Word

& Excel 2019

Dan Gookin et Greg Harvey

Word & Excel 2019 pour les Nuls

Cet ouvrage comporte des extraits de Word 2019 pour les Nuls et Excel 2019 pour les Nuls.

Pour les Nuls est une marque déposée de Wiley Publishing, Inc.

For Dummies est une marque déposée de Wiley Publishing, Inc.

Collection dirigée par Jean-Pierre Cano

Traduction : Anne Leboterf et Philip Escartin

Mise en page : maged

Edition française publiée en accord avec Wiley Publishing, Inc.

© Éditions First, un département d’Édi8, 2020

Éditions First, un département d’Édi8

12 avenue d’Italie

75013 Paris

Tél. : 01 44 16 09 00

Fax : 01 44 16 09 01

E-mail : firstinfo@efirst.com

Web : www.editionsfirst.fr

ISBN : 978-2-412-05793-3

ISBN numérique : 9782412061039

Dépôt légal : 2e trimestre 2020

Cette œuvre est protégée par le droit d’auteur et strictement réservée à l’usage privé du client. Toute reproduction ou diffusion au profit de tiers, à titre gratuit ou onéreux, de tout ou partie de cette œuvre est strictement interdite et constitue une contrefaçon prévue par les articles L 335-2 et suivants du Code de la propriété intellectuelle. L’éditeur se réserve le droit de poursuivre toute atteinte à ses droits de propriété intellectuelle devant les juridictions civiles ou pénales.

Ce livre numérique a été converti initialement au format EPUB par Isako www.isako.com à partir de l'édition papier du même ouvrage.

Introduction

Bienvenue dans Word et Excel 2019 pour les Nuls, où vous allez découvrir les folies des deux logiciels bureautiques les plus en vogue !

Word est un programme de grande taille, avec une histoire impressionnante. Il fait bien plus que traiter simplement du texte. Avez-vous besoin de tout savoir de ce qu’il fait ? Non ! Il n’est pas nécessaire de tout savoir de Word pour s’en servir. Il y a une meilleure question : voulez-vous tout savoir sur Word ? Sans doute pas. Vous ne voudrez pas connaître toutes les options des commandes, ni toutes les fioritures typographiques, ni même toutes ces fonctions spéciales dont vous connaissez l’existence mais qui vous font peur. Tout ce que vous voulez, c’est la réponse à une question simple. Une fois que vous l’avez, vous pouvez fermer le livre l’esprit tranquille et vous mettre au travail. Si c’est bien ce que vous voulez, vous avez trouvé le livre qu’il vous faut.

Word et Excel 2019 pour les Nuls expose aussi toutes les techniques fondamentales que vous devez connaître pour créer, modifier, mettre en forme et imprimer vos propres feuilles de calcul avec Excel 2019. En plus de vous montrer ce qu’est une feuille de calcul, ce livre explique comment créer des graphiques, des bases de données et comment convertir des feuilles de calcul en pages Web. Gardez cependant à l’esprit que ce livre ne fait qu’aborder ces notions de la manière la plus facile ; il n’a pas du tout été question pour moi d’aller au fond des choses. Le livre est essentiellement consacré à la création de feuilles de calcul avec Excel, car c’est bien cela qui intéresse la majorité des gens.

Ce livre est fait pour informer et pour amuser, et il a un sérieux problème avec le sérieux. Dans le fond, je n’ai pas l’intention de vous apprendre à aimer Word et Exel. Attendez-vous plutôt à rencontrer des informations pratiques et utiles (dans une forme compréhensible) sur la manière d’accomplir une tâche.

À propos de ce livre

Je ne vous demande pas de lire ce livre de la première à la dernière page. Ce n’est pas un roman, mais plutôt une référence. Chaque chapitre traite d’une tâche ou d’un thème particulier, et vous y trouverez des sections autosuffisantes, chacune d’elles expliquant comment accomplir une tâche particulière ou obtenir un résultat. Vous pouvez ainsi rencontrer des sections comme :

» Enregistrer votre travail.

» Couper et coller un bloc.

» Aller rapidement où vous voulez.

» Aligner des paragraphes.

Il n’y a pas de clés à retenir, pas de codes secrets, pas de tours de passe-passe, pas de dioramas. Chaque section donne les explications nécessaires sur un sujet, comme si c’était la première chose que vous lisiez dans le livre. Je ne présuppose rien, et tout ce qui peut faire l’objet d’un renvoi à un autre passage est indiqué. Les remarques techniques sont signalées par une icône dans la marge, ce qui vous permet d’éviter de les lire si elles ne vous intéressent pas. Le principe est que rien ne vous oblige à tout apprendre. Ce livre doit vous permettre de trouver facilement ce qui vous intéresse, comprendre comment ça marche et vous remettre au travail.

Comment utiliser ce livre ?

Ce livre a pour but de vous aider quand vous ne savez pas quoi faire dans Word ou Excel 2019. Je pense que c’est une chose qui arrive à tout le monde beaucoup trop souvent. Par exemple, si vous appuyez sur Ctrl+F9, Word affiche { } dans votre texte. Je n’ai aucune idée de ce que ça signifie et je ne veux pas le savoir. Ce que je sais, c’est que je peux appuyer sur Ctrl+Z pour le faire disparaître. C’est le genre de connaissances utiles que vous allez trouver dans ce livre.

Pour accomplir quelque chose dans Word ou Excel, on utilise la souris et les menus, c’est-à-dire ce qu’on est en droit d’attendre sous Windows, bien que des combinaisons de touches, ou raccourcis clavier (plusieurs touches à presser ensemble ou l’une après l’autre), soient parfois nécessaires. Vous trouverez dans ce livre des raccourcis clavier et des commandes de menu.

Voici un raccourci clavier :

Ctrl+Maj+P

Il signifie que vous devez presser et maintenir enfoncées en même temps les touches Ctrl et Maj, appuyer sur la touche P, puis relâcher les trois. Les commandes de menu sont indiquées de cette façon :

Fichier/Ouvrir

Cette commande signifie que vous devez ouvrir le menu Fichier (avec la souris ou avec le clavier), puis sélectionner la commande Ouvrir. Les lettres que vous voyez soulignées dans les menus sont les « touches d’activation » utilisées par Windows. Vous pouvez utiliser la combinaison de touches Alt+F pour accéder au F de Fichier, puis appuyer sur O (la touche Alt étant maintenue enfoncée) pour accéder au O de Ouvrir.

Notez que sous Windows vous aurez peut-être à appuyer d’abord sur la touche Alt (seule) pour activer les touches de commande des menus, pour utiliser ensuite celles-ci pour accéder aux commandes des menus et des boîtes de dialogue.

Si je décris un message ou un autre élément que vous voyez à l’écran, il pourra ressembler à ceci :

Le lecteur sélectionné n’est pas en service.

Si pour utiliser votre ordinateur vous avez besoin d’une aide supplémentaire ou d’une bonne référence générale, je me permets de vous conseiller mon livre, le PC pour les Nuls, publié par les Éditions First Interactive. Il contient de nombreuses informations utiles en plus de ce que vous trouverez dans ce livre.

Ce que vous n’avez pas forcément besoin de lire

Ce livre est truffé de sections techniques spéciales, encadrées et tramées. Elles contiennent des informations techniques aussi ennuyeuses qu’interminables, des descriptions de méthodes avancées ou de commandes alternatives qu’il n’est vraiment pas indispensable de connaître, bien qu’elles soient parfois utiles. La lecture de tout ce qui est indiqué de cette manière n’est pas indispensable.

Comment ce livre est organisé

Ce livre contient deux livres principaux, chacun d’eux étant divisé en plusieurs chapitres. Les chapitres eux-mêmes sont divisés en sections modulaires, plus petites. Vous pouvez ouvrir le livre à n’importe quelle section, et la lire sans nécessairement connaître ce qui a déjà été traité dans le reste du livre. Vous pouvez commencer où vous voulez.

Les icônes utilisées dans ce livre

Cette icône signale des conseils ou des raccourcis utiles.

Cette icône vous avertit de faire quelque chose.

Cette icône vous prévient de ne pas faire quelque chose.

Cette icône signale une information ou un commentaire excessivement technique sur le sujet en cours. Il n’est pas indispensable de les lire, mais ils peuvent parfaire votre réputation si vous la répétez dans des cocktails.

Cette icône communique une astuce sur l’utilisation d’Excel avec un écran tactile.

LIVRE 1Word 2019

PARTIE 1Hello Mister Word !

DANS CETTE PARTIE...

Apprenez à lancer Word 2019 et à vous repérer dans son écran.

Entraînez-vous à redimensionner la fenêtre de Word et à quitter le programme.

Familiarisez-vous avec le clavier physique et le clavier tactile.

Sachez interpréter les messages de la barre d’état et identifier les caractères dits « invisibles ».

Chapitre 1 Vue panoramique

DANS CE CHAPITRE :

» Lancer Word.

» Se repérer dans l’écran de Word.

» Comprendre le Ruban.

» Quitter Word.

» Réduire Word.

Écrire avec un ordinateur n’est plus aussi difficile qu’autrefois et cette machine est bien moins exigeante que ne pouvait l’être la machine à écrire. Des ordinateurs ? Il y en a partout. Si vous devez écrire, il y a de grandes chances que ce soit avec un ordinateur et en utilisant un traitement de texte. Et il est aussi fort probable que cet ordinateur soit un PC (Personal Computer), avec une version de Windows et de Word pour vous permettre de « traiter » votre texte.

Ce chapitre est une introduction à Word 2019. Je vais entrebâiller la porte pour que vous jetiez un œil et que vous voyiez où vous mettez les pieds. Il n’y a rien d’effrayant ni de dangereux. En tout cas, rien de très dangereux. Peut-être simplement des choses qui vous sont un peu étrangères. Ce chapitre a pour but de vous les rendre familières.

Les portes d’accès à Word

Si vous avez déjà utilisé Word, vous avez peut-être remarqué qu’il y a généralement plus d’une manière de réaliser une opération quelconque. Vous avez également le choix entre plusieurs solutions pour lancer un programme.

Il y a probablement une bonne dizaine de manières différentes d’entrer dans Word. Je ne les présenterai pas toutes, seulement celles qui me semblent les meilleures et les plus évidentes, en terminant par celles que je préfère. Dans tous les cas, il faut commencer par les étapes préliminaires suivantes :

» Assurez-vous que votre ordinateur est en marche et prêt à fonctionner (autrement dit, allumé). Si ce n’est pas le cas, vous vous en apercevrez très vite, mais ça ne peut pas faire de mal de vérifier.

» Préparez-vous physiquement. Asseyez-vous confortablement, respirez profondément, et faites craquer vos articulations. Vos doigts sont-ils prêts à danser sur le clavier ? Alors, fermez les yeux. Détendez-vous, inspirez, expirez.

Si vous avez besoin d’aide pour faire démarrer votre ordinateur, reportez-vous à mon livre Le PC pour les Nuls (Éditions First Interactive) pour y trouver des instructions pratiques et rapides.

» Préparez-vous mentalement. Imaginez-vous dans une eau bleue et calme. Souvenez-vous que c’est vous qui commandez. Concentrez-vous sur cette pensée : c’est moi qui commande...

Méthode classique pour lancer Word

Je serai direct pour vous expliquer comment démarrer Word selon la méthode traditionnelle d’exécution des programmes sous Windows 10 :

1. Appuyez sur la touche Windows de votre clavier.

La touche Windows d’un clavier arbore le logo Windows. Cette touche se situe généralement entre la touche Ctrl et la touche Alt situées à gauche de la barre d’espace. Sur un ordinateur portable, la touche Fn s’intercale parfois à droite de la touche Ctrl.

2. Dans le menu Démarrer qui s’affiche, cherchez l’icône Word.

Comme Word vient d’être installé sur votre PC, son icône devrait apparaître sous la rubrique Récemment ajoutés située en haut du menu Démarrer.

Si vous ne voyez pas l’icône de Word, cliquez sur une des lettres du menu Démarrer. Cette action affiche un alphabet. Cliquez alors sur la lettre W. Les programmes dont le nom commence par W apparaissent sous la liste W. Vous y trouverez forcément Word.

Toujours pas ? Non, c’est pas possible, vous vous moquez de moi ?! Voici une dernière méthode traditionnelle, et c’est bien parce que c’est vous : Appuyez sur la touche Windows et tapez Word au clavier. La vignette de Word apparaît en haut de la liste des résultats trouvés par l’assistante Cortana de Windows 10. Vous n’avez plus qu’à cliquer dessus (sur la vignette, par sur l’assistante).

3. Cliquez sur l’icône de Word.

Le programme apparaît !

La meilleure manière de lancer Word

La meilleure technique pour exécuter rapidement Word consiste à l’épingler à la Barre des tâches de Windows. De la sorte, vous pouvez lancer Word directement depuis le Bureau.

L’explication qui suit ne fonctionne que sous Windows 10 puisque, je le rappelle, Office 2019 dans son ensemble, et Word 2019 dans sa particularité, ne peut s’installer que sur cette version du système d’exploitation de Microsoft :

1. Ouvrez le menu Démarrer, et localisez Word comme expliqué dans la précédente section.

Ne lancez pas Word maintenant ! Placez simplement le pointeur de la souris sur l’icône de Word.

2. Cliquez du bouton droit de la souris sur l’icône de Word.

3. Dans le menu contextuel qui apparaît, pointez sur Plus, puis cliquez sur Épingler à la Barre des tâches.

Et voilà ! L’icône de Word est maintenant présente dans la Barre des tâches.

Vous pouvez dès lors utiliser cette icône pour lancer Word sans perdre de temps.

Démarrer Word en ouvrant un document

Vous utilisez Word pour créer des documents. Chacun est stocké sur votre ordinateur sous la forme d’un fichier portant l’extension .docx ou .doc. Pour ouvrir Word en même temps qu’un document, voici comment procéder :

1. Localisez l’icône de votre document.

Pour cela, vous devez ouvrir le lecteur (disque dur) et le dossier dans lequel vous entreposez vos fichiers créés avec Word.

2. Double-cliquez sur l’icône du document.

Il s’agit d’une opération standard du système d’exploitation Windows. Un double-clic sur un fichier entraîne l’ouverture du programme qui l’a créé ou du programme qui permet de le consulter.

Le document s’ouvre dans Word qui apparaît sur votre écran. Il est prêt à être consulté et/ou modifié.

» Vous utilisez Word pour créer des documents. Vous les enregistrez ensuite localement, c’est-à-dire sur votre ordi, ou sur le cloud (soit sur un disque dur distant qui n’est pas présent à votre domicile et qui appartient à une société spécialisée. Les clouds les plus connus sont OneDrive de Microsoft, Google Drive, et Dropbox. Vous en saurez plus au Chapitre 8).

» Le nom du document est spécifié au moment de son enregistrement. Utilisez un nom qui permet d’identifier le contenu de ce document.

» Les documents sont des fichiers gérés par Windows. Ainsi, lorsque vous cherchez un document perdu, que vous souhaitez en renommer un, ou encore le déplacer dans un autre dossier, utilisez Windows 10 et non pas Word.

Word à l’écran

Comme n’importe quel autre programme, Word apparaît à l’écran dans sa propre fenêtre. C’est dans cette dernière que vous pourrez créer et mettre en forme vos textes.

Découvrir l’écran de démarrage de Word

La première chose que vous voyez au lancement de Word, c’est l’écran de démarrage (voir Figure 1.1). Il s’affiche seulement quand vous lancez Word à partir de son icône de programme, et non à partir d’une icône de document. Il permet d’ouvrir un document récemment consulté, d’en choisir un parmi vos dossiers, ou bien de créer un nouveau document vierge ou à partir d’un des nombreux modèles proposés.

FIGURE 1.1 L’écran de démarrage de Word.

Sélectionnez l’une des options répertoriées dans la Figure 1.1. Si vous n’avez aucun document à ouvrir, et si aucun modèle n’est adapté à votre travail, optez pour Document vierge.

L’écran de démarrage ne s’affiche que si vous lancez Word sans ouvrir de document. Si vous avez lancé Word en ouvrant un document, vous n’obtiendrez donc pas cet écran de démarrage (voir « Démarrer Word en ouvrant un document » ci-dessus).

L’écran principal de Word à la loupe

L’écran de Word est un peu l’équivalent électronique d’une feuille de papier blanc, avec quelques options en plus... que vous allez apprendre à identifier en examinant la fenêtre du programme. Jetez pour cela un œil à la Figure 1.2.

Les détails du fonctionnement de cette fenêtre seront étudiés tout au long de ce livre. Reportez-vous à l’index pour localiser les sujets qui attisent votre curiosité.

FIGURE 1.2 Le vrai visage de Word.

» Juste après avoir lancé Word, je choisis d’agrandir la fenêtre afin qu’elle occupe tout l’écran. Pour cela, cliquez sur le bouton Agrandir dans le coin supérieur droit de la fenêtre (celui du milieu). Si la fenêtre a déjà la taille maximale, ce bouton contient deux carrés superposés. Dans ce cas, il est inutile de cliquer dessus.

» La taille de la fenêtre de Word modifie le nombre de boutons de commandes visibles dans le Ruban. Plus la fenêtre est grande, plus vous voyez de boutons.

Travailler avec le Ruban

Le Ruban est un élément essentiel de l’interface de Word 2019. Exit les menus traditionnels des programmes Windows et bienvenue à un ensemble d’onglets qui concentrent les commandes les plus importantes du logiciel.

Comme vous pouvez le constater sur la Figure 1.3, chaque onglet du Ruban est constitué de groupes dont le nom s’affiche sous l’ensemble des boutons de commandes.

FIGURE 1.3 Le Ruban de Word 2019.

Pour utiliser les commandes, il suffit de cliquer sur un onglet afin de les afficher. Ensuite, cliquez sur le bouton d’une commande. Il arrive qu’un bouton de commande ouvre un menu local où vous aurez accès à d’autres commandes liées à l’opération que vous souhaitez effectuer.

Afficher et masquer le Ruban

Microsoft a envisagé l’hypothèse où vous souhaiterez peut-être afficher le Ruban uniquement lorsque vous en avez besoin. Pour définir le comportement du Ruban, cliquez sur l’icône Options d’affichage du ruban située en haut à droite de la fenêtre de Word, comme sur la Figure 1.4.

» Masquer automatiquement le Ruban : Le Ruban n’apparaît que lorsque vous positionnez le pointeur de la souris en haut du document.

» Afficher les onglets : Seuls les onglets sont visibles. Cliquez sur un onglet afin d’afficher les commandes. Une fois la commande choisie, vous ne voyez de nouveau que les onglets.

» Afficher les onglets et commandes : Cette option montre les onglets et les boutons de commandes.

FIGURE 1.4 Paramétrer le comportement du Ruban.

Pour masquer temporairement le Ruban, cliquez sur le bouton Réduire le ruban qui a la forme d’une petite flèche dirigée vers le haut et qui se situe à l’extrémité droite du Ruban. Il faudra alors cliquer sur un onglet pour accéder aux commandes. Pour ancrer de nouveau le Ruban à Word, cliquez cette fois sur l’icône de la petite épingle qui remplace celle de la petite flèche.

Utiliser Word sur une tablette

Si vous utilisez Word sur une tablette ou un écran tactile, vous pouvez ajuster l’espace entre les boutons du Ruban en activant le mode tactile. Voici comment procéder :

1. Cliquez ou touchez le bouton Personnaliser la barre d’accès rapide.

Ce bouton se trouve dans le coin supérieur gauche de l’écran.

2. Choisissez Mode tactile/souris.

Le bouton Mode tactile s’affiche dans la barre d’accès rapide.

3. Touchez le bouton Mode tactile/souris.

4. Dans le menu local qui apparaît, touchez Tactile, comme sur la Figure 1.5.

L’espace entre les éléments du Ruban s’agrandit.

FIGURE 1.5 Activer le Mode tactile pour utiliser Word sur un écran de ce type.

Cet espace supplémentaire vous permet de toucher précisément l’élément de votre choix à l’écran sans risquer de toucher un élément voisin, si jamais Dame Nature ne vous a pas doté de doigts de fées.

Pour revenir à un affichage normal des éléments à l’écran, touchez de nouveau le bouton Mode tactile/souris dans la barre d’accès rapide. Dans le menu local, choisissez cette fois Souris.

Pour retirer le bouton Mode tactile/souris de la barre d’accès rapide, répétez les Étapes 1 et 2 ci-dessus.

Modifier l’affichage du document

Une fois que Word est lancé, vous êtes en face de la version électronique de la page blanche (Figure 1.2), celle-là même qui a causé de terribles angoisses à d’innombrables générations d’écrivains, à la différence près que vous disposez dans Word d’outils pour mettre en forme et modifier le texte, et que vous pouvez afficher ce dernier de différentes façons.

Le mode d’affichage le plus courant est le mode Page (Figure 1.2). Il affiche la page dans sa totalité à l’écran, et donne un aperçu fidèle de son rendu à venir sur papier. Les images, graphiques et autres éléments sont visibles. Le Ruban est affiché pour piloter le logiciel. Vous voyez les bords de la page et un espace vide entre chaque page.

Les autres modes d’affichage sont les suivants :

» Mode lecture : Optez pour ce mode afin de lire le document comme un eBook (livre électronique).

» Web : Si vous utilisez Word pour créer des pages Web, vérifiez la mise en page et l’aspect de ces dernières dans ce mode d’affichage.

» Plan : Ce mode permet de structurer et hiérarchiser vos documents.

» Brouillon : Cliquez sur ce bouton pour afficher la page dans le mode préféré des rédacteurs (et donc le mien !). Vous n’êtes embarrassé par rien d’autre que le texte. Dans ce mode, vous voyez le texte, mais pas les graphiques, les colonnes, les en-têtes et pieds de pages, c’est-à-dire toutes ces choses qui apparaissent en mode Page.

Vous passez d’un mode à l’autre en cliquant sur l’un des boutons d’affichage situé dans le coin inférieur droit de la fenêtre de Word (Figure 1.2), juste avant le curseur de zoom.

Pour accéder aux modes Brouillon et Plan, il vous faudra cliquer sur l’onglet Affichage et cliquer sur leur bouton dans le groupe Vues.

Le pointeur de la souris dans Word

Pour écrire dans Word, le point de départ est le point d’insertion clignotant. C’est ce I clignotant dans votre texte qui montre à quel endroit apparaîtra à l’écran ce que vous allez taper avec le clavier. Autrement dit, le traitement de texte est affaire de clavier. Cependant, dans certaines circonstances, la souris est d’une grande aide. Dans Word, vous utiliserez le pointeur de la souris pour choisir des commandes et vous déplacer dans le texte à modifier. Le pointeur change d’aspect selon la tâche effectuée dans le programme :

» Pour saisir ou modifier du texte, il prend la forme d’un I majuscule appelé point d’insertion.

» Pour choisir des éléments, le pointeur standard est utilisé.

» Pour sélectionner des lignes de texte, un autre pointeur standard est affiché.

» Pour afficher une page web dans le navigateur, vous maintenez la touche Ctrl. Le pointeur prend alors l’aspect d’une main. Cliquez.

En mode Page, le pointeur peut prendre la forme du cliquer-taper. Des lignes apparaissent à gauche et à droite, et sous le curseur. Pour plus d’informations sur le cliquer-taper.

» Vous pouvez utiliser le pointeur de la souris pour connaître la fonction d’un bouton : placez le pointeur sur ce dernier, en quelques secondes, une infobulle apparaît sous le pointeur indiquant la fonction de l’élément désigné.

DEMANDEZ À WORD DE VOUS AIDER

Il y a de nombreux moyens d’obtenir de l’aide dans Word, dont le plus simple est d’appuyer sur la touche F1. Vous accédez à une aide générale ou à une aide contextuelle, en fonction de ce que vous réalisez dans Word.

Dans tous les cas de figure, vous ouvrez un panneau Aide sur le bord droit de la fenêtre. Tapez un sujet, un nom de commande, ou une question dans le champ Rechercher dans l’aide.

Mais Office 2019, donc Word, s’est enrichi d’une nouvelle aide appelée « Dites-nous », et que voyez à droite de l’onglet Aide sous la forme d’une loupe et de la phrase : « Dites-nous ce que vous voulez faire ». Tapez un sujet ou une question, et choisissez une des propositions de réponse de Word. Attention, car cette aide n’est valable que si vous êtes connecté à Internet.

Fin de journée ?

L’un des aspects importants du savoir-vivre est de trouver à quel moment prendre congé. Une fois que vous avez saisi ce que vous aviez à écrire, le moment est venu de quitter Word. Mais il ne s’agit pas de partir sans ranger votre travail en lieu sûr sur un disque, local ou réseau.

Quitter Word

Lorsque vous avez fini de travailler dans un logiciel de traitement de texte, quittez le programme ! Cette opération revient un peu à fermer un livre et à le ranger dans une bibliothèque. En informatique, il suffit de cliquer sur le bouton orné d’un X dans le coin supérieur droit de la fenêtre (voir Figure 1.2).

Petit inconvénient : vous devez cliquer sur ce bouton pour chaque document ouvert dans Word avant de pouvoir considérer que vous avez réellement quitté Word.

Autre inconvénient : Word ne se refermera pas si jamais l’un de vos documents n’a pas été sauvegardé. Dans ce cas, Word vous prévient toujours : si vous avez un fichier ouvert non enregistré depuis les dernières modifications, il vous propose de l’enregistrer. Il faut choisir le bouton Enregistrer pour ne pas perdre vos dernières heures de travail.

Si vous ne voulez pas conserver ce que vous venez de taper, cliquez sur Ne pas enregistrer. Si vous changez d’avis, vous pouvez cliquer sur Annuler afin de retourner dans Word, qui ne se fermera pas.

Fermer un document sans quitter Word

Il n’est pas toujours nécessaire de quitter Word. Par exemple, si vous arrêtez de travailler sur un document pour travailler sur un autre, quitter Word est une perte de temps. Au lieu de cela, vous pouvez fermer un document puis en ouvrir un autre. Mieux encore, ouvrez simplement le nouveau document ! L’ancien reste ouvert et actif. Vous pouvez facilement passer de l’un à l’autre.

Pour fermer un document, exécutez la commande Fermer de l’onglet Fichier. Ainsi, vous restez dans Word, mais le document en cours se ferme.

À partir de là, vous pouvez démarrer un nouveau document comme si vous insériez une page blanche dans une machine à écrire.

» Si vous essayez de fermer un document avant qu’il ait été enregistré, Word affiche une boîte de dialogue d’avertissement. Pour enregistrer votre document, cliquez sur le bouton Enregistrer. Si vous changez d’avis et décidez de continuer à travailler sur votre document, cliquez sur le bouton Annuler pour y revenir.

» En fait, il n’est pas nécessaire de fermer un document. Il m’arrive souvent de travailler plusieurs jours de suite sur un document et de le laisser ouvert pendant tout ce temps (sans éteindre mon PC, bien sûr). Cela ne l’altère en rien (l’important est de l’enregistrer sur le disque).

» Consultez le Chapitre 8 pour en savoir davantage sur la création d’un nouveau document.

» Le raccourci clavier pour exécuter la commande Fermer est Ctrl + W.

» Le raccourci clavier pour créer un nouveau document Word est Ctrl + N.

Masquer Word

Si vous pensez réutiliser Word dans quelques minutes ou quelques heures, inutile de le fermer. Il suffit de le réduire en icône (ou bouton) de la Barre des tâches de Windows. Pour cela, cliquez sur le bouton Réduire situé dans le coin supérieur droit de la fenêtre du programme (voir Figure 1.2).

Word sort de votre vue. Vous pouvez faire tout ce que vous voulez sur votre ordinateur. Dès que vous êtes prêt à travailler de nouveau avec Word, cliquez sur le bouton de ce dernier dans la Barre des tâches de Windows.

Chapitre 2 Clavier, mon ami

DANS CE CHAPITRE :

» Identifier le clavier d’un PC.

» Conseils pour taper.

» Utiliser la barre d’espace.

» Utiliser la touche Entrée.

» Retour arrière et Suppression.

» Observer la barre d’état.

» Marquer l’espace entre les pages.

» Voir l’invisible.

» Attirer l’attention avec du texte en couleur et souligné.

Malgré la souris, Word est avant tout un programme qui requiert le clavier. Pour profiter au maximum de Word, vous devez bien le maîtriser. Cela signifie que vous devez non seulement savoir où se trouvent les touches, mais aussi comment les utiliser et/ou les associer pour obtenir l’action désirée. Ce chapitre révèle tous ces secrets.

Un coup d’œil sur votre clavier

Le plus court chemin pour aller de votre cerveau à un document Word est de descendre le long de votre bras et d’atteindre vos doigts posés sur le clavier. Il vous aide alors à saisir du texte, à le modifier, et à utiliser différentes commandes qui améliorent votre productivité.

Utiliser un clavier de PC

La Figure 2.1 présente le clavier type d’un PC actuel.

FIGURE 2.1 Les célèbres atouts du clavier du PC.

Remarquez que le clavier est divisé en zones distinctes, chacune ayant une fonction particulière. Dans Word, vous pouvez utiliser chaque touche de ces différents groupes, soit seule, soit en combinaison avec d’autres touches :

» Les touches de fonction : ces touches, de F1 à F12, sont situées dans la rangée supérieure du clavier. Elles peuvent être utilisées seules ou en combinaison avec les touches Ctrl, Alt et Maj.

» Les touches de saisie : ce sont les touches alphanumériques standard que l’on trouve sur toutes les machines à écrire. De A à Z et de 0 à 9, plus les symboles et autres caractères « exotiques ».

» Les touches directionnelles : ces touches permettent de déplacer le curseur en forme de I sur l’écran. On trouve également les touches Début (une flèche vers le nord-ouest), Fin, Page précédente (une flèche au nord avec triple trait ; nous l’appellerons PgPr), Page suivante (flèche vers le sud, PgSv), Insertion et Suppression, sans oublier les touches Plus et Moins du pavé numérique.

» Pavé numérique : la double fonction de chaque touche est évidente, puisqu’on y voit apparaître un chiffre et un symbole. Ainsi, en fonction du verrouillage ou non du pavé numérique, soit vous saisissez des chiffres, soit vous déplacez le point d’insertion, les touches devenant alors des flèches directionnelles. Le voyant lumineux associé à la touche Verrouillage numérique indique que le pavé numérique est actif (il permet de saisir des chiffres). Si le voyant n’est pas allumé, ce sont les touches directionnelles qui sont actives.

» Les touches d’activation : ces touches, Maj, Ctrl et Alt, utilisées seules ne font rien de spécial (sauf Alt qui affiche tous les raccourcis à lettre active), il faut les combiner avec d’autres touches pour les rendre opérantes. Ajoutons-y la touche Windows (ornée du logo Windows), qui peut être activée seule (pour afficher l’écran d’accueil de Windows 8 ou le menu Démarrer de Windows 10), mais qui fonctionne également en combinaison avec d’autres touches.

Voici quelques touches élémentaires :

» Entrée : indiquée par le mot Entrée et parfois identifiée par une flèche coudée pointant vers la gauche (↵), cette touche permet d’ajouter un paragraphe dans votre texte.

» Échap : la touche « échappe » n’exécute pas vraiment une action dans Word. Toutefois, lorsqu’une boîte de dialogue apparaît, il suffit d’appuyer sur cette touche pour la fermer sans exécuter la moindre commande. Cela revient à cliquer sur le bouton Annuler de ladite boîte.

» Barre d’espace : c’est la seule touche sur laquelle n’apparaît aucun symbole. Elle permet d’insérer des espaces dans le texte.

» Tab : insère un caractère de tabulation, qui aligne le texte auquel il s’applique sur le repère de tabulation suivant. C’est une touche de mise en forme intéressante et d’usage parfois délicat (mais très précisément décrite au Chapitre 12).

» Retour arrière (Backspace) : c’est votre touche de retour en arrière et d’effacement. Très pratique. Nous y reviendrons au Chapitre 4.

» Suppr : la touche de suppression efface le caractère qui se trouve juste après le curseur, et ne fait donc pas revenir en arrière celui-ci. Nous en dirons plus à son sujet au Chapitre 4.

» La touche Maj est utilisée pour créer des majuscules, exactement comme sur une bonne vieille machine à écrire.

» La touche de verrouillage des majuscules fonctionne aussi comme celle des anciennes machines à écrire. Dès que cette touche est enfoncée, la diode Caps Lock du clavier est allumée, et tout ce que vous saisissez apparaît en MAJUSCULES.

» Ctrl se prononce « contrôle ».

APPUYEZ, FRAPPEZ, PRESSEZ LES TOUCHES !

Quand je dis « appuyez sur la touche Entrée », regardez votre clavier, repérez la touche Entrée, appuyez dessus rapidement, puis relâchez-la. Physiquement, c’est un effort très raisonnable, et comme beaucoup de claviers font entendre un clic quand vous appuyez sur une touche, vous aurez l’impression de taper sur une machine à écrire, et vous pourrez vous prendre pour un bon vieil auteur de romans policiers.

Utiliser un clavier tactile

C’est une possibilité qui s’offre à vous, notamment avec la généralisation des tablettes et écrans tactiles, même si je ne la recommande pas forcément pour Word : le clavier s’affiche à l’écran, et vous tapez dessus en touchant directement l’écran. Il faut pour cela que l’écran soit dit « tactile » (sur une tablette, un PC-tablette ou encore un écran tactile d’ordinateur). La Figure 2.2 illustre l’aspect par défaut d’un clavier virtuel tel qu’il peut s’afficher à l’écran.

FIGURE 2.2 Un clavier virtuel affiché sur un écran tactile.

Le clavier virtuel fonctionne comme un clavier physique : vous tapez avec vos doigts. Cette opération sera probablement moins évidente et rapide qu’avec un clavier traditionnel, car les touches sont plus étroites et ne sont pas toutes affichées simultanément. Pour afficher les touches de fonctions, les touches numériques, par exemple ne sont pas affichées par défaut : entre nous, ce n’est pas l’idéal pour saisir rapidement du texte dans Word.

Tout dépend de votre degré de patience :

» Pour utiliser la touche Ctrl, il faut appuyer dessus, puis sur la touche avec laquelle vous voulez la combiner.

» Certains raccourcis clavier de Word utilisant la touche Ctrl ne fonctionnent pas avec le clavier virtuel.

» Lisez le Chapitre 1 pour activer le Mode tactile dans Word, qui aide à bien piloter le programme avec ses doigts directement sur l’écran.

» Créer un document implique d’utiliser un ordinateur. Bien sûr, vous pouvez créer, modifier et mettre en forme de petits documents sur une tablette tactile, mais c’est quand même moins pratique que sur un écran d’ordinateur équipé d’un clavier physique.

Taper sur le clavier (il l’a bien mérité)

Oubliez tous les gadgets et les trucs amusants. La majeure partie du temps que vous allez passer dans Word va être consacrée à taper.

Allez-y, tapez ! Laissez vos doigts danser sur les touches ! Tout ce que vous frappez apparaît sur l’écran, caractère par caractère, construisant ainsi pas à pas votre grande œuvre littéraire ou votre rapport mensuel à rendre absolument pour la veille.

FAUT-IL APPRENDRE À TAPER ?

Il n’est pas strictement nécessaire d’apprendre à taper à la machine pour utiliser un traitement de texte, mais si vous le faites, vous en retirerez un avantage (musculaire, déjà). Il existe des logiciels qui vous l’enseignent et je vous conseille de vous en procurer un. Savoir taper à la machine rend l’utilisation de Word beaucoup plus agréable.

Suivre le curseur qui clignote

La clé d’une bonne saisie dans Word est de ne pas perdre des yeux le point d’insertion. Il a l’aspect d’une barre verticale qui clignote :

Avec un clavier tactile (ou virtuel), cette barre verticale peut prendre l’aspect que vous voyez en marge.

Cette forme semi-circulaire est censée vous aider à déplacer le curseur (voir le Chapitre 3).

Le texte que vous tapez vient s’insérer juste avant le curseur clignotant. Vous pouvez par exemple taper ceci :

L’agriculture est le plus vieux métier du monde.

Pour modifier cette phrase, placez le point d’insertion juste après « le ». Tapez une espace, puis le texte suivant :

second

Le nouveau texte s’insère au fur et à mesure que vous le saisissez, et tout ce qui se trouve après lui est décalé en conséquence vers la droite (et éventuellement sur la ligne suivante) pour faire de la place.

Nous obtenons donc la nouvelle phrase :

L’agriculture est le second plus vieux métier du monde.

Le Chapitre 3 traite en détail du déplacement du point d’insertion.

» Avec le clavier virtuel sur un écran tactile, vous obtiendrez certainement des suggestions de mots à mesure que vous saisissez des caractères au clavier. Touchez la suggestion qui convient pour gagner du temps en insérant automatiquement le terme dans votre texte.

» Si vous touchez le curseur semi-circulaire, vous afficherez une liste de commandes avec des raccourcis. Lisez le Chapitre 6 pour en savoir plus.

Quand appuyer sur la barre d’espace ?

La barre d’espace sert à insérer des espaces entre les mots ou les phrases. Sanselleletexteseraitdifficileàlire.

La seule chose exaspérante avec la barre d’espace est que beaucoup trop de gens s’en servent pour essayer d’aligner des colonnes ou pour mettre du texte en retrait. Non ! Vous ne devez appuyer sur la barre d’espace qu’une seule fois entre chaque mot !

» Pour insérer des espaces entre les mots et les phrases, utilisez la barre d’espace.

» Il est inutile de mettre plus d’une espace entre deux phrases. Chaque fois que vous pensez avoir besoin de plus d’une espace, par exemple pour disposer du texte dans des colonnes ou pour aligner du texte, utilisez plutôt la touche Tab (voyez le Chapitre 12).

» La raison qui justifie pleinement de n’appuyer qu’une seule fois sur la barre d’espace pour séparer vos mots est que les ordinateurs utilisent un espacement proportionnel. Les anciennes machines à écrire utilisaient un espacement constant. Par conséquent, appuyer deux fois sur la barre d’espace pouvait aider à la lisibilité.

» Pour saisir deux espaces après un point et réellement les voir dans le rendu final, optez pour une police à espacement constant, comme Courier.