Greg Harvey

Excel 2019

2e édition

Excel 2019 pour les Nuls, 2e édition

Titre de l’édition originale : Microsoft Excel 2019 For Dummies

Pour les Nuls est une marque déposée de Wiley Publishing, Inc.

For Dummies est une marque déposée de Wiley Publishing, Inc.

© Éditions First, un département d’Édi8, Paris, 2021.

Publié en accord avec Wiley Publishing, Inc.

Éditions First, un département d’Édi8

92 avenue de France

75013 Paris

Tél. : 01 44 16 09 00

Fax : 01 44 16 09 01

Courriel : firstinfo@efirst.com

Site Internet : www.pourlesnuls.fr

ISBN : 9782412074336

Dépôt légal : mai 2021

Mise en page : Catherine Kédémos

Cette œuvre est protégée par le droit d’auteur et strictement réservée à l’usage privé du client. Toute reproduction ou diffusion au profit de tiers, à titre gratuit ou onéreux, de tout ou partie de cette oeuvre est strictement interdite et constitue une contrefaçon prévue par les articles L 335-2 et suivants du Code de la propriété intellectuelle. L’éditeur se réserve le droit de poursuivre toute atteinte à ses droits de propriété intellectuelle devant les juridictions civiles ou pénales.

Ce livre numérique a été converti initialement au format EPUB par Isako www.isako.com à partir de l'édition papier du même ouvrage.

Introduction

Je suis très fier de vous présenter Excel 2019 pour les Nuls, la dernière version du livre préféré des Français consacré à Microsoft Office Excel 2019, et qui n’ont pas pour ambition de devenir des gourous du meilleur des tableurs actuellement présent sur le marché.

Ce livre traite des techniques fondamentales dont vous avez besoin pour créer, modifier, mettre en forme, et imprimer vos propres feuilles de calcul. En plus de vous apprendre à partager votre travail, ce livre explique comment insérer des graphiques, créer des listes de données, et exécuter des analyses. Ne vous inquiétez pas ! Il s’agira pour vous d’apprendre à réaliser facilement ces diverses opérations. En effet, ce livre se concentre sur les feuilles de calcul qui restent les documents Excel que les utilisateurs manipulent quotidiennement. Donc, allons à l’essentiel, toujours et encore.

À propos de ce livre

Ce livre n’a pas été conçu pour être lu chronologiquement du début à la fin. Bien que ses chapitres soient strictement organisés afin de permettre une formation progressive à l’utilisation d’Excel, chaque sujet traité peut être appréhendé indépendamment des autres.

Chaque étude répond à la simple question de savoir comment utiliser efficacement une fonction indispensable. En effet, dans Excel comme dans la plupart des logiciels sophistiqués, il existe plusieurs manières de réaliser une même tâche. Pour éviter toute confusion dans votre esprit, je ne vous présenterai que la technique la plus pertinente. Bien entendu, lorsque vous maîtriserez votre niveau d’expérience d’Excel, vous pourrez tester d’autres méthodes afin de les ajouter à votre panoplie de savoir-faire.

Ce livre effectue quelques renvois à d’autres sections et chapitres qui vous communiqueront des informations supplémentaires sur un sujet spécifique. C’est une méthode efficace pour approfondir une technique et enrichir vos connaissances. Mais, rien ne vous oblige à consulter ces renvois. Vous pouvez très bien aborder ce livre comme s’ils n’existaient pas.

Comment utiliser ce livre

Ce livre doit être considéré comme un guide. Commencez par regarder un sujet pour lequel vous manquez d’informations. Pour cela, reportez-vous à la table des matières ou à l’index. Ensuite, consultez directement la section du livre traitant du sujet en question. J’expose les choses de manière naturelle, exactement comme si je me tenais près de vous pour vous expliquer comment réaliser telle et telle tâche étape par étape.

Ce que vous pouvez ignorer

Lorsque vous suivez une procédure décrite pas à pas, vous pouvez très bien ignorer tout le texte qui n’est pas en caractères gras.

Autant que faire se peut, j’ai essayé d’isoler du texte principal toutes les informations techniques que vous retrouvez généralement dans des encadrés, c’est-à-dire des blocs de texte reposant sur un arrière-plan gris. Souvent, ces sections sont précédées d’une icône qui permet d’identifier la nature des informations qu’elles contiennent. Rien ne vous oblige à lire ce contenu technique.

Mes présomptions à votre sujet

La rédaction d’un livre abordable pour le profane nécessite de faire quelques hypothèses sur les lecteurs. La première est une lapalissade. En effet, je suppose, à juste titre j’espère, que vous avez besoin d’utiliser Excel dans votre travail ou vos études. Et si je pousse encore plus loin mes suppositions, je pense que votre objectif n’est pas de devenir un spécialiste d’Excel. Si tel est le cas, croyez-moi, ce livre est définitivement fait pour vous. Mais, si vous êtes débutant et que vous avez envie de devenir un gourou du tableur, eh bien vous avez également frappé à la bonne porte. Ce livre vous apprendra les bases d’Excel que vous pourrez dépasser lorsque vous les maîtriserez totalement.

Je suppose également que vous disposez d’Excel 2019 (qui fait généralement partie de la suite Office 2019). Je présume aussi que cette version est installée sur un ordinateur fonctionnant sous Windows 10. En effet, Excel 2019 est la première version du logiciel qui ne peut pas s’installer sur d’anciennes versions de Windows, et notamment la très populaire Windows 7. En revanche, je ne suppose pas que vous utilisez Excel 2019 assis devant un grand écran, et que vous effectuez toutes vos entrées au clavier et à la souris. Avec l’apparition des tablettes Microsoft Surface 4 et de bien d’autres tablettes Windows, vous avez aujourd’hui la possibilité de travailler du bout des doigts ou d’un stylet en utilisant un clavier Windows Touch.

Pour traiter des différences qui existent entre une utilisation d’Excel 2019 sur un ordinateur de bureau ou portable standard, et sur un écran tactile, je présente les équivalents du « clic », double-clic », « glisser », etc., au Chapitre 1.

Ce livre est destiné aux utilisateurs de Microsoft Excel 2019 ! Du fait de la grande diversité d’appareils sur lesquels Excel peut être exécuté, et des emplacements de stockage de ses fichiers, vous risquez d’être un peu perdu si vous aviez l’habitude de travailler avec Excel 2007 ou 2010. En revanche, vous aurez parfaitement l‘habitude de travailler avec le Ruban, ce qui ne sera pas le cas des utilisateurs de versions antérieures à 2007.

Organisation de ce livre

Ce livre se compose de six parties qui contiennent au moins deux chapitres chacune. Chaque chapitre est divisé en sections qui couvrent les bases du sujet qu’elles traitent. Mais ne vous mettez pas martèle en tête. Peu importe que vous appreniez à mettre en forme une feuille de calcul avant de savoir la modifier. L’important est que vous trouviez l’information dont vous avez besoin quand vous en avez besoin.

Si cela vous intéresse, la prochaine section résume le contenu de chacune des parties de ce livre magnifique.

Première partie : Partir du bon pied avec Excel 2019

Comme vous pouvez l’imaginer, cette partie s’intéresse aux fondamentaux du programme tels que : comment exécuter Excel 2019, en identifier les parties à l’écran, entrer des données dans un classeur, enregistrer un document, etc. Si vous débutez sans aucune connaissance d’Excel, vous devez impérativement lire le Chapitre 1 pour comprendre les secrets du Ruban. Ensuite, vous pourrez commencer à créer des classeurs et à remplir des feuilles de calcul comme expliqué au Chapitre 2.

Deuxième partie : Éditer sans pleurer

Dans cette partie, je vous apprends à éditer des feuilles de calcul pour leur donner un meilleur aspect. Vous verrez comment apporter des modifications majeures sans provoquer de désastre. Passez au Chapitre 3 pour apprendre à mettre en forme des données afin d’améliorer la lisibilité du contenu d’une feuille de calcul. Le Chapitre 4 explique comment organiser, supprimer, ou insérer de nouvelles informations. Enfin, consultez le Chapitre 5 pour découvrir comment imprimer votre produit fini.

Troisième partie : Rester dans le bon ordre des choses

Je vous communique ici de nombreuses astuces pour organiser vos données dans des feuilles de calcul. Le Chapitre 6 regorge de bonnes idées sur la manière de garder une trace de vos données et sur leur organisation dans une simple feuille de calcul. Le Chapitre 7 présente les tenants et les aboutissants du travail avec des données des différentes feuilles de calcul d’un même classeur. Vous verrez également comment transférer des données entre les feuilles de calcul de différents classeurs.

Quatrième partie : Analyser des données

Cette partie se compose de deux chapitres. Le Chapitre 8 présente les différents types d’analyse de scénarios, y compris la création de tables de données à une ou deux entrées. Vous verrez également comment rechercher des valeurs cibles, et créer différentes hypothèses avec le Gestionnaire de scénarios. Le Chapitre 9 présente les très puissantes fonctions de tableau croisé dynamique et de graphique croisé dynamique qui permettent de résumer et de filtrer de grandes quantités de données dans une table ou une liste de données, sous la forme d’un tableau ou d’un graphique compact.

Cinquième partie : Au-delà de la feuille de calcul

J’explore ici d’autres aspects d’Excel. Au Chapitre 10, je montre comment il est ridiculement facile de créer un graphique à partir des données d’une feuille de calcul. Le Chapitre 11 expose la création de listes de données afin de suivre et d’organiser de grandes quantités d’informations. Au Chapitre 12, vous verrez comment utiliser des compléments pour augmenter les possibilités d’Excel, pour ajouter des liens hypertextes afin d’atteindre rapidement d’autres emplacements d’une feuille de calcul, de nouveaux documents, et même des pages Web, mais aussi comment enregistrer des macros pour automatiser certaines tâches.

Sixième partie : Les dix commandements

Comme le veut la tradition des livres Pour les Nuls, la dernière partie de cet ouvrage est consacrée au top 10 des trucs et des astuces les plus utiles. Cette ultime partie se compose de trois chapitres. Le Chapitre 13 présente dix astuces à connaître lorsque vous exécutez ce programme. Le Chapitre 14 liste les dix meilleures fonctions pour gérer et préserver un nombre important de données dans Excel 2019. Enfin, le Chapitre 15 examine les dix fonctions qui permettent d’assurer la validité de vos données dans Excel.

Les conventions de ce livre

Les informations suivantes expliquent comment les choses se présentent dans ce livre. Les éditeurs appellent cela les conventions.

Sélectionner des commandes du Ruban

Tout au long de ce livre, vous exécuterez des séquences de commandes depuis le Ruban d’Excel. Ces séquences sont présentées de la manière suivante dans les paragraphes de ce livre :

Accueil/Copier

Cela signifie que vous devez cliquer sur l’onglet Accueil puis sur la commande Copier. Vous copiez ainsi, dans le Presse-papiers d’Excel, le contenu de cellules ou des graphiques sélectionnés.

Certaines commandes du Ruban se situent dans des sous-menus. Ainsi, lorsque vous lisez ceci :

Formules/Options de calcul/Manuel

cela signifie que vous devez cliquer sur l’onglet Formules, ouvrir le menu local Options de calcul, et cliquer sur Manuel.

Parfois, vous serez amené à taper du contenu au clavier, notamment dans des cellules spécifiques d’une feuille de calcul. Dans ce cas, le texte est écrit en gras. Par exemple, =SOMME(A2:B2) signifie que vous devez saisir exactement ce qui est écrit en gras, c’est-à-dire le signe égal, suivi du mot SOMME, une parenthèse gauche, le texte A2:B2 (sans oublier les deux points entre les références de ces deux cellules), et la parenthèse droite. Enfin, pour valider cette saisie, vous devez appuyer sur la touche Entrée de votre clavier.

Occasionnellement, j’indique des combinaisons de touches, c’est-à-dire des raccourcis clavier qui permettent d’exécuter des commandes sans recourir à la souris. Les raccourcis sont indiqués sous cette forme : Alt + FS ou Ctrl + S. Lorsque vous pressez Alt, des lettres apparaissent au niveau des onglets du Ruban. Relâchez Alt et appuyez sur la lettre de l’onglet contenant la commande à exécuter. Ensuite, appuyez sur la lettre correspondant à ladite commande et qui est affichée dans l’onglet ouvert.

Lorsque vous exécutez un raccourci clavier avec la touche Ctrl, vous devez la maintenir enfoncée, puis appuyer sur la lettre indiquée. Vous n’ajouterez la touche Maj que si elle est spécifiée dans le raccourci, comme Ctrl + Maj + C.

Excel 2019 ne comporte qu’un seul menu déroulant (Fichier) et une barre d’outils (dite barre d’outils Accès rapide). Vous ouvrez le menu Fichier en cliquant sur l’onglet Fichier, ou en exécutant le raccourci Alt + F. Vous accédez alors à ce que l’on appelle le Backstage d’Excel. La barre d’outils Accès rapide et ses boutons se situe en haut à gauche de l’interface.

Enfin, vous noterez une différence dans la manière dont les noms des options des boîtes de dialogue sont orthographiés. En effet, afin de les différencier du corps du texte de mes explications, je les écris avec la première lettre en majuscule.

Les icônes de ce livre

Les icônes suivantes sont placées dans la marge pour attirer votre attention sur un contenu particulier que vous lirez ou pas.

Cette icône attire votre attention sur une discussion pointue dont vous pouvez parfaitement vous passer.

Voici une icône intéressante qui permet de réaliser plus facilement certaines opérations.

Cette icône communique une information qu’il est conseillé de mémoriser pour gagner en productivité.

Voici une alerte dont il est vivement recommandé de prendre connaissance sous peine de courir à la catastrophe.

Cette icône communique une astuce sur l’utilisation d’Excel avec un écran tactile.

Et maintenant ?

Si vous n’avez jamais travaillé dans une feuille de calcul, je vous suggère de lire le Chapitre 1 afin d’apprécier les possibilités globales d’Excel. Ensuite, lorsqu’un besoin se fera sentir comme « Comment copier une formule ? », ou « Comment imprimer une section spécifique de ma feuille de calcul ? », consultez la table des matières ou l’index afin de trouver l’information appropriée.

Partie 1 Partir du bon pied avec Excel 2019

Dans cette partie

Découvrir le Ruban et l’interface utilisateur d’Excel.

•

Se familiariser avec les principaux onglets et boutons de commande.

•

Personnaliser la barre d’outils Accès rapide.

•

Lancer (et quitter) Excel 2019.

•

Obtenir une assistance avec l’onglet Aide et la fonction Dites-nous.

•

Utiliser les principaux boutons et commandes qui gèrent la saisie des données.

•

Récupérer un classeur égaré quand les choses tournent mal.

DANS CE CHAPITRE

Sélectionner des commandes à partir du Ruban.

•

Personnaliser la barre d’outils Accès rapide.

•

Les méthodes pour lancer Excel 2019.

•

Surfer dans un classeur et une feuille de calcul.

•

Exécuter des actions grâce à la fonction Dites-nous.

Chapitre 1 Excel 2019 pour son utilisateur

Comme dans les versions précédentes du programme, l’interface utilisateur a été débarrassée de ses menus déroulants, volets et barres d’outils. Tous ces éléments sont remplacés par un bandeau unique placé dans la partie supérieure de la feuille de calcul, appelé Ruban. Les commandes sont réparties dans des groupes logiques les rendant ainsi facilement et rapidement accessibles.

Ajoutez à ce Ruban un onglet Fichier et la barre d’outils Accès rapide, auxquels se joignent quelques volets de tâches (Presse-papiers, Images Clipart et Rechercher) et vous disposez de la version d’Excel la plus facile à utiliser jamais commercialisée. Elle vous offre les moyens les plus commodes de faire des calculs sur vos données, de produire de très beaux rapports financiers aussi bien que d’organiser vos données et d’en faire des graphiques, autrement dit de faire toutes ces choses merveilleuses pour lesquelles vous utilisez Excel.

Mieux encore, l’interface utilisateur d’Excel 2019 contient toutes sortes d’éléments graphiques qui accélèrent le travail dans les feuilles de calcul et en facilitent la gestion. L’Aperçu instantané permet d’obtenir une prévisualisation de la mise en forme d’une feuille de calcul. Ainsi, avant d’appliquer une pareille modification, il est possible d’obtenir un aperçu du contenu d’une cellule dans une police de caractères particulière. Idem pour la mise en forme d’un tableau, ou l’application d’un graphique. Cet Aperçu instantané s’étend désormais aux nouvelles commandes de Graphiques recommandés, de Tableaux croisés dynamiques recommandés, d’Analyse rapide, ceci afin de prévisualiser le format de vos données avant de l’appliquer.

Excel 2019 prend également en charge l’affichage Mise en page qui montre les règles et les marges, ainsi que des en-têtes et des pieds de page pour chaque feuille de calcul. Vous disposez également d’un curseur Zoom en bas à droite de l’interface pour effectuer des zooms avant et arrière sur les données de vos classeurs. Enfin, Excel 2019 met à votre disposition un grand nombre de galeries qui facilitent la mise en forme des feuilles de calcul et des graphiques grâce, notamment, à la fonction d’Aperçu instantané.

L’interface utilisateur et son Ruban

Lorsque vous ouvrez Excel, un écran de démarrage représenté à la Figure 1.1 apparaît. Choisissez Nouveau classeur pour ouvrir un classeur vierge ou optez pour un des autres modèles proposés. Si aucun ne fait votre bonheur, n’hésitez pas à surfer sur le Net pour en trouver d’autres. Quand vous aurez exploité le programme pendant un certain temps, vous trouverez, dans le volet gauche, la liste des classeurs que vous aurez récemment utilisés, au cas où vous souhaiteriez les ouvrir de nouveau.

Si vous optez pour Nouveau classeur, le programme vous ouvre un nouveau classeur (qu’il baptise Classeur1 et qu’il dote d’une feuille de calcul : Feuil1) (Figure 1.2).

Cette fenêtre se compose des éléments suivants :

• L’onglet Fichier, qui ouvre la fenêtre, dont le volet de gauche, appelé Backstage (les coulisses… comme au théâtre !) contient toutes les commandes relatives au fichier, notamment Enregistrer, Ouvrir (sélectionné par défaut), Imprimer, Partager, Exporter, Publier et Fermer, ainsi qu’un bouton Options qui permet de modifier les paramètres par défaut d’Excel. Vous y découvrirez également le bouton Compte qui donne accès à des informations concernant l’utilisateur du programme. Une nouvelle rubrique Votre avis permet de communiquer vos impressions à Microsoft sous la forme d’un message ou plus simplement d’un smiley. Pour quitter cette vue Backstage, appuyez sur la touche Echap de votre clavier. Vous revenez alors à la feuille de calcul.

Figure 1.1 L’écran de démarrage d’Excel 2019 permet de créer un nouveau classeur vierge, d’utiliser un modèle, comme base, ou de rouvrir un classeur récemment utilisé.

Figure 1.2 Voilà où vous débarquez après avoir choisi Nouveau classeur dans l’écran de démarrage.

• La barre d’outils Accès rapide, qui contient des boutons sur lesquels vous pouvez cliquer pour accomplir des tâches d’usage courant, par exemple enregistrer votre travail ou bien annuler ou répéter une modification. Vous pouvez la personnaliser en choisissant les boutons de commande qu’elle doit ou non afficher.

• Le Ruban, qui contient la majeure partie des commandes d’Excel, réparties dans un certain nombre d’onglets et de groupes allant d’Accueil à Affichage.

• La barre de formule, qui affiche l’adresse de la cellule sélectionnée ainsi que son contenu.

• La zone de feuille de calcul, qui contient toutes les cellules de la feuille de calcul en cours, identifiées par des en-têtes de colonnes au moyen de lettres sur le bord supérieur et par des en-têtes de lignes utilisant des nombres sur le bord gauche, avec des onglets permettant de sélectionner une autre feuille de calcul du classeur, une barre de défilement horizontale sur le bord inférieur pour se déplacer vers la droite et vers la gauche dans la feuille de calcul, et une barre de défilement verticale sur le bord droit pour se déplacer vers le haut et vers le bas dans la feuille de calcul.

• La barre d’état, qui indique dans quel mode se trouve le programme et quelles touches spéciales sont activées, vous permet de sélectionner une autre feuille de calcul et de faire un zoom avant ou arrière sur la feuille de calcul affichée.

Que se passe-t-il en coulisses ?

L’onglet Fichier est situé à gauche de l’onglet Accueil du Ruban, juste sous la barre Accès rapide.

Cliquer sur Fichier donne accès à la vue Backstage. Si vous y validez l’option Informations, vous obtiendrez des données sur l’état du classeur Excel actuellement ouvert et actif (Figure 1.3).

La fenêtre Informations est divisée en deux parties. Celle de gauche contient de grands boutons servant à modifier les autorisations du classeur et à restreindre sa diffusion. Celle de droite distille des informations sur les propriétés du document, dont certaines, comme Titres, Mots-clés, ou encore Catégorie. Si vous ne pouvez pas modifier l’Auteur originel, vous pouvez en revanche en ajouter un en cliquant sur Ajouter un auteur. Si vous travaillez avec un écran de taille modeste, cliquez sur le lien Afficher toutes les propriétés pour accéder à d’autres rubriques.

Sous l’option Informations se trouvent les commandes Nouveau, Enregistrer, Enregistrer sous, Historique, Imprimer, Partager, Exporter, Publier, et Fermer, commandes classiques de gestion des fichiers. En avant-dernière position, un bouton Compte vous donne accès, à droite, au volet du même nom. Vous y trouverez des informations sur l’utilisateur, la connexion et le compte Microsoft Office. Comme indiqué plus haut dans ce chapitre, le bouton Votre avis vous permet de dire à Microsoft ce que vous pensez de la nouvelle version d’Excel. Enfin, le bouton Options donne accès aux réglages des paramètres d’Excel 2019.

Figure 1.3 Les commandes disponibles en coulisses à gauche ; les informations à droite.

Cliquez sur Ouvrir pour ouvrir un classeur que vous avez déjà créé. Excel vous affiche à droite la liste des classeurs récents ; il vous suffit de cliquer, dans la liste, sur le nom du classeur auquel vous voulez accéder.

Pour fermer la vue Backstage et revenir à l’affichage normal de la feuille de calcul, cliquez sur la flèche gauche située en haut à gauche du volet ou appuyez tout simplement sur la touche Échap de votre clavier.

Utiliser le Ruban d’Excel

Le Ruban (Figure 1.4) rend directement accessibles, dans des onglets, les commandes les plus utilisées.

Le Ruban est constitué des éléments suivants :

• Des onglets, qui présentent les commandes par catégories.

• Des groupes, qui regroupent les commandes relatives à une tâche particulière.

• Des boutons de commande qui, dans chaque groupe, vous permettent d’accomplir une action ou d’ouvrir une galerie dans laquelle vous pourrez cliquer sur la miniature de votre choix. Notez que, dans certains onglets, ces boutons sont regroupés en minibarres d’outils.

• Des déclencheurs de boîte de dialogue qui, ancrés dans l’angle inférieur droit de certains groupes, vous permettent d’ouvrir une boîte de dialogue qui propose des options supplémentaires.

Pour afficher une plus grande surface de votre feuille de calcul dans la fenêtre d’Excel, vous pouvez masquer le Ruban de manière à ce que seuls les onglets apparaissent. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le bouton Options d’affichage du Ruban situé au-dessus de l’onglet Partager. Un menu local apparaît avec trois commandes d’affichage : Masquer automatiquement le ruban, Afficher les onglets, Afficher les onglets et les commandes.

Figure 1.4 Le Ruban d’Excel se compose d’une série d’onglets contenant des boutons de commande répartis dans différents groupes.

Lorsque vous masquez automatiquement le Ruban, il suffit de placer le pointeur de la souris tout en haut de votre écran pour faire apparaître une barre verte horizontale très claire. Cliquez dessus pour afficher les onglets et les commandes. Vous pouvez également double-cliquer sur les trois petits points situés dans la partie supérieure droite de l’interface. Pour réafficher le Ruban, cliquez de nouveau sur le bouton Options d’affichage du ruban, et choisissez Afficher les onglets et les commandes.

Pour réduire rapidement le Ruban, faites un clic-droit dans un espace vide d’un des groupes de commandes. Dans le menu contextuel qui apparaît, exécutez la commande Réduire le ruban. Seuls les onglets sont alors visibles. Accédez aux commandes en cliquant sur le nom de l’onglet. Pour réafficher le Ruban, il suffit alors de double-cliquer sur le nom d’un onglet.

Les onglets du Ruban

La première fois que vous lancez Excel, son Ruban contient les onglets suivants, de la gauche vers la droite :

• Accueil, qui contient les boutons de commande normalement utilisés pour créer, mettre en forme et modifier une feuille de calcul, répartis dans les groupes Presse-papiers, Police, Alignement, Nombre, Style, Cellules et Édition.

• Insertion, qui contient les boutons de commande normalement utilisés pour ajouter divers éléments (dessins, tableaux, graphiques, graphiques sparklines, liens hypertextes, en-têtes et pieds de pages), répartis dans les groupes Formes, Tableaux, Illustrations, Graphiques, Graphiques sparklines, Diagrammes, Liens, Texte, et Symboles.

• Dessin contient des commandes qui permettent de dessiner sur vos documents. Cet onglet se compose des groupes Outils, Stylets, et Convertir.

Vous ne voyez pas l’onglet Dessin ? Il suffit de l’ajouter à votre Ruban. Pour cela, cliquez sur Fichier/Options. Dans la boîte de dialogue Options Excel, cliquez sur la rubrique Personnaliser le ruban du volet gauche. Dans la section Onglets principaux du volet droit, cochez la case Dessin. L’onglet correspondant sera ajouté au Ruban d’Excel.

• Mise en page, qui contient les boutons de commande normalement utilisés pour préparer une feuille de calcul pour l’impression ou réorganiser les dessins sur une feuille de calcul, répartis dans les groupes Thèmes, Mise en page, Mise à l’échelle et Options de la feuille de calcul et Organiser.

• Formules, qui contient les boutons de commande normalement utilisés pour ajouter des formules et des fonctions dans une feuille de calcul ou pour rechercher des erreurs dans une formule, répartis dans les groupes Bibliothèque de fonctions, Noms définis, Vérification des formules et Calcul.

• Données, qui contient les boutons de commande normalement utilisés pour importer, émettre des requêtes, mettre en évidence ou faire un sous-total des données d’une feuille de calcul. Il se compose des groupes Récupérer et transformer des données, Requêtes et connexions, Trier et filtrer, Outils de données, Prévisions, et Plan.

L’onglet Données s’enrichit du groupe Analyse lorsque vous activez un complément tel qu’Analysis ToolPak.

• Révision, qui contient les boutons de commande normalement utilisés pour vérifier, protéger et effectuer le suivi des modifications d’une feuille de calcul, répartis dans les groupes Vérification, Accessibilité, Aperçus, Langue, Commentaires, Protéger, et Entrée manuscrite.

Le bouton Masquer les entrées manuscrites du groupe Entrée manuscrite est présent sur les appareils tactiles qui exécutent Excel 2019, et sur les ordinateurs équipés d’une tablette graphique.

• Affichage, qui contient les boutons de commande normalement utilisés pour modifier l’affichage de la feuille de calcul, répartis dans les groupes Modes d’affichage, Afficher, Zoom, et Fenêtre.

• Aide contient des boutons de commande qui permettent de solliciter un support, d’afficher l’aide en ligne de Microsoft, d’envoyer un commentaire, mais aussi d’accéder à une formation en ligne.

• Partager est placé un peu à l’écart des autres onglets. Lorsque vous cliquez dessus, vous affichez un panneau Partager qui permet d’ajouter un emplacement de stockage distant (cloud) afin de collaborer avec d’autres utilisateurs en y enregistrant vos classeurs.

En plus de ces onglets standard, Excel dispose de l’onglet supplémentaire optionnel Développeur, que vous pouvez ajouter au Ruban si vous travaillez avec des macros et des fichiers XML.

Bien que ces onglets standard soient ceux que vous voyez toujours sur le Ruban lorsqu’il est affiché dans Excel, ils ne sont pas tout ce qui peut apparaître dans cette zone. Excel peut également y afficher des outils contextuels lorsque vous travaillez sur un objet que vous avez sélectionné dans la feuille de calcul, par exemple, une image insérée ou un graphique, ou un tableau que vous avez créé. Les noms des outils contextuels pour l’objet sélectionné apparaissent juste au-dessus de l’onglet ou des onglets associés à ces outils.

Par exemple, la Figure 1.5 montre une feuille de calcul dans laquelle on a cliqué sur le graphique afin de le sélectionner. Cette sélection fait apparaître l’onglet Outils de graphique à droite de l’onglet Affichage. Il se compose de deux onglets supplémentaires : Création (sélectionné par défaut) et Format. Notez également que les boutons de commande de l’onglet Création sont répartis dans les groupes Type, Données, Disposition du graphique, et Emplacement.

Figure 1.5 Lorsque vous sélectionnez certains objets dans la feuille de calcul, Excel ajoute au Ruban des outils contextuels avec leurs propres onglets, groupes et boutons.

Lorsque vous désélectionnez l’objet en cliquant sur la feuille à l’extérieur de celui-ci, l’outil contextuel disparaît immédiatement du Ruban, qui ne laisse plus apparaître que les onglets habituels.

Sélectionner des commandes via le clavier et la souris

Excel 2019 est capable de tourner sur une foule de dispositifs distincts. C’est en vous fondant sur le type de matériel que vous exploitez, mais aussi sur les périphériques qui lui sont connectés que vous choisirez la méthode la plus efficace d’invoquer des commandes du Ruban.

Par exemple, lorsque j’utilise Excel 2019 sur ma Surface Book 2 en mode bureau, j’active des commandes du Ruban sensiblement de la même manière que lorsque j’utilise Excel sur un ordinateur de bureau équipé d’un clavier et d’une souris, ou que sur un ordinateur portable équipé d’une dalle tactile.

En revanche, lorsque j’utilise Excel 2019 sur ma Surface Book 2 en mode tablette, j’active les onglets et les commandes du bout de mon index ou avec un stylet.

Si vous disposez d’un clavier et d’une souris, la méthode la plus simple pour sélectionner une commande du Ruban consiste à cliquer sur l’onglet où elle se trouve, puis sur le bouton qui la représente dans son groupe. Ainsi, pour introduire, dans votre feuille de calcul, une image en ligne, cliquez sur l’onglet Insertion, puis sur le bouton Illustrations et, enfin, sur Images, ce qui vous garantira l’accès à la boîte de dialogue Insérer des images.

Si vous êtes un as du clavier, voici une autre méthode pour sélectionner facilement des commandes du Ruban : appuyer sur la touche Alt, la relâcher, puis appuyer sur la lettre qui correspond à celle affichée sur l’onglet que vous voulez sélectionner. Lorsque vous enfoncez la touche Alt et la relâchez aussitôt, Excel affiche les touches de raccourci pour tous les onglets du Ruban. Lorsque vous appuyez alors sur la touche de raccourci d’un onglet, celui-ci apparaît, avec toutes les touches de raccourci des boutons de commande qu’il contient.

Sélectionner des commandes tactilement

Pour utiliser Excel tactilement, vous devez activer son Mode tactile. Dans ce mode, Excel espace davantage les boutons de commande pour en faciliter l’utilisation tactile ou avec un stylet. (Cela est particulièrement problématique avec les boutons de commande du groupe Police de l’onglet Accueil qui permettent d’appliquer certains attributs aux entrées de cellule, comme mettre le texte en gras, en italique, ou bien encore le souligner. Ces petits boutons sont si proches les uns des autres en Mode souris qu’il serait quasiment impossible de toucher le bouton voulu en Mode tactile.)

Pour activer le Mode tactile, ouvrez le menu local de la barre d’outils Accès rapide, et cliquez activez Mode tactile/souris. Un bouton s’ajoute à la barre d’outils Accès rapide. Grâce à son menu local, ce bouton permet de basculer facilement d’un mode à l’autre.

Mettons-nous bien d’accord

Avant d’aller plus loin, permettez-nous de spécifier quelques termes incontournables. Quand nous disons cliquer, cela signifie enfoncer une fois le bouton principal de la souris (en général, le gauche, à moins que vous n’ayez modifié ce paramètre) ou toucher une fois l’écran avec votre doigt (ou votre stylet) si vous travaillez sur un dispositif tactile. Double-cliquer, c’est enfoncer deux fois consécutivement le bouton principal de la souris ou toucher rapidement deux fois l’écran. Opérer un clic-droit, c’est enfoncer le bouton secondaire (le droit si vous avez gardé les réglages prédéfinis) ou toucher l’objet et maintenir le contact jusqu’à ce qu’un menu contextuel s’affiche. Si vous utilisez un stylet Microsoft avec votre Surface, vous devez maintenir enfoncé le bord du stylet tout en tapotant l’objet avec la pointe. Enfin, quand nous parlons de cliquer-glisser pour réaliser une sélection de cellules, cela veut dire cliquer sur la première, maintenir enfoncé tout en déplaçant la souris jusqu’à la dernière, puis relâcher. Sur un écran tactile, vous devez tapoter sur la cellule pour faire apparaître les poignées de sélection, c’est-à-dire les deux cercles affichés en haut à gauche et en bas à droite de la cellule active. Ensuite, avec votre doigt ou un stylet, faites glisser l’un de ces cercles (ou poignées si vous préférez) pour sélectionner un groupe de cellules.

Personnaliser la barre d’outils Accès rapide

Lorsque vous lancez Excel 2019 pour la première fois, la barre d’outils Accès rapide ne contient que les trois (voire quatre) boutons suivants :

• Enregistrer, pour enregistrer toutes les modifications apportées au classeur ouvert, avec le même nom de fichier, le même format de fichier et le même emplacement.

• Annuler, pour annuler la dernière modification que vous avez effectuée.

• Répéter, pour répéter la dernière modification que vous avez effectuée.

• Personnaliser la barre d’outils Accès rapide qui permet d’y ajouter ou de supprimer des boutons de commande.

Cette barre est tout à fait personnalisable, Excel vous donnant la possibilité d’y ajouter facilement non seulement n’importe quel bouton du Ruban, mais aussi toutes les commandes que vous voulez, même les plus obscures qui n’apparaissent dans aucun des onglets du Ruban.

Par défaut, la barre d’outils Accès rapide apparaît au-dessus des onglets du Ruban, juste à droite de l’icône Excel, qui sert à redimensionner le programme ou le quitter. Pour afficher la barre d’outils sous le Ruban, juste au-dessus de la barre de formule, cliquez sur le bouton Personnaliser la barre d’outils Accès rapide (le bouton contenant un triangle pointant vers le bas, à l’extrémité droite de la barre d’outils Accès rapide) puis, dans le menu local qui apparaît, optez pour Afficher en dessous du Ruban. Vous trouverez cet emplacement plus pratique pour ajouter des boutons à la barre d’outils Accès rapide, lorsqu’ils commenceront à recouvrir le nom du classeur ouvert, qui apparaît à la droite de celle-ci.

Le menu Personnaliser la barre d’outils Accès rapide

Le bouton Personnaliser la barre d’outils Accès rapide vous garantit l’accès à un menu regroupant les commandes suivantes :

• Nouveau, pour créer un nouveau classeur.

• Ouvrir, pour afficher la boîte de dialogue Ouvrir permettant d’ouvrir un classeur existant.

• Enregistrer, pour sauvegarder les modifications apportées au classeur courant.

• Envoyer par courrier, pour accéder à la messagerie.

• Impression rapide, pour envoyer la feuille de calcul courante à l’imprimante par défaut.

• Aperçu et impression, pour ouvrir les paramètres d’impression dans la vue Backstage, avec un aperçu de la feuille de calcul courante dans la partie droite.

• Orthographe, pour effectuer une vérification orthographique de la feuille de calcul courante.

• Annuler, pour annuler la dernière modification de la feuille de calcul.

• Rétablir, pour réappliquer la modification qui venait d’être annulée.

• Ordre croissant, pour trier la sélection de cellules ou la colonne dans le sens alphabétique de A à Z, les chiffres du moins élevé au plus élevé, ou la date de la plus ancienne à la plus récente.

• Ordre décroissant, pour trier la sélection de cellules ou la colonne dans le sens alphabétique de Z à A, les chiffres du plus élevé au moins élevé, ou la date de la plus récente à la plus ancienne.

• Mode tactile/souris, pour basculer en mode tactile, qui accorde davantage d’espace aux boutons des onglets du Ruban, afin d’en faciliter l’activation avec le doigt ou le stylet.

• Autres commandes, ouvre la boîte de dialogue Options Excel depuis laquelle vous pouvez ajouter ou retirer des commandes à la barre d’outils Accès rapide.

• Afficher en dessous du ruban, déplace la barre d’outils Accès rapide sous le Ruban d’Excel.