Rosemarie Withee

Microsoft

Teams

Microsoft Teams pour les Nuls

Titre de l’édition originale : Microsoft Teams For Dummies®

Copyright © 2020 John Wiley & Sons, Inc.

Pour les Nuls est une marque déposée de John Wiley & Sons, Inc.

For Dummies est une marque déposée de John Wiley & Sons, Inc.

Edition française publiée en accord avec John Wiley & Sons, Inc.

© Éditions First, un département d’Édi8, 2021

92 avenue de France

75013 Paris

Tél. : 01 44 16 09 00

Fax : 01 44 16 09 01

E-mail : firstinfo@efirst.com

Web : pourlesnuls.fr

ISBN : 9782412068908

Dépôt légal : janvier 2021

Traduction de l’anglais : Philip Escartin

Mise en page : Enredos e Legendas Unip. Lda

Cette œuvre est protégée par le droit d’auteur et strictement réservée à l’usage privé du client. Toute reproduction ou diffusion au profit de tiers, à titre gratuit ou onéreux, de tout ou partie de cette œuvre est strictement interdite et constitue une contrefaçon prévue par les articles L 335-2 et suivants du Code de la propriété intellectuelle.

L’éditeur se réserve le droit de poursuivre toute atteinte à ses droits de propriété intellectuelle devant les juridictions civiles ou pénales.

Ce livre numérique a été converti initialement au format EPUB par Isako www.isako.com à partir de l'édition papier du même ouvrage.

Introduction

Est-ce juste une impression ou bien le rythme de la technologie s’accélère-t-il vraiment ? Il me semble que le rachat de Skype par Microsoft date d’hier, au même titre que la transformation de son produit Lync en Skype Entreprise. À peine mon esprit a-t-il réussi à intégrer cette mutation que Microsoft a frappé à nouveau un grand coup en 2017 avec son outil Microsoft Teams. Ce produit est celui qui a connu la plus forte croissance dans l’histoire de cette entreprise.

Microsoft Teams est un outil de communication et de collaboration qui permet de converser, téléphoner, se réunir (en visioconférence), et de collaborer avec d’autres personnes en temps réel. Il est disponible soit sous la forme d’une application autonome gratuite, que vous pouvez télécharger sur Internet, soit comme élément d’un ensemble de logiciels, comme Microsoft 365 et Office 365. Avec tout le battage médiatique qui a précédé et suivi la sortie de Microsoft Teams, en ajoutant à cela la crise sanitaire actuelle qui en a accéléré le développement dans les entreprises, ce livre va vous faire découvrir les tenants et les aboutissants d’un logiciel qui tient toutes ses promesses.

À propos de ce livre

Ce livre a été conçu pour délivrer toutes les informations nécessaires à l’utilisation rapide et efficace de Microsoft Teams. Il ne vous faudra pas plus de quelques minutes pour l’installer. Vous verrez ensuite comment ajouter des utilisateurs, créer des équipes, communiquer, et collaborer avec vos équipes en temps réel. Bien entendu, nous aborderons ensemble les bases du fonctionnement de Microsoft Teams, tout en vous prodiguant de nombreux conseils et astuces permettant de tirer le meilleur parti du produit. En avançant dans votre lecture, vous ferez le tour du Centre d’administration de Teams, et vous constaterez qu’il n’est pas nécessaire d’être un professionnel de l’informatique pour devenir l’administrateur de Teams. Enfin, vous apprendrez à installer des modules supplémentaires, et verrez comment les connecter avec d’autres logiciels que vous utilisez dans votre entreprise.

Vous découvrirez aussi comment Teams peut remplacer votre téléphone de bureau et votre système de conférence, et comment vous pouvez utiliser les réunions instantanées pour rester en contact avec vos collaborateurs, qu’ils fassent partie ou non de votre société. Enfin, vous apprendrez à implémenter Teams dans une petite ou moyenne entreprise, ou bien encore dans une gigantesque multinationale.

Par tradition, j’applique dans cet ouvrage les conventions techniques standard des livres de la collection « Pour les Nuls ». Par conséquent, si vous avez l’habitude de ces livres, vous ne serez pas dépaysé. Sinon, voici quelques considérations qui vous seront utiles :

• Le texte en gras indique que vous devez le saisir exactement comme il apparaît dans le livre, sauf quand il s’agit des étapes d’une procédure qui sont historiquement en gras dans les livres de la collection « Pour les Nuls ».

• Les adresses Web sont écrites sous la forme www.pourlesnuls.com. Si vous lisez la version numérique de ce livre et que vous soyez connecté à Internet, vous aurez la possibilité de cliquer sur ce lien pour y accéder via votre navigateur Web.

Prérequis

Je commence par supposer que vous avez au moins entendu parler de Microsoft Teams, et que vous avez un intérêt particulier à tirer le meilleur parti du produit. Je suppose aussi que vous avez accès à un ordinateur. Dans le chapitre consacré à l’utilisation de Teams sur un appareil mobile, je suppose que vous utilisez Teams sur votre smartphone, ou bien encore sur votre tablette iOS ou Android. Microsoft a porté ses efforts sur une utilisation intuitive de Teams. Vous avez accès à un ordinateur ? Alors, vous être paré pour Teams !

Organisation de ce livre

Ce livre est composé de six parties, chacune étant organisée en fonction de votre utilisation de Teams. Par exemple, dans la deuxième partie, vous apprendrez à communiquer par chats, avec des canaux, et en réunion. Dans la cinquième partie, vous en saurez davantage dans l’administration de Teams. Vous aurez peut-être besoin de passer directement à la phase d’administration de Teams en tant qu’« administrateur accidentel ». Ou bien, vous aurez besoin de commencer par la lecture du tout début de l’ouvrage et d’enrichir progressivement vos connaissances. Le livre est conçu pour un apprentissage non linéaire de Microsoft Teams. Par conséquent, lisez les chapitres dont vous avez immédiatement besoin.

Première partie : Bien démarrer avec Microsoft Teams

Dans cette partie, vous allez apprendre à vous procurer, exécuter, et utiliser Teams. Vous verrez comment souscrire à la version d’essai de Microsoft 365 ou Office 365, comment naviguer dans Teams, et comment apprendre à démarrer votre première équipe.

Deuxième partie : Conversation, équipes, canaux et applications

Dans cette partie, vous découvrirez certaines des principales caractéristiques de Teams. Vous apprendrez comment envoyer des messages à d’autres collaborateurs et groupes en utilisant les chats et les canaux. Vous découvrirez également les applications tierces qui ajoutent des fonctionnalités dans Teams. Vous apprendrez aussi à trouver et à installer des modules complémentaires et à utiliser certains d’entre eux.

Cette partie explique également comment utiliser Teams sur des périphériques mobiles afin de rester connecter avec vos équipes où que vous soyez et quoi que vous fassiez. Et si vous avez la désagréable impression d’être corvéable à souhait, vous apprendrez à désactiver le son de Teams afin de n’être joignable que lorsque vous le décidez. Vous verrez comment rester informé sur les choses les plus importantes, et à mettre à l’écart celles dont vous prendrez connaissance ultérieurement.

Enfin, vous apprendrez à rester en contact avec des personnes extérieures à votre organisation.

Troisième partie : Rester synchronisé avec des réunions et des conférences

Cette partie s’intéresse en détail au monde des réunions et des conférences. Vous apprendrez à créer de nouvelles réunions dans votre calendrier, à utiliser Teams avec votre client de messagerie, votre calendrier Outlook, et à vous réunir instantanément avec d’autres personnes.

Vous découvrirez aussi l’existence de matériels spécialement conçus pour Teams comme des webcams, des systèmes téléphoniques, des micros-casques, et des haut-parleurs. Ces appareils permettent de faire la différence en matière de communication et de collaboration via Internet ou des personnes réunies dans une salle. Cette partie vous guide à travers certains des dispositifs certifiés mis à votre disposition.

Quatrième partie : Les communications vocales avec Teams

Vous découvrirez dans cette partie comment Teams remplacera efficacement votre téléphone de bureau voire tout le système de communication téléphonique de votre structure. Vous verrez comment obtenir un numéro de téléphone de manière à pouvoir appeler et être appelé via Teams avec ce numéro. Vous apprendrez à transformer Teams en véritable opérateur personnel pour gérer vos appels.

Cinquième partie : Devenir un administrateur Microsoft Teams

La cinquième partie détaille le monde de l’administration. Microsoft a créé un site Web, connu sous le nom de centre d’administration Microsoft Teams, où vous pouvez gérer et administrer des équipes. Cette partie vous permet de vous familiariser avec le Centre d’administration Microsoft Teams, et vous présente certaines des tâches courantes que vous devrez effectuer pour gérer Teams au sein de votre organisation.

Sixième partie : Adapter Teams à votre entreprise

Dans cette sixième partie, vous apprendrez à ajuster Teams à la taille de votre entreprise et à son secteur d’activité. Que vous soyez un consultant isolé ou employé dans une grande structure, et que vous travailliez dans le secteur de la santé, de l’administration, ou dans un service de consultation privé, Teams s’adapte à vos besoins. Cette partie est un guide qui vous montrera comment asservir Teams à vos besoins spécifiques.

Les icônes utilisées dans ce livre

Cette icône identifie une astuce qui permet d’exécuter certaines tâches plus facilement.

Cette icône insiste sur une information qu’il est préférable de garder en mémoire. Pour extraire les informations les plus importantes de chaque chapitre, il suffit de vous concentrer sur ces icônes.

Cette icône identifie des informations de nature technique que vous n’êtes pas obligé de lire, sauf pour briller en société.

Cette icône parle d’elle-même. Elle souligne d’importantes informations qui pourront vous épargner bien des soucis et accéléreront votre travail dans Teams.

Et maintenant ?

Maintenant que vous en savez un peu plus sur ce livre, il est temps de passer à l’action. Si vous débutez avec Microsoft Teams, lisez le Chapitre 1 qui vous permet d’être opérationnel en quelques minutes. Si vous avez déjà testé Teams, consultez immédiatement la section du livre qui contient les informations dont vous avez besoin. Si vous devez exécuter des tâches administratives, passez directement à la cinquième partie. En fait, rendez-vous là où votre intuition vous mène. Lancez-vous, et commencez à utiliser Teams pour communiquer avec les autres !

Première partie Bien démarrer avec Microsoft Teams

Dans cette partie

Découvrez ce qui distingue Teams des autres applications, et pourquoi il a évolué bien plus vite que SharePoint en son temps.

Trouvez Teams en ligne et découvrez rapidement son interface.

Apprenez la terminologie de base de Teams.

Découvrez la structure de Teams et comment l’utiliser sur plusieurs appareils.

Créez une nouvelle équipe et invitez d’autres personnes à en faire partie.

Découvrez comment gérer l’équipe que vous avez créée, et comment définir des paramètres personnalisés pour chaque équipe constituée.

DANS CE CHAPITRE

Trouver Microsoft Teams sur Internet

•

Comprendre où et comment se connecter

•

Avoir une vision globale de Teams

•

Se familiariser avec la terminologie de base de Teams

Chapitre 1 Obtenir et exécuter Microsoft Teams

J’avoue ne pas avoir été impressionné la première fois que j’ai entendu parler de Microsoft Teams. En effet, le marché regorgeait déjà de nombreuses applications de Chat, Microsoft ayant même racheté Skype. Je me suis alors posé la question de savoir pourquoi Microsoft lançait sur le marché un logiciel de plus. Mais ces considérations datent de quelques années. Depuis, j’ai compris la vision adoptée par Microsoft pour le développement de Teams. J’ai constaté ce que cette application est devenue, et compris pourquoi elle a dépassé SharePoint en matière de croissance dans l’histoire des produits Microsoft.

Dans ce chapitre, vous verrez ce qui singularise Teams et pourquoi ce produit a connu une telle croissance. Vous commencerez par vous procurer Teams, puis à l’exécuter via des explications simples qui vous aideront à localiser Teams en ligne. Vous verrez ensuite comment vous inscrire et vous connecter à l’application. Ensuite, vous ferez rapidement le tour de l’interface de Teams, et vous apprendrez la terminologie de base de ce programme.

Bien commencer avec l’application Teams

Microsoft Teams est une application autonome gratuite que vous pouvez télécharger depuis Internet, ou qui est fournie avec Microsoft 365 et Office 365. La version gratuite et sans engagement et offre des fonctionnalités telles que des messages et des capacités de recherche illimitées, 10 Go de stockage partagé dans l’application, ainsi que des appels audio et vidéo entre les membres. La version la plus complète de Teams est disponible via un abonnement à Microsoft 365 ou Office 365, et propose des fonctionnalités supplémentaires. Votre entreprise profitera d’une capacité de stockage de 1 To, un hébergeur de courrier électronique, l’accès à OneDrive, SharePoint, et d’autres services 365, une sécurité renforcée, et un support téléphonique 24h/24 et 7 jours sur 7. Pour plus de détails sur les différences qui existent entre les versions de Teams, rendez-vous à https://www.microsoft.com/fr-fr/microsoft-365/microsoft-teams/compare-microsoft-teams-options (voir la Figure 1.1).

Figure 1.1 Les différentes versions de Microsoft Teams.

Microsoft 365 et Office 365 sont des termes de marketing généraux similaires pour identifier un ensemble de services d’abonnement. Office 365 se concentre sur les produits Office, tandis que Microsoft 365 comprend des abonnements supplémentaires tels que Windows et Microsoft Intune, un service cloud qui se concentre sur la gestion des appareils mobiles (MDM) et la gestion des applications mobiles (GAM). L’abonnement à Office 365 comprend des services tels que SharePoint, Word, Excel, Teams et bien d’autres. L’abonnement Microsoft 365 est une formule plus large qui inclut ces produits Office 365 et d’autres produits comme Windows, Intune, et plus encore.

Se procurer Teams gratuitement

Vous pouvez souscrire gratuitement à Teams sans être contraint d’acheter Microsoft 365 ou Office 365.

Voici comment vous procurer Microsoft Teams :

❶ Ouvrez votre navigateur Web et rendez-vous à https://products.office.com/microsoft-teams.

❷ Cliquez sur le bouton Inscrivez-vous gratuitement.

❸ Tapez votre adresse e-mail, et souscrivez soit avec un compte Microsoft existant, soit en en créant un.

Il vous est alors demandé comment vous souhaitez utiliser Teams, c’est-à-dire pour des cours, pour les amis et la famille, ou pour le travail et les organisations.

❹ Indiquez l’utilisation que vous ferez de Teams, puis cliquez sur Suivant.

❺ Si la sécurité Windows vérifie votre identité, indiquez les informations qui vous sont demandées.

❻ Remplissez la fiche d’identification en précisant vos nom et prénom, le nom de votre société, le pays de résidence, puis cliquez sur le bouton Configurer Teams.

Patientez le temps de cette configuration.

Une fois la vérification effectuée, on vous proposera de télécharger la version locale de Teams, c’est-à-dire une version disponible directement sur votre ordinateur, ou d’utiliser la version Web de l’application, comme le montre la Figure 1.2. Pour cet exemple, nous avons choisi la version Web.

Figure 1.2 Choisissez Utiliser l’application web à la place.

❼ Cliquez sur le bouton Utiliser l’application web à la place.

La page Web se rafraîchit, et il vous est proposé d’activer les notifications de Teams afin de rester informé. Cliquez sur Activer.

Un message s’affichera pour vous permettre d’inviter des personnes à rejoindre votre équipe, comme sur la Figure 1.3.

❽ Cliquez sur OK pour vous transporter dans votre espace de travail Teams basé sur le Web, comme sur la Figure 1.4.

Félicitations ! Vous utilisez désormais Teams gratuitement.

Figure 1.3 Première ouverture de la version de Teams basée sur le Web après vérification de votre adresse mail.

Figure 1.4 L’application Teams dans sa version basée sur le Web.

Les utilisateurs que vous inviterez suivront une procédure similaire à celle que vous avez suivie pour vous inscrire à Microsoft Teams. La différence est qu’ils seront avertis par mail. L’accès externe est un sujet très populaire que je traite en profondeur au Chapitre 7.

J’ai compris le grand intérêt de Teams quand j’ai compris de quelle manière Teams s’intégrait et fonctionnait avec d’autres logiciels Microsoft. Pour cette raison, je conseille d’utiliser Teams avec Microsoft 365 ou Office 365 plutôt que sous forme d’une application de conversation autonome gratuite. Dans la prochaine section, je parle de l’obtention de Teams via une souscription à un de ces services.

Obtenir Teams avec Office 365

Vous pouvez vous inscrire à Teams en vous inscrivant à Office 365. Ce service peut être testé sans être obligé de payer un abonnement. Voici comment procéder :

❶ Ouvrez votre navigateur Web et rendez-vous sur www.office.com.

❷ Cliquez sur Téléchargez Office, comme sur la Figure 1.5.

Pour obtenir Teams, vous devez souscrire un abonnement Business. En effet, les abonnements pour particuliers ne proposent pas Teams.

❸ Cliquez sur l’onglet Pour les TPE/PME pour accéder aux offres Business, comme sur la Figure 1.6.

Vous avez le choix entre Business Basic, Standard, et Premium. Ces services proposent les dernières versions de Word, Excel, Outlook, et PowerPoint et plus pour les abonnements Standard et Premium. Pour cet exemple, j’ai opté pour Microsoft 365 Business Premium.

Figure 1.5 La page d’accueil office.com.

Figure 1.6 Pour accéder aux offres destinées aux entreprises.

❹ Dans la colonne Microsoft 365 Business Premium, cliquez sur le lien « Essayez gratuitement pendant un mois ».

❺ Fournissez les informations demandées en suivant les étapes de l’assistant.

Vous pouvez utiliser votre nom personnel comme nom de votre entreprise. Indiquez que la taille de votre entreprise est de 1 personne. Il vous est ensuite demandé de choisir un nom de domaine. Il s’agira de votre domaine Office 365. Dans cet exemple j’ai choisi teamsfd.onmicrosoft.com comme nom de domaine. Vous pourrez toujours ajouter un nom personnalisé plus tard. Une fois la procédure terminée, cliquez sur le bouton S’inscrire. Précisez le nombre d’utilisateurs pendant l’essai, et cliquez sur Suivant. Vous devez indiquer vos informations de carte bancaire. Vous ne serez débité qu’au bout de la période d’essai d’un mois si vous ne dénoncez pas votre abonnement. Enfin, cliquez sur le bouton Démarrer l’évaluation, comme sur la Figure 1.7.