide de cartes, comme lorsque nous voyageons.

Les avantages de la pensée visuelle

La visualisation de l’information est indissociable de l’interaction. En effet, le grand avantage des cartes ou des dessins, c’est la possibilité d’agir directement sur l’interface. Nous pouvons agir sur les représentations graphiques beaucoup plus facilement que sur un texte. Nous pouvons explorer les tableaux, les filtrer en n’observant qu’une partie pour nous concentrer que sur les parties qui nous intéressent. Une carte est toujours observable à trois niveaux : global, partiel ou détaillé.

Bref, les interactions possibles avec les représentations visuelles permettent d’avoir une vue d’ensemble, de se focaliser, de filtrer, de détailler, de voir les relations entre les objets, d’avoir l’historique des actions, d’extraire.

Au fil de votre lecture, vous trouverez des outils simples, à courbe d’apprentissage rapide pour tous les membres de l’équipe projet. Ces outils fournissent une vue d’ensemble visible instantanément montrant :

– les objectifs ;

– les lignes de temps ;

– les responsabilités ;

– les allocations de ressources ;

– les délégations ;

– les coûts et les interdépendances entre les actions.

Figure 1.1 – Travailler avec des visuels en gestion de projets (carte conceptuelle)

La puissance du visuel

Les résultats des recherches de la Wharton School of Business confirment ce que beaucoup de personnes pensent intuitivement :

– le langage visuel (par l’augmentation du ratio éléments visuels/mots) permet de créer une communication plus efficiente, un meilleur apprentissage et une meilleure résolution de problèmes ;

– le langage visuel aide à la prise de décision : 64 % des groupes qui utilisent le langage visuel prennent leurs décisions immédiatement après une présentation visuelle contre 49 % en réunions classiques. Cela se traduit par des réunions plus courtes dans 24 % des cas ;

– le langage visuel promeut un consensus de groupe dans 79 % contre 58 % des cas ;

– le langage visuel est persuasif : 67 % des présentateurs utilisant le langage visuel et verbal convainquent leur auditoire contre 50 % ayant une présentation uniquement verbale ;

– le langage visuel est plus efficient dans les résolutions de problèmes et d’apprentissage : 77 % contre 54 % utilisant uniquement des textes et des diagrammes séparés ;

– l’efficience du langage visuel en apprentissage : le langage visuel produit des scores plus élevés de compréhension en moins de temps : la vitesse constatée augmente de 10 % à 150 % lors de tests de programmation.

Les visuels sont un excellent moyen de fournir de larges volumes d’informations en très peu de temps. Les diagrammes et les graphiques sont des outils puissants pour rendre l’information plus visuelle et engageante. Toutefois, dans une situation nouvelle, ils atteignent vite leurs limites. Ainsi, lorsque les explorateurs revenaient de pays lointains, ils décrivaient des créatures inconnues et étranges. Des artistes tentaient de les dessiner d’après leurs descriptions verbales. Mais les artistes avaient du mal, par exemple, à représenter un éléphant que personne n’avait jamais vu auparavant.

Figure 1.2 – Éléphant

En gérant des projets, vous êtes proche de cette condition puisqu’un projet est par définition unique et la situation nouvelle. Imaginez donc que vous devez expliquer ce qu’est un éléphant à l’aide de diagrammes et de graphiques. Cela donnerait ceci :

Figure 1.3 – Graphique éléphant

Certes, les diagrammes et les graphiques sont des outils puissants pour décrire des collections de données. Toutefois, il arrive de plus en plus souvent qu’ils soient incapables de communiquer vos idées (et plus généralement tout ce qui est qualitatif, les émotions, le sensible).

Le langage visuel transcende les effets contraignants de l’alphabet

John Culkin, un disciple de Mac Luhan, a écrit : « L’alphabet est un tunnel. Tous les sens doivent désormais se faufiler par le trou étroit de l’imprimé. L’audible, l’imagé, le tactile, l’olfactif, tout doit être traduit en visuel et en abstrait. La réalité doit être compressée à travers le tunnel de l’alphabet. » La réalité sort en un jet, elle est segmentée, séquentielle. Elle est fragmentée le long d’une ligne droite. C’est analytique. Elle est restreinte. Elle est réduite à un sens. Elle devient susceptible de perspective et de point de vue unique, elle devient uniforme et répétable. Le langage visuel perd l’énorme restriction de l’alphabet et de la prose. Avec le langage visuel, il est possible de naviguer dans le panorama. Cela ne nous évitera pas de devoir filtrer les données. Nous devons traduire les données que nous recevons de nos sens et des systèmes conceptuels. Le langage visuel ouvre les larges portes de la communication. Il fournit plus de données avec une plus grande complexité, et plus de précisions, et nuances.

Figure 1.4 – Les mots ou les images (© Luis Garcia)

La force de la pensée visuelle dans les projets

Les travailleurs demandent à utiliser le visuel pour :

– expliquer leurs idées, faire des connexions, argumenter… ;

– attirer l’attention rapidement, nous sommes rentrés dans la gestion de l’attention ;

– aider à apprendre rapidement et plus efficacement.

Changer les images peut changer le monde.

Figure 1.5 – La théorie de Boulding

La théorie de Boulding (1953) n’a jamais été autant d’actualité. La thèse principale de son livre The Image : Knowledge of Life in Society (1956, Ann Arbor, The University of Michigan Press) et sa traduction française sous le titre de L’image (1966, Paris, UGE, collection 10/18) est la suivante : le pouvoir d’intégration (integrative power) est la forme ou la facette la plus significative de la puissance. Car sans la légitimité, qui est un aspect majeur du pouvoir d’intégration, la dissuasion (threat power) et la puissance économique ne peuvent pas parvenir à grand-chose.

Nos « images du monde » sont notre représentation ou notre interprétation du monde. Le point de départ est que nous « connaissons » le monde, les autres et nous-mêmes par les « images » que nous en avons. Tout comportement s’éclaire ensuite par l’identification de ces images et leurs transformations. Sans changer les images, rien ne change. Or un projet, c’est bien changer une situation insatisfaisante. Pour changer, il faut modifier les images.

L’émergence du langage visuel

Le monde moderne de haute technologie avec son business global mondialisé, ses réseaux de télécommunications conduit à un usage croissant du langage visuel. Le monde accroît sa complexité, tout comme la vitesse à laquelle nous devons résoudre nos problèmes de gestion d’entreprises. Dans le même temps, les problèmes sociaux, économiques et environnementaux s’accroissent. Il devient de plus en plus critique et nécessaire d’avoir à la fois une vision globale et détaillée de nos projets. D’où l’utilité de plus en plus forte du langage visuel dans nos vies. A contrario, Twitter avec ses cent quarante caractères est un peu court pour expliquer la complexité du monde.

Explorons donc ensemble le langage visuel pour gérer nos projets.

L’évolution dans les entreprises de l’utilisation du visuel ces dernières années

La carte conceptuelle (figure 1.6, page 26) montre le sens de l’évolution de plus en plus visuelle des différents outils utilisés au cours de ces dernières années dans les organisations.

Figure 1.6 – Évolution de l’utilisation des outils de visualisation

Cette carte conceptuelle est confortée par la figure 1.7 (page 27) sur la culture visuelle où l’on distingue facilement tous les facteurs qui animent cette convergence.

Tandis que beaucoup d’animateurs de réunions ou de conférences s’attachent à créer des présentations produites par ordinateur, le tableau blanc reste apprécié. C’est même l’un des médias de présentation les plus efficaces de tous.

Investir beaucoup d’argent dans les aides visuelles high tech n’est pas forcément gage d’une présentation de qualité. Les meilleurs visuels sont souvent les plus simples. D’ailleurs, utiliser les aides visuelles a pour but de valoriser votre présentation, et non pas de la reléguer au second plan. Et, puisque la plupart des présentations ont lieu le plus souvent devant de petits groupes, le tableau de conférence est un outil intéressant. Il fonctionne sans électricité. Avec une craie (ou un feutre) et une surface plane, le tour est joué.

Figure 1.7– Le développement de la culture visuelle

Même Bill Gates utilisait un tableau blanc. Quand vous entriez dans son bureau, un immense tableau blanc et des feutres lui permettaient de dessiner sur les murs des arborescences en mind mapping. Cela étonnait toujours les visiteurs qui pensaient rentrer dans un univers à la Star Wars. La tradition s’est perpétuée chez Microsoft, puisque dans leurs salles de réunion, les murs sont entièrement composés de tableaux blancs. Il est même possible de dessiner sur les sols (source : Les Échos, mai 2010). Steve Jobs faisait de même.

Une explication en quelques coups de crayon, de feutres, de post-it® sur un tableau est réalisable par tout le monde.

Le besoin d’être sur la même page, au sens propre comme au sens figuré, est essentiel pour des discussions productives, que ce soit vous ou l’un des hommes les plus influents de la planète.

L’opposition de deux cultures

Un projet est comme la force de cavalerie dans une bataille. Il vient renforcer les fantassins qui combattent à pied. Mais, c’est un intrus dans la vie d’une organisation. En effet, s’il représente un moyen de développer des stratégies assurant sa pérennité à l’avenir, il vient prendre des forces habituellement tournées vers la résolution de problèmes quotidiens et routiniers. L’équipe projet empruntera à divers services des ressources (en particulier humaines) qui manqueront au travail journalier et au contrôle des chefs de service classiques.

Figure 1.8 – Cultures opposées

Cette opposition crée un environnement défavorable de départ. Vous devrez donc être particulièrement persuasif pour convaincre de l’utilité de votre projet. Il vous faudra de plus créer une vision commune à tous les acteurs. Cette vision pourra se créer à l’aide de cartes panoramiques.

À défaut, le cycle de la routine des opérations reprendra le dessus sur le cycle de l’innovation, des projets. Pour innover, une des pistes, est le travail par projets.

Figure 1.9 – Des mondes cycliques

Mind Mapping, cartes conceptuelles et panoramiques : une réponse au travail par projets

Définitions

Nous allons souvent parler de cartographie (mapping). Avant tout, définissons le mind mapping, les cartes conceptuelles, les cartes panoramiques et les cibles qui seront les quatre principaux outils que vous allez découvrir pour mener à bien vos projets :

– le mind mapping est une représentation en arborescence d’une hiérarchie des liaisons qui peuvent exister entre les éléments d’un domaine, une idée, une réalisation qui a une existence réelle ou virtuelle. Elle va permettre de représenter les processus ;

– une carte conceptuelle met en relation des concepts illustrés d’un mot et liés entre eux par un qualificatif (ex : principalement), un verbe (fournit des), une conjonction (et), etc. qui spécifie la nature du lien. Elle va permettre de représenter les procédures. Les liens logiques sont stables ;

– une carte panoramique est une représentation visuelle de « l’horizon de travail » de votre projet. Elle va permettre d’inclure le récit du projet, des mots, des listes, des images, des lignes de temps…

– une cible représente les objectifs (voir Chapitre 10).

Le mind mapping, les cartes conceptuelles, panoramiques, les cibles, parce qu’ils se présentent sous forme d’images, sont aussi des photographies : vous pouvez y voir des objets, des personnes et leurs relations spatiales.

Le mind mapping est :

– une bonne façon d’organiser les idées ;

– une manière novatrice de prendre des notes (d’une conférence, de parler, de discussion, etc.) ;

– une façon de cartographier les processus d’un projet ;

– une technique efficace de révision ;

– une approche structurée de plus de remue-méninges ;

– un moyen d’encourager ceux qui sont bons en dessin et croquis ;

– suffisamment simple pour que tout le monde puisse en faire ;

– elle permet de représenter les contenus en contexte, ce qui offre un pouvoir d’organisation du sens suffisamment puissant pour être un outil de formation ;

– chaque individu peut se créer sa propre carte conceptuelle ou heuristique, celle à même de lui assurer la meilleure représentation de son monde et de sa compréhension.

Figure 1.10 – Exemple de carte de mind mapping d’un projet

Figure 1.11 – Exemple de carte conceptuelle

Figure 1.12 – Une carte panoramique (© Luis Garcia)

Voici maintenant les cartes panoramiques, elles acceptent toutes formes de représentations les mots, les listes, les tableaux, les lignes de temps, les images, les couleurs, les symboles, les graphiques. Elles n’ont qu’une seule règle, celle de ne pas en avoir !

Contrairement au mind mapping et au concept mapping qui ont des règles, elles offrent un espace de liberté qui en fait des cartes paysages, semblables à ce que votre vue vous propose à tout instant à 360 degrés. Elles serviront d’horizon de travail à tous les membres de votre projet indiquant la destination vers laquelle vous vous rendez et le contexte du voyage. Ainsi le mind mapping pour les processus, les cartes conceptuelles pour les procédures, les cartes panoramiques pour les objectifs, l’horizon de travail, le contexte présentent exactement ce que vous trouvez dans un cockpit d’avion. Dans le cockpit, vous avez un horizon, un tableau de bord, des check-lists et des manettes pour piloter.

Sur le tableau de bord, le pilote obtiendra sur ses écrans toutes les informations nécessaires : vitesse, quantité de carburant disponible… sans se déplacer. Mais au-delà d’un simple tableau de bord, vous embrassez le contexte, les forces et les faiblesses qui vous entourent et la direction vers laquelle vous vous dirigez.

Le pilote de projet peut agir alors sur tout et à tout moment : temps, ressources, hommes, connaissances.

Les différences entre mind mapping, cartes conceptuelles et panoramiques

La popularité du mind mapping dans les entreprises a occulté jusqu’à présent les potentiels des cartes conceptuelles ou panoramiques.

Construire une mind map®, une carte conceptuelle ou panoramique est une activité créatrice qui suscite l’intérêt des participants aux projets parce qu’ils sont à la fois les penseurs et les décideurs. La carte représente leur compréhension. Ils sont « propriétaires » de cette activité et de ses résultats.

Le mind mapping, les cartes conceptuelles et panoramiques sont des outils de gestion d’un projet, avec des différences mais aussi et surtout des complémentarités :

– dans le mind mapping, l’objectif est de créer une image ou un schéma d’une idée ou un thème en écrivant les mots et l’enregistrement des liens entre les idées comme des branches. Il est clairement lié à la réflexion, mais il peut aussi être utilisé comme une technique permettant de prendre des notes, de résumer ou de réviser des idées. Une mind map® typique ressemble à un arbre avec beaucoup de branches entourées de rameaux à 360 degrés ;

– avec le concept mapping, la relation entre les idées est explorée de façon plus précise. Les liens entres les idées sont signifiés. Une carte conceptuelle typique ressemblera plus à un site web avec des relations explicites entre les concepts.

Nous verrons que le mind mapping s’emploie plutôt en phases de préparation et de réalisation du projet. Il sert à représenter les processus. Un processus est constitué d’un ensemble de procédures. Les cartes conceptuelles sont, elles, utilisées en phase d’appropriation du projet pour présenter des procédures. Une procédure est un ensemble de règles stabilisées à suivre pour obtenir un résultat. Une carte panoramique sera un support visuel montrant le contexte du projet. Un chapitre entier par carte précisera ces notions.

Complémentarités mind mapping, cartes conceptuelles, cartes panoramiques

Une mind map® aura une forme en étoile. Elle ressemblera avec ses branches, à un neurone avec ses axones. Le mind mapping est une représentation des relations autour d’un noyau, centrée sur cette cellule.

Une carte conceptuelle aura une forme en réseau. Les cartes conceptuelles sont multi-noyaux. Elles se rapprochent encore plus du fonctionnement de notre cerveau en créant une visualisation expliquée des relations entre les neurones de notre cerveau sur un sujet. C’est une véritable image de la coalition de nos neurones, sur un point particulier à un instant donné. Par nos expériences, nos formations, personne n’a jamais le même « plan de câblage » sur un sujet que les personnes avec lesquelles ils confrontent ses idées.

Quant aux cartes panoramiques, ce sont des cartes paysages. Elles accueillent toutes formes de représentation graphiques : mots, images, symboles, listes, graphiques, couleurs, formes, lignes de temps, tableaux, mind mapping, cartes conceptuelles.

Exemples

Découvrons une carte en mind mapping et une ligne de temps.

Figure 1.13 – Carte en mind mapping : les écoles de management

Figure 1.14 – Ligne de temps : les écoles de management

Depuis les années cinquante nous sommes passés de l’âge mécanique à l’ère de l’information, de la physique newtonienne à la physique quantique, d’une culture de l’auditif vers une culture du visuel, en réseau et interactive. La carte de mind mapping et la ligne de temps sur les différentes écoles de management (figure 1.13 réalisée avec le logiciel Mindview) vous donnent déjà une idée de ce que vous pourrez dessiner pour donner du sens et de la cohérence à votre projet.

Voici donc un premier exemple de carte mentale informatisée. Que voyez-vous ? Un noyau central, une arborescence déployée ici à droite pour des raisons de mise en page, des mots-clés, des images, de la couleur (voir le Table central pour d’autres exemples). Nous y reviendrons.

La représentation sous forme de carte mentale peut se transformer en un clic en une représentation linéaire, une ligne de temps. Le résultat se trouve figure 1.14 (page 37). C’est une autre possibilité de repérage chronologique particulièrement utile en gérer un projet.

Les besoins d’un projet

Certains besoins existent comme :

– travailler toujours plus vite et avec de moins en moins de moyens, d’où une course à la productivité ;

– obtenir des résultats en augmentation à la fin de chaque trimestre, ce qui met une pression terrible sur les travailleurs ;

– coordonner des équipes dispersées géographiquement. Ce phénomène s’accentuera à l’avenir en raison des coûts croissants pour se déplacer et prévenir les risques climatiques. L’accroissement de la complexité des procédures permises par les logiciels informatiques dépasse de plus en plus la capacité des personnes à s’adapter au changement. En effet, notre capacité de traitement reste sensiblement toujours égale, tandis que dans le même temps, la masse de données augmente inexorablement. Les coordinateurs de projet ont besoin d’être informés en temps réel des dérives du projet. Les ressources pour le réaliser sont rares que ce soit des « ressources humaine », du temps, de l’argent, des informations, des locaux. Ils doivent prendre des décisions éclairées ;

– savoir ce qui va arriver pour réagir rapidement.

Le mind mapping a apporté un changement considérable. Il permet aujourd’hui d’arriver avec une carte qui sert d’ossature et de suivi des projets. Une seule consolidation hebdomadaire suffit pour mettre à jour tous les aspects durant le temps du projet. Après une à deux semaines, le chef de projet voit les avancées de son projet d’un seul coup d’œil. Il peut suivre au jour le jour tous les progrès significatifs, les dépendances de certaines actions vis-à-vis d’autres. Les discussions autour du projet deviennent plus courtes, pour faire le point et se focaliser sur les points clés, les éléments essentiels du projet. Vous pouvez alors aisément rapporter à votre conseil d’administration des connaissances disponibles autour du projet sans l’aide des coordinateurs de projet. À plusieurs reprises, sa portabilité, même son utilisation sans électricité, de simples post-it® peuvent y pourvoir.

Enfin, parmi les difficultés figure le manque d’alignement entre la vision, les valeurs et les actions, connaître la dérive des coûts, informer et motiver une multiplicité d’acteurs, gérer un trop-plein de données, et échanger.

Améliorer la productivité

Seulement trois jours productifs par semaine au travail !

Une enquête Microsoft a montré que nous avons trois jours productifs par semaine au travail (source : enquête Microsoft 2008, basée sur les réponses de 38 000 personnes dans 190 pays).

La plupart des personnes interrogées lors de cette enquête considèrent qu’elles travaillent de plus en plus longtemps, mais sont moins productives.

Les travailleurs du monde entier considèrent comme improductif environ un tiers de leur semaine de travail en moyenne.

Les personnes interrogées qui travaillent en moyenne 45 heures par semaine considèrent qu’environ 17 de ces heures sont improductives. Les personnes passent 5,6 heures chaque semaine en réunion, 69 % des réunions ne sont pas productives.

Seulement 34 % ont des outils de planification éprouvés et des techniques pour les aider à gagner plus de temps et d’équilibre dans leur vie. Ces personnes disent qu’elles reçoivent en moyenne quarante-deux courriers électroniques par jour.

Plus de 50 % des défaillances de projet sont dues à des raisons externes aux projets. Les pièges de productivité les plus communs sont des objectifs peu clairs, le manque de communication entre les équipes et des réunions inefficaces.

Il a été constaté, depuis l’origine de ces études il y a trente ans, que les compétences les plus cruciales pour la productivité des travailleurs sont l’efficacité à :

– communiquer à travers de multiples frontières ;

– partager des documents importants ;

– gérer des volumes toujours plus importants d’informations.

Les travailleurs souhaitent obtenir le meilleur des logiciels qu’ils emploient.

On le voit, la demande de mieux s’organiser et de tirer le meilleur de ses logiciels (si on en utilise) est en forte augmentation, mais aussi et surtout celle de trouver des moyens simples de gérer un projet ! Il y a là un besoin que la « pensée visuelle » est capable de satisfaire, pour peu qu’on y consacre un peu de temps.

Nous avons vu aussi que nous pouvons nous appuyer sur les représentations visuelles pour communiquer au-delà des mots. Examinons maintenant la situation quotidienne des managers. Quels outils utilisent-ils ?