Réinformatiser une bibliothèque

Anna Svenbro (dir.)

DOI : 10.4000/books.pressesenssib.6441

Éditeur : Presses de l’enssib

Lieu d'édition : Villeurbanne

Année d'édition : 2017

Date de mise en ligne : 24 avril 2019

Collection : La Boîte à outils

ISBN électronique : 9782375460931

http://books.openedition.org

Édition imprimée

ISBN : 9791091281607

Nombre de pages : 216

Référence électronique

SVENBRO, Anna (dir.). Réinformatiser une bibliothèque. Nouvelle édition [en ligne]. Villeurbanne : Presses de l’enssib, 2017 (généré le 18 septembre 2020). Disponible sur Internet : <http://books.openedition.org/pressesenssib/6441>. ISBN : 9782375460931. DOI : https://doi.org/10.4000/books.pressesenssib.6441.

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© Presses de l’enssib, 2017

Conditions d’utilisation :
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Les bibliothèques sont amenées à acquérir des logiciels métiers variés ou à en changer selon une périodicité définie. Or, les systèmes d’information documentaires ont subi de profondes mutations au cours de la dernière décennie, parallèlement à l’essor de la documentation électronique et des nouveaux supports, ainsi qu’aux mutations du Web. De nouveaux besoins, outils et services sont apparus.
Cet ouvrage apporte des réponses concrètes tant aux questions des diverses étapes d’un projet de réinformatisation à conduire, qu’à celles soulevées par l’offre logicielle actuelle et à venir.

Anna Svenbro

Adjointe au responsable du service informatique, Bibliothèque interuniversitaire de santé - Pôle médecine-odontologie (Paris)

Note de l’éditeur

Je tiens à exprimer toute ma reconnaissance à Catherine Jackson, directrice de la collection, pour sa patiente bienveillance, son écoute attentive, sa disponibilité sans faille : sa part est déterminante dans le succès de l’élaboration du présent ouvrage. Mes remerciements vont également à Thierry Claerr et Noëlle Balley pour leurs conseils avisés. Enfin, toute ma gratitude va à chacun des auteurs ayant contribué à ce livre, pour leur professionnalisme, leur engagement et leur fiabilité dans cette entreprise au long cours. Anna Svenbro

Sommaire

Mode d’emploi

Anna Svenbro

Une synthèse des enjeux principaux et un mode opératoire pour chaque étape

Questions de méthode, questions de technique

Présentation de l’ouvrage

Partie 1. Questions de méthode

Des premières réflexions au dossier de préfiguration :

analyse des besoins et choix des orientations

Jean-Paul Gaschignard

Le contexte administratif et politique

Les étapes d'une réinformatisation

Réinformatisation et réorganisation

Bilan d’étape : anticiper, analyser et travailler en équipe

Identifier des sources de financement : le cas de la médiathèque de Roubaix

Esther De Climmer

Le financeur « naturel » principal : la ville ou l’université

Réinformatiser une bibliothèque – une opération budgétairement importante

Le programme BNR à Roubaix, de la conception à la mise en œuvre

Préparer un marché public de réinformatisation :

des études préalables à l’analyse des réponses

Emmanuelle Asselin

Élaborer un marché public de réinformatisation : quatre phases principales

L’élaboration du dossier de consultation des entreprises* (DCE) : trois étapes

Rédiger un cahier des charges adapté à la mise en œuvre d’une réinformatisation

Emmanuelle Asselin

Des questions essentielles : pour qui et pourquoi ?

Le cahier des charges et du dossier de consultation des entreprises (DCE)

L’analyse des offres et le choix de la solution

Accompagner les changements de pratique dans un projet de réinformatisation

Catherine Storne-Sengel

Le contexte de la réinformatisation : tenir compte de l’environnement

La conduite du changement : un enjeu d’importance

Changement ou changement ? Entre théorie et pratique

Informatiser pour créer le réseau : le SIGB outil d’un projet fédérateur dans l’agglomération de Saint-Brieuc

Albane Lejeune

De l’idée première au marché public

De l’informatique documentaire à la définition d’une politique de services

Du suivi du réseau à la mise en perspective

Choisir une solution libre ou propriétaire

Alexandre Garcia et Anna Svenbro

Le choix d’une solution libre à la Bibliothèque francophone multimédia de Limoges (Bfm), état des lieux

Solutions propriétaires, solutions libres, solutions à demeure, solutions tiers-hébergées : les différents modèles économiques

Avant le choix de la solution : des questions essentielles

Perspectives autour du libre : et la mutualisation ?

Jusqu’à quel point externaliser ? La question de la maintenance

Valérie Bertrand et Sonia Bouis

Externaliser : les enjeux

Le contrat de maintenance

Spécificités des SIGB libres : l'exemple de Koha

KohaLa : un exemple de club utilisateurs de SIGB

Valérie Bertrand et Sonia Bouis

Partie 2. Questions techniques

Réussir la migration des données concernant les documents et les lecteurs

Alexandre Garcia et Anna Svenbro

Avant la migration : les questions préalables à se poser

Des anciennes bases aux nouvelles : questions techniques

De l’ancien fournisseur au nouveau : négocier la migration

Gérer les différentes applications au sein du système

Valérie Bertrand et Sonia Bouis

Foisonnement et mutation de l’offre

Les questions techniques à se poser

Retour d’expérience des bibliothèques de l’université Lyon 3

Articuler le SIGB avec d’autres systèmes d’information : la décisive urbanisation des systèmes d’information documentaire

Philippe Bourdenet et Anna Svenbro

S’intégrer ou s’articuler avec les autres applications du système informatique ?

Vers un nouvel ordre documentaire ?

Une urbanisation des SID synonyme de complexification

Lier les bases locales aux catalogues fédérés

Jean Bernon

Rêve de bibliothèque universelle et format MARC

Pourquoi et comment fédérer et lier des catalogues ?

Nouveaux outils : bases de connaissance et outils de découverte

Web de données et nouveaux modèles pour le catalogue

Le réseau suisse RERO

Thierry Clavel

Prospecter : quel avenir pour l’informatique documentaire ?

Sandrine Berthier

Gérer toutes les collections : dans l'attente de l'intégration papier-électronique

Déléguer la gestion des données non-documentaires

Perspectives : réintégrer les systèmes ?

FRBR, RDA, BibFrame : comment prendre en compte ces nouveaux standards ?

Thierry Clavel

Naviguer dans un univers bibliographique en mutation

Transition bibliographique française

Mémento

Anna Svenbro

Monter son projet de réinformatisation

Assurer le suivi de sa réinformatisation une fois l(es) outil(s) choisi(s)

Sigles et acronymes

Glossaire

Bibliographie

Liste des illustrations

Mode d’emploi

Anna Svenbro

Dans son ouvrage L’art d’informatiser une bibliothèque, paru en 1996, Pierre-Yves Duchemin soulignait qu’« un projet d’informatisation de bibliothèque est une opération généralement lourde et coûteuse, qui va entraîner de profonds bouleversements dans l’organisation interne de la bibliothèque »1. L’informatique documentaire et l’appropriation de l’outil informatique, à travers divers logiciels métiers, afin de gérer l’ensemble des activités, sont désormais une évidence, plus que jamais au cœur du fonctionnement des bibliothèques. Or, le constat de Pierre-Yves Duchemin, formulé il y a vingt ans, n’a pas pris une ride : qu’il s’agisse d’une informatisation ex nihilo ou d’une réinformatisation à partir d’un système existant, cette opération est souvent vécue au sein des bibliothèques comme l’épreuve du feu.

Une synthèse des enjeux principaux et un mode opératoire pour chaque étape

Ce n’est pourtant pas faute d’information suffisante : la littérature (certes surtout anglophone) sur le sujet a prospéré au gré des innovations apportées par les éditeurs à leurs produits. Au cours de la dernière décennie, les systèmes d’information documentaire (SID)2 ont subi de profondes mutations, tant au niveau des technologies employées que de celui des compétences mobilisées. Dans le même temps, l’accroissement de la documentation électronique se poursuit, de nouveaux supports apparaissent. L’offre logicielle documentaire s’accroît et se diversifie pour essayer de répondre aux nouveaux besoins. Le marché des systèmes intégrés de gestion de bibliothèque (SIGB) a connu une importante reconfiguration, avec la fin de la commercialisation de nombreux produits, l’obsolescence d’autres, la mise sur le marché de nouvelles offres logicielles destinées à les remplacer, et la montée de l’open source3. L’architecture des systèmes, tournant jusqu’alors autour des SIGB, connaît des évolutions significatives, notamment du fait des nouvelles pratiques des usagers. Celle-ci s’est complexifiée : elle peut prendre en charge de plus en plus de tâches bibliothéconomiques, parfois bien loin du rôle traditionnel de gestion des collections physiques de la bibliothèque. Nombreuses sont les études de cas (dont la bibliographie du présent ouvrage donnera un très bref aperçu) analysant tel ou tel aspect particulier, théorique ou pratique, de l’informatique documentaire ou d’une réinformatisation. Le sujet inspire également les étudiants et les chercheurs, à travers la rédaction d’un certain nombre de travaux universitaires. Pourtant, depuis l’ouvrage de Pierre-Yves Duchemin (réédité en 2000), prolongeant le livre d’Alain Jacquesson sur le même sujet4, et l’Aide-mémoire d’informatique documentaire d’Alexis Rivier5, publié en 2007, jusqu’à ces deux dernières années6, aucune monographie en France n’a tenté de faire la synthèse des questions qui peuvent surgir au cours de la réinformatisation d’un établissement.

Les professionnels des bibliothèques se retrouvent donc au milieu d’une jungle de publications, sans forcément avoir de vision d’ensemble, ni d’idées directrices pour organiser la réflexion sur la stratégie à adopter et les actions à mener. Ceci est d’autant plus problématique qu’un établissement, confronté aux autres réalités à gérer au quotidien, n’a pas toujours la possibilité d’aborder une réinformatisation objectivement ni avec la plus grande sérénité possible. Le temps est souvent une ressource rare pour analyser le terrain et les faits.

Questions de méthode, questions de technique

Cet ouvrage propose une analyse concrète, pas à pas, des questions qui surgissent lors d’une réinformatisation. Il suit les diverses étapes d’un projet de ce type, et croise des analyses variées, théoriques comme issues du terrain, provenant de diverses cultures d’établissements (bibliothèque universitaire [BU]/bibliothèque municipale [BM], solutions propriétaires ou libres, solutions à demeure ou hébergées dans le cloud) et de multiples expériences de réinformatisations passées ou en cours. Il n’évoque pas de manière exhaustive l’ensemble des connaissances théoriques et pratiques autour des réinformatisations mais est l’occasion d’exposer les raisons d’être respectives de projets qui animent de nos jours la sphère bibliothéconomique dans ce domaine.

Certaines grandes thématiques reviennent de façon récurrente dans le monde des bibliothèques : avenir des catalogues et du catalogage, constitution de bibliothèques numériques, gestion de la documentation électronique, services numériques aux usagers, etc. Ces sujets peuvent tout à fait être abordés en eux-mêmes. Pourtant, qu’une réinformatisation s’annonce dans un établissement, et toutes ces thématiques se croisent, à travers le choix des nouveaux outils constituant autant de briques des nouveaux SID. Les thématiques sont donc abordées à travers le prisme de problèmes concrets et de solutions réalistes, de scénarios à retenir ou rejeter, parfois bien loin des principes généraux. C’est pour cette raison que l’ouvrage adopte une démarche qui prend le terrain pour point de départ, à travers divers retours d’expériences, mais qui ne se refuse pas de prendre le recul nécessaire pour dégager un certain nombre de principes régissant les projets de réinformatisation, ni de systématiser les bonnes pratiques comme les points de vigilance à retenir. La théorisation autour des projets de réinformatisation se fait en gardant toujours à l’esprit le lecteur, confronté à la réalité de son propre établissement.

Ni traité théorique fournissant des solutions idéales, ni catalogue de solutions clefs en main consistant en l’adaptation bon gré mal gré de recettes déjà éprouvées, l’ouvrage voudrait plutôt être une boussole permettant au lecteur de se repérer dans un projet de réinformatisation mené dans un contexte et un terrain donnés. Il s’appuie sur l’implication des contributeurs dans divers chantiers de réinformatisation, et sur leurs points de vue, divers, engagés, au plus près de la complexité des projets. Chaque contribution, à travers l’expérience des contributeurs, est l’occasion d’identifier et d’analyser différents problèmes, d’évoquer un certain nombre de bonnes pratiques qui, si elles ne doivent pas être systématiquement imitées, sont une source d’inspiration, et d’alerter le lecteur sur des points d’attention dont dépendent la réussite ou l’échec d’un projet. Sur les questions de méthode comme sur les questions de technique, les contributions évoquent des pistes pour arriver à l’adoption d’une solution adéquate, tout en rappelant continûment la nécessité pour le lecteur d’adapter le plus possible sa réflexion au contexte particulier qui est le sien.

Présentation de l’ouvrage

Du point de vue de la méthode, une réinformatisation s’inscrit avant tout dans une démarche projet, tenant compte de divers aspects stratégiques et opérationnels. Jean-Paul Gaschignard retrace les étapes de la réflexion à mener dans l’analyse des besoins et le choix des orientations, pour construire le dossier de préfiguration d’une réinformatisation. Esther De Climmer se penche, quant à elle, sur un autre aspect essentiel d’une réinformatisation : une « opération budgétairement importante ». De la bonne identification des financeurs, qu’il s’agisse de la tutelle ou de partenaires extérieurs, dépend le succès de celle-ci. Or, l’analyse des besoins, la définition de la stratégie à adopter ainsi que des éléments budgétaires sont le cadre d’un élément incontournable du projet, qu’étudie Emmanuelle Asselin : la mise en place d’un marché public de réinformatisation et la rédaction du cahier des charges*7, document de référence tant pour l’établissement que pour le prestataire, d’un point de vue administratif, budgétaire et technique. Au-delà, un projet de réinformatisation a obligatoirement une dimension humaine, au sein d’un établissement ayant une histoire. Catherine Storne-Sengel observe comment celle-ci influe sur la manière dont les agents accueillent une réinformatisation, et souligne qu’on ne peut faire l’économie d’une approche tenant compte des éléments subjectifs, essayant de les expliquer et de les comprendre, sans pour autant les approuver ou les rejeter, afin de bien conduire et accompagner le changement. En effet, comme le souligne Albane Lejeune, une réinformatisation assortie d’une réflexion de fond sur l’organisation est un véritable « outil managérial », fédérant l’identité des structures de l’établissement et se mettant au service de son avenir. Aux défis organisationnels et humains correspondent des questions aussi méthodologiques que techniques. Le choix entre les logiciels libres ou propriétaires, dont les termes sont exposés par Alexandre Garcia et Anna Svenbro, compte parmi ceux dont les implications sont les plus grandes, au niveau comptable comme de la maintenance* logicielle et l’organisation du travail. Que les solutions choisies soient libres ou propriétaires, une réflexion préalable sur l’importance de l’externalisation dans le cadre de la maintenance, dont Valérie Bertrand et Sonia Bouis donnent les points importants, s’impose.

Les aspects techniques et opérationnels sont aussi déterminants dans le succès d’un projet de réinformatisation que la réflexion méthodologique et structurelle qui les appuie. L’étape capitale (souvent bien anxiogène) de la migration des données concernant les documents et les lecteurs est retracée par Alexandre Garcia et Anna Svenbro. Valérie Bertrand et Sonia Bouis relèvent, quant à elles, les points d’attention à ne pas négliger dans la gestion des différentes applications, une fois les données migrées au sein de la nouvelle architecture. C’est que le nouveau système, résultant de la réinformatisation, doit non seulement bien articuler ses divers modules, mais encore, comme le précisent Philippe Bourdenet et Anna Svenbro, interagir avec des systèmes d’information (SI) extérieurs. Le cas particulier de la liaison entre les bases locales du SID et les catalogues fédérés est étudié par Jean Bernon, à l’heure où le Web de données révolutionne l’information bibliographique. L’informatique documentaire est en perpétuelle mutation, Sandrine Berthier donne les principaux axes d’une démarche prospective pour être capable d’y faire face. La production des données bibliographiques au sein des systèmes informatiques documentaires est également sujette à de multiples changements, expliqués et éclaircis par Thierry Clavel.

Naviguant entre terrain et théorie, l’ouvrage se veut donc aussi pratique que pragmatique. Les auteurs espèrent qu’il pourra aider toute personne impliquée dans un projet de réinformatisation à l’état d’ébauche ou en cours d’achèvement, dans la prise des différentes décisions qui le jalonnent.

Notes

1 Pierre-Yves Duchemin, L’art d’informatiser une bibliothèque : guide pratique, Paris, Éditions du Cercle de la Librairie, 1996 (coll. Bibliothèques), p. 49.

2 Pour les sigles et acronymes, se reporter à la liste en fin d’ouvrage.

3 Tristan Müller, Choisir un SIGB libre, Montréal, Asted, 2013.

4 Alain Jacquesson, L’informatisation des bibliothèques : historique, stratégie et perspectives, Paris, Éditions du Cercle de la Librairie, 1992 (coll. Bibliothèques).

5 Alexis Rivier, Aide-mémoire d’informatique documentaire, Paris, Éditions du Cercle de la Librairie, 2007 (coll. Bibliothèques).

6 Xavier Galaup (dir.), Informatiser la gestion de sa bibliothèque, Paris, Association des bibliothécaires de France, 2016 (coll. Médiathèmes).

7 Les termes suivis d’un astérisque (à leur première occurrence) sont définis dans le glossaire en fin d’ouvrage.

Auteur

Anna Svenbro

Adjointe au responsable du Service informatique, Bibliothèque interuniversitaire de Santé - Pôle Médecine-Odontologie (Paris)

Partie 1. Questions de méthode

Des premières réflexions au dossier de préfiguration :

analyse des besoins et choix des orientations

Jean-Paul Gaschignard

Toute action humaine tant soit peu complexe peut être divisée en quatre phases : analyse des besoins, décision, exécution, évaluation. L'analyse des besoins, souvent négligée ou effectuée de manière peu méthodique, comme on fait intuitivement dans la vie courante, constitue une étape capitale, vitale pour tout projet important.

Seules seront abordées ici les analyses des besoins, et les réflexions sur les orientations à suivre, qui précèdent la décision formelle, prise par tous les décideurs concernés, et après que les financements aient été rassemblés, de lancer la réinformatisation d'une bibliothèque. À partir des démarches de gestion de projet couramment admises dans les grandes organisations, ce chapitre tentera de dégager des conseils et des principes généraux, utilisables et adaptables dans tous les établissements. Car les bibliothèques sont extrêmement variées : grandes ou petites, de lecture publique ou très spécialisées, et dans des contextes institutionnels parfois très différents entre eux.

Encadré. Réinformatisation, changement de logiciel ou de version : définitions

Il faut distinguer :

• la réinformatisation : renouvellement de tout le système d’information (SI) d'une bibliothèque, ou de son système intégré de gestion de bibliothèque (SIGB) ; de plus en plus, le SIGB (qui gère à la fois le catalogue et les prêts ou les consultations) devient un logiciel parmi d'autres au sein du SI ; la réinformatisation devient donc de plus en plus le changement de l'ensemble du SI. Le terme est ici employé dans ce sens ;
• le changement de logiciel : remplacement d'un logiciel par un autre ;
• le changement de version : pratiquement tous les logiciels ont des versions successives, désignées en général par des chiffres ; les changements de version peuvent avoir des enjeux importants (coûts, fonctionnalités) et demander beaucoup de travail à la bibliothèque, mais ces enjeux et ce travail seront presque toujours moindres que ceux demandés par un changement de logiciel.

Tableau 1. Les démarches de réinformatisation selon la taille des bibliothèques

Taille des bibliothèques
Critères ou conséquences
Démarche

Grande bibliothèque
plus de 40 personnes +/-un chef de projet informatique permanent et à temps plein ;une équipe de direction.
dossier de préfiguration complet avant la décision de réinformatiser ; groupes de travail de préparation et de suivi de la réinformatisation, comité de pilotage fréquent ; appel d’offres ; la tutelle dispose d’une direction des systèmes informatiques* (DSI) assez étoffée.

Bibliothèque moyenne
entre 5 et +/- 40 personnes ;un chef de projet informatique à temps partiel.
dossier de préfiguration, si possible complet, avant la décision de réinformatiser ; réunions de préparation et de suivi de la réinformatisation, souvent à thèmes, associant toutes les personnes qui utilisent beaucoup le SI ; appel d'offres ;la tutelle dispose d'un service informatique ou d'une DSI, en général en mesure de soutenir le projet et de le conseiller.

Petite bibliothèque
moins de 5 personnes salariées ;en général, le responsable de l'établissement est en même temps le chef de projet informatique ;l'achat implique une mise en concurrence, mais n'atteint souvent pas les seuils des appels d'offres ;la tutelle ne dispose souvent pas d'un service informatique en mesure d'aider le projet.
listez les fonctionnalités nécessaires à la bibliothèque, telles que vous les percevez ; prenez le temps d'y réfléchir, de relire cette liste à tête reposée, de la compléter ; même s’il est impossible de remplir toutes les rubriques du dossier de préfiguration, pensez-y : prenez des notes, listez les avantages et inconvénients des différentes solutions, tels que vous les percevez, revenez-y plusieurs fois, pour aller aussi loin que possible dans l'analyse ;faites de ce projet un projet collectif pour l’équipe : présentez-le et faites le discuter lors de réunions avec l'équipe, incitez chaque membre de l’équipe à y contribuer, prenez en compte les remarques ;formez-vous : lisez ce livre, et d'autres sur le même sujet ; interrogez des collègues de bibliothèques comparables, qui ont réinformatisé récemment ; si possible, discutez avec les fournisseurs lors de salons professionnels ;faites-vous conseiller et aider : par la bibliothèque départementale de prêt (BDP) pour les BM des communes de moins de 10 000 habitants, et souvent plus ; par le service commun de la documentation (SCD) pour les centres de documentation associés à des universités ; dans une grande ville, par la BM pour les bibliothèques associatives de lecture publique ou les centres de documentation assez grand public, par la BU pour les centres de documentation plus spécialisés ; en général, ils accepteront volontiers de donner des conseils ; surtout, ne restez pas isolé, à tenter de refaire le monde à vous tout seul !

Le contexte administratif et politique

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